Skaitmeniniame pasaulyje komunikacija, be abejo, yra svarbiausias įgūdžių rinkinys tiek asmenims, tiek įmonėms. Kai ryšiai susiskaldo įmonės viduje, tai dažnai prognozuoja, kada seka kita darbo vietos dinamika. Norint valdyti bendravimą, reikia suprasti esminius skirtumus tarp oficialaus ir neformalaus bendravimo, o kai jie yra geriausiai pritaikomi. Kai komunikacija yra sklandi ir atvira, tai dažnai lemia didesnį efektyvumą, geresnius santykius ir didesnę moralę.
Kas yra įmonių komunikacija?
Prieš patekdami į oficialių ir neformalių bendravimo metodų sudėtingumą, gerai turėti pagrindinį bendravimo būdą.
Verslo ryšiai gali būti ir vidiniai, ir išoriniai. Kartais tai gali būti darbuotojų ugdymas prekės ženklo įvaizdžiu ir kaip išlaikyti bei projektuoti prekės ženklą visomis savo pastangomis. Ryšiai naudojami siekiant sukurti suinteresuotųjų šalių santykius. Per pranešimus pranešama, kad žala yra kontroliuojama arba blogėja, kai viskas eina į šoną. Ryšiai apibrėžia rinkodarą, viešuosius ryšius ir išorinį prekės ženklo žinomumą. Žiniasklaidos ir ryšių srityje korporacijos sukuria sistemas, kur jos yra nukreiptos, ir kokie projektai vyksta vamzdžiais.
Trumpai tariant, verslo komunikacijos yra beveik visuose šiuolaikinio verslo aspektuose. Geras bendravimas yra pagrindinis būdas, kuriuo darbuotojai ir vadovybė gali įveikti savo karjerą į aukštesnius aukštus.
Kas yra formalūs ir neformalūs komunikacijos metodai?
Bet kokiu būdu pasirenkate kažką žinoti yra komunikacijos metodas ir įvairovė yra didžiulė. Kai kuriuose yra:
- Kalbant apie vandens aušintuvą.
- Siunčiant įmonės arba asmeninio el. Pašto adresą.
- Skelbimas į įmonių forumus.
- Bendrinimas verslo informaciniame biuletenyje.
- Paminėti brošiūrą ant pietų salono skelbimų lentos.
- Tarpusavio pokalbių pranešimai.
- Grupiniai ar komandiniai pokalbiai kompanijoje „Slack“ arba „Basecamp“.
- Sprendžiant įmonių apvalaus stalo diskusiją.
- Kalbos rengimas kompanijos iškyloje.
- Bet kokia teksto, socialinės žiniasklaidos ir net vaizdo įrašų forma.
- Suinteresuotųjų šalių ataskaitos išdavimas.
Nė vienas iš šių metodų nėra veiksmingas bendravimui. Jie visi gauna žodį. Kyla klausimas, ar tai tinkamas metodas šiam pranešimui? Dar svarbiau, ar jie netinkami?
Kai kuriuose regionuose teksto siuntimas po valandų gali būti prieš įstatymą arba darbuotojo sutarčių sąlygų pažeidimas. „Facebook“ draugai gali būti netinkami prižiūrėtojui ar vadovui, nes dėl to darbo laikas gali tapti nepalyginamas. Nuo regiono iki regiono ir įmonės, esančios bendrovei, šiandienos komunikacijos yra įvairių dilemų ir svarstymų, kuriuos turėtų pripažinti ir suprasti vadovai ir darbuotojai, įvairovė.
Neformalių bendravimo metodų pavyzdžiai
Neformalūs ryšiai - tai bet koks bendravimo būdas, kuris neatitinka įmonių vadovavimo grandinės ar laikosi geriausios įmonės praktikos. Tai gali apimti gandai, gandai, atsitiktinis pleiskanojimas, pertraukos ir kitur. Tai atsitinka el. Laiškuose, per tekstus, grupės pranešimų siuntimo programose, rankiniu būdu užrašytomis pastabomis, pranešimais užrašytomis pastabomis, telefonu ir net komandų dienoraščiuose. Dažnai tai yra peer-to-peer, tai reiškia, kad jis retai pasitaiko su skirtingų valdžios lygmenų asmenimis.
