Sėkmingi registratoriai gali grakščiai valdyti daugelį užduočių, tuo pačiu suteikdami teigiamą pirmąjį įspūdį savo kompanijoms svečiams, lankytojams ir potencialiems darbuotojams. Nesvarbu, ar dirbate mažoje profesionalioje paslaugų įmonėje, ar didelėje tarptautinėje korporacijoje, tinkami organizaciniai įgūdžiai gali būti raktas išlaikant veiksmingą registratūrą. Geriausios registratorių organizacijos idėjos supaprastina įprastines užduotis ir efektyviau veikia svetingumas.
Greitosios nuorodos
Sukurti greitąsias gaires įprastinei informacijai, pvz., Dažnai vadinamiems numeriams, biurų numeriams ir telefono plėtiniams. Laminuokite šiuos vadovus, kad juos būtų lengva valdyti ir greitai matyti. Įdėkite šiuos vadovus į organizuotą failą, kai jis nėra naudojamas. Apsvarstykite galimybę pateikti papildomas šių vadovų kopijas, kad jas pateiktumėte paprašius. Šie vadovai padės jums efektyviau ir padės paspartinti įprastas užduotis, pvz., Skambučius.
Pagrindiniai susitikimai
Sudarykite numatomų lankytojų sąrašą per dieną pagal paskyrimo laiką. Įdėkite asmens vardą ir į jį, apie kurį turėtumėte pranešti atvykę. Šis sąrašas leis jums pritaikyti jūsų pasveikinimo pareiškimus lankytojams. Pavyzdžiui, kai atvyksta svečias, galite pasakyti: „Sveiki, p. Smith. Ponia Epps džiaugiasi jūsų susitikimu“. Šis pasveikinimas leidžia svečiui pasidžiaugti ir gali padėti pagerinti susitikimo rezultatus. Šis pritaikytas pasveikinimas yra ypač naudingas darbuotojų interviu. Jei potencialus darbuotojas jaučiasi sveikintinas, ji bus lengviau apklausti ir turės palankesnį požiūrį į įmonės darbą.
Pertraukos sukimosi tvarkaraštis
Užtikrinkite, kad turite tinkamas atsargines kopijas, kad padengtumėte savo pareigas, kai dirbate pertraukas ar sergate ligos dienomis. Padarykite „apgauti lakštus“, kurie apibūdina pagrindines pareigas ir funkcijas, kurios gali būti suteikiamos visiems, kurie užpildo už jus. Apsvarstykite galimybę sukurti oficialų tvarkaraštį, kuris padengtų skirtingų jūsų įmonės padalinių užduotis. Ši rotacijos sistema suteiks jums daugiau kontaktų su keliomis verslo dalimis, o tai padės lengviau spręsti klausimus ateityje.
Įmonės skenavimo knygos
Sukurkite kompanijos iškarpinę, kurioje pabrėžiami teigiami naujienos ir įmonės veikla. Šių knygų kūrimas, kai turite prastovų ir įdėkite juos į laukiančią erdvę lankytojams peržiūrėti. Šios knygos bus konstruktyvus būdas lankytojams perkelti laiką, kol jie laukia jų paskyrimo, ir gali padėti jiems tuo pačiu metu susipažinti su jūsų įmone. Palaikydami savo svečius, galėsite atkreipti dėmesį į kitus uždavinius ir skambučius, kurie padidina jūsų organizacinį efektyvumą.
Gaivieji gėrimai
Užkandžiai lengvai pasiekiami jūsų registratūroje. Įdėkite nedidelį šaldytuvą, kad laikytumėte šaltus gėrimus po stalu ar laukimo zonoje. Pasiekite vieną puodelio kavos virimo aparatą kartu su standartiniais kavos gaminiais, tokiais kaip cukrus ir grietinėlė. Uždėkite kepimo indą ant registratūros stalo arba į dubenį kietų saldainių. Uždarę šiuos gaiviuosius gėrimus, galėsite suteikti šiltą priėmimą savo įmonės svečiui, nereikia palikti registratūros.
