Susitikimai vyksta beveik visur, kur yra žmonių. Bažnyčios, mokyklos ir įmonės veda susitikimus dėl vienos ar kitos priežasties. Kai bus tinkamai užfiksuotos minutės, jos gali būti lengvai perduodamos kitiems susirinkimo nariams, kuriems reikia iš naujo išgirsti kažką konkretaus, ypač dieną ar dvi po susitikimo. Kiek mes galime pabandyti, niekada nieko neprisiminsime. Štai kodėl teisingas posėdžio protokolas yra toks svarbus.
Protokolo priėmimas
Patikrinkite, ar jūsų verslas, bažnyčia ar mokykla turi reikiamą formatą susitikimų protokolams priimti. Kai kuriose verslo vietose jie turi tam tikrą būdą, nors ir šiek tiek skiriasi. Įsitikinkite, kad laikotės prašomo formato.
Sėdėkite vietoje, kur galite matyti ir išgirsti visus. Sunku užrašyti minučių, kai ieškote, kas pasakė. Sėdėjimas centrinėje vietoje yra geriausias, jei patalpa yra gana didelė be jokio stiprinimo. Sėdėkite kambario priekyje, kai didelės grupės naudoja mikrofonus.
Parašykite datą ant popieriaus. Prieš susitikimą pradėkite paruošti savo popierių ir rašiklį, kad pradžioje nebūtų nieko svarbaus. Taip pat užsirašykite, ar šis susitikimas susijęs su konkrečia tema ar problema. Taip pat greitai užsirašykite sėdimųjų vietų išdėstymą, jei nariai yra palyginti nedideli. Tai taip pat padės jums vėliau, kai atkreipsite dėmesį į tai, kas pasakė.
Įrašykite visus ten esančius. Būtinai užsirašykite už susitikimą atsakingą asmenį ir tuos, kurie negalėjo dalyvauti dėl kokių nors priežasčių. Jei įmanoma, iš anksto paruošite temos kontūrą, kad galėtumėte sekti susitikimo metu.
Užsirašykite, kas pasakė, ką, idėją ar diskusijas apie temas, ir sprendimus dėl šių diskusijų. Jei balsuojama, užsirašykite, kas pateikė balsavimą, kuris jį paskyrė ir kaip balsavimo rezultatai buvo, pavyzdžiui, 4 „ne“ iki „9“.
Neįrašykite absoliučiai visko, kas buvo pasakyta susitikimo metu. Tiesiog užrašykite apibendrintas idėjas ir temas. Jei bandysite užrašyti kiekvieną žodį, kurį sako kiekvienas žmogus, jūs pataikysite save beprotiškai.
Pakartokite savo protokolus kuo greičiau po susitikimo. Tai apsaugo nuo klaidų ir atminties praradimo. Prieš spausdindami protokolus, patikrinkite savo rašybą ir pateikite juos tiems, kurie dalyvavo susitikime.