Apskritai, tai gali būti varginantis, neplanuotas, atsitiktinis ir nepatvirtintas. Paprastai tai nereiškia, kad jis bus priimtas kaip galutinis žodis ir dažnai tikimasi, kad jis bus užregistruotas.
Galbūt vienas darbuotojas atsitiktinai sako: „Aš pamačiau pardavimų ataskaitas ir manau, kad tai reiškia blogus dalykus mūsų darbo saugumui.“ Tai neformalus bendravimas, kuris jokiu būdu neatspindi įmonės pagrindinės linijos. Pardavimai gali sumažėti dėl daugelio priežasčių, nuo didelio kliento, paskelbusio bankroto iki produkto kūrimo, iki naujo paleidimo, dėl kurio senas produktas gali būti pasenęs. Kad kas nors galėtų priimti tokį netikėtą komentarą, kaip evangelija, gali būti pavojinga komandos moralei. Svarbu, kad darbuotojai suprastų atsitiktinius stebėjimus, nes „neformalus bendravimas“ iš vieno asmens gali pakenkti komandai.
Pasakykite, kad kitas darbuotojas siunčia visą kompaniją apimantį tekstą, kuriame visi kviečiami po valandų gėrimų „Wanda“ laistymo skylėje, kur laimingųjų valandų gėrimai yra pigiausi kada nors. Tai galėjo atsitikti įmonės paskyroje ir tai gali apimti darbuotojus, tačiau tai yra neoficialus ir nepriimtinas biuro rinkimas. Ir tai yra puikūs komandos kūrėjai ir turėtų būti skatinami, tačiau bendrovė turėtų turėti politiką, kaip tokie renginiai organizuojami - pvz., Ne įmonės el.
Neformalus bendravimas taip pat gali būti bet kokios rūšies fotografavimas. Darbuotojai kalba apie savo savaitgalį arba skleidžia žinias, kad Joyce turėjo savo kūdikį. Futbolo baseinai, pokalbiai apie orą, žvilgsnis į automobilių stovėjimo aikštelę ar įdomu apie naujojo ketvirčio gaminių išleidimą - tai yra neoficialūs.
Kai bendrauti darbo vietoje yra neoficialus, dažnai nėra nei poreikio išlaikyti privatumą, nei privatumo lūkesčius.
Oficialių komunikacijos metodų pavyzdžiai
Bendraujant formaliai darbo vietoje, paprastai yra nukreiptas dėmesys. Jis yra iš viršaus į apačią, iš apačios į viršų, šoninis arba horizontalus. Tai apima departamentus ir nusistovėjusią praktiką. Oficialus bendravimas paprastai suprantamas prieš laiką - tai pranešimas, kuris buvo apgalvotas ir suplanuotas, tada platinamas tam tikriems darbuotojams, konkrečioms tarnyboms ar net bendrovei ar jos suinteresuotosioms šalims.
Ji taip pat gali pasirodyti elektroniniuose laiškuose arba per pokalbius telefonu. Tačiau svarbiausi oficialaus bendravimo kriterijai yra tai, kad ji laikoma „tinkamais kanalais“.
Pvz., Gali būti atvejis, kai bendrovės žalvaris išduoda el. Laišką su oficialiai parašytu priedu, paaiškindamas, kodėl negalima mokėti viršvalandžių ir nebus kompensuojamos tam tikros trukmės laikotarpiu. Toks laiškas bus įtrauktas į valdymo, apskaitos ir galbūt net teisinį skyrių, kad jis apsaugotų bendrovę nuo bet kokio, kuris neteisingai suprato laišką ir bando apmokėti nepatvirtintus viršvalandžius. Tikėtina, kad el. Paštu bus gautas „skaitymo kvitas“, įrodantis, kad kiekvienas gavėjas atidarė ir skaitė minėtą komunikatą.
Akcijų ataskaita suinteresuotosioms šalims yra oficialus pranešimas. Darbuotojų peržiūrą su vadovu galima laikyti oficialiu pranešimu, kai dalyvauja rašytinė ataskaita. Vadovybės sukurtas vaizdo įrašas, paaiškinantis projektą ir pasiekiamas per įmonės debesį, yra formalus, o vaizdo pokalbis yra neformalus. Verslo dienoraštis yra oficialus būdas gauti naujienas apie naujus produktus ar paslaugas ne tik įmonės komandai, bet ir esamiems bei būsimiems klientams. Kai apie projektą iškyla blogų naujienų ir viešųjų ryšių departamentas išskiria gaisrus, tai išorinis oficialus ryšys.
Visi šie bendravimo metodai turi bendrą dalyką - nė vienas iš jų nėra spontaniškas. Viskas greičiausiai apims gerą gramatiką, glaustą kalbą, pramonės žargoną, korporatyvines sąlygas ir tikriausiai net firminį ženklą.
Kodėl jums reikia formalių ir neformalių komunikacijos metodų
Bendravimas veikia tiek daug, kas vyksta mūsų gyvenime. Jis kankina baimes; ji įkvepia ir moko. Jis sukuria santykius ir gali juos atskirti.
Įmonės, kurios neturi gerų ryšių, dažnai patiria daugybę problemų. Jis gali supainioti darbuotojus, kokių veiksmų imtis ar kaip elgtis. Tarp departamentų gali kilti nesutarimų. Įvyko klaidos. „Tempers“ gali išsiveržti. Rezultatai gali būti viskas nuo neveiksmingumo iki teisinių problemų.
Geros komunikacijos - tiek neformalaus, tiek formalaus - verslo kultūra yra stipresnė, sveikesnė ir produktyvesnė. Kai darbuotojai jaučia, kad turi priemonių bendrauti tarpusavyje ir su vadovybe, jie dažnai supranta savo vaidmenis ir tikslus.
Kai vadovybė turi daugybę galimybių bendrauti su darbuotojais, ji sukuria geresnius santykius, įkvepia didesnį lojalumą ir gali padidinti bendrą našumą.
Jei komunikacija vyksta tik neformaliai arba formaliai, tai sukelia konfliktus.
Mišraus arba neteisingo ryšio pavyzdžiai
Galbūt vadovybė niekada nesilieja su savo komanda. Galbūt Petras, pardavimų vadovas, nesupranta, kad John'as jaučiasi blogai jaučiamas neseniai, nes Jono drąsus veidas. Todėl Petras nesupranta, kad komanda yra pabrėžta, nes Jonas kovoja tiek daug. Kai Jonas informuoja Peterį, kad jam diagnozuotas vėžys, tai yra šokas, nes Petras niekada nenorėjo vertinti pokalbių aplink vandens aušintuvą ir nustebina neoficialius el. Kadangi Petras neformaliai buvo toks toli, jo pardavimų skyrius jam nepasitiki, ir baiminasi, ką Jono vėžio diagnozė reiškia Jono darbo saugumui ir artėjančiam darbo krūviui.
Geri vadovai supranta, kad neformalus bendravimas stiprina santykius ne tik jų pabaigoje, bet ir kaip moralės kūrimo priemonė visai įmonei, nuo registratoriaus iki gautinų sumų.
Vis dėlto, jei komunikacija yra tik neoficiali, tai palieka darbuotojus supainioti ir nusivylė. Jei kiekviena kompanijos politika yra išleidžiama tik spontaniškai, reaktyviai el. Paštu, niekada oficialiai neišleista, kaip gerai apgalvotas, jis gali jaustis kaip tikslai. Ar tai tikrai politika, ar tik dar viena nuotaika, kurią valdo?
Galbūt gegužės mėn. Produkto kūrimo vadovas sprogdina įmonę atsitiktinai parašytu el. Laišku, kuriame sakoma: „Komanda sunkiai dirba su nauja sąsaja, kuri leis mūsų apskaitos programinei įrangai lengviau naudotis klientams. Nesate tikri dėl pavadinimo ar išleidimo datos, bet tai tikrai darbuose. “
Tada liepos mėn. Išsiunčiamas el. Laiškas, kuriame sakoma: „Mes grįšime prie sąsajų braižymo lentos. Tikslas - padidinti funkcionalumą, dėl kurio sumažėja klientų aptarnavimo skambučių. “
Tačiau nebuvo jokio oficialaus komunikato apie sąsajos perprojektavimą. Ką reikėtų pasakyti darbuotojams apie sąsają? Tokiu atveju būtina, kad kompanija jį gautų kartu ir paskelbtų oficialų komunikatą, kuriame tiksliai nurodoma, ką vystymo komanda dirba, nes tai yra svarbi informacija kiekvienam įmonės lygiui, nuo biudžeto sudarymo iki rinkodaros, ir padaliniai gali parengti planą veiksmų dėl būsimų sąsajų.
Kaip mokyti darbuotojus formaliais ir neformaliais komunikacijos metodais
Kai kalbama apie bendravimą, kyla daugiau pavojaus nei bet kada. Politika yra labai svarbi verslo aplinkoje ir, kai juos išdėstote, yra formalus. Reikalingos rašytinės gairės, pateikiant reikiamus paaiškinimus. Galbūt paaiškinimas gali vykti per susitikimą su darbuotojais arba leisti aptarti „Slack“ kanalą, tačiau svarbu, kad nebūtų dviprasmybių.
Pakvieskite darbuotojus įsijungti ir užduoti klausimus, jei jie nėra tikri. Leiskite jiems žinoti, kad yra gerai siųsti el. Laišką ar kitą rašytinį ryšį, jei norėtų, kad atsakymai būtų paprasti. Toks popieriaus takas apsaugo ir bendrovę.
Taisyklėse turėtų būti nurodyta, kur įmonė stovi ant daiktų, pvz., Kad jis gali būti žalingas ir neproduktyvus, kad visi darbuotojai nusipelno tiek pagarbos, tiek privatumo klausimais tiek darbo vietoje, tiek už jos ribų. Politika taip pat turėtų paaiškinti, kad nors žmonės gali laisvai naudotis socialinės žiniasklaidos paslaugomis kaip privatūs asmenys, jie negali bendrinti darbo produktų ar kalbėti apie įmonės reikalus savo socialiniais kanalais.
Gairėse taip pat galima paaiškinti, ar el. Paštas yra neoficialiai naudojamas darbe arba ar tokie pranešimai turėtų apsiriboti pranešimų siuntimo programomis ir pan. Juose turėtų būti nustatyta, ar po valandų yra taisyklės, pagal kurias siunčiami el. Laiškai arba siunčiami elektroniniu paštu, ir ar tikimasi, kad darbuotojai stebės šias vietoves.
Taip pat reikia kartoti politiką, susijusią su flirtavimu ir priekabiavimu, nes jie visada yra neformalūs ryšiai, kurie dažnai giria įmonių taisykles.
Galų gale rašytinis vadovas apie bendravimą įmonėje yra geriausias būdas sukurti verslo komunikacijos kultūrą. Atminkite, kad neformalus bendravimas yra vertinga, moralės kūrimo dalis bet kurioje darbo vietoje ir kartais turėtų būti leidžiama klestėti. Žinoma, ji gali išeiti iš rankų, jei ji nebebus, todėl bendrovė turėtų turėti gaires apie tai, kada ji yra tinkama ir kas yra tinkama aptarti neoficialiai. Seksualiniai užkariavimai, ne, bet puikus savaitgalis ne salone, tai gerai.
Galų gale, sukuriant teigiamą, atvirai komunikacinę darbo aplinką, rasite, kad jūsų įmonė turi mažiau streso, produktyvesnę aplinką, kurioje darbuotojai jaučiasi lojalesni ir vertinami darbo vietoje.
