Kiekvienas darbdavys turi moralinę ir teisinę pareigą apsaugoti verslą ir jo darbuotojus nuo neteisėto nusižengimo ir veiksmų, kurie sukuria priešišką darbo aplinką. Norint įvykdyti šias pareigas, būtina atlikti tyrimą bet kuriuo metu, kai gausite skundą arba turite pagrindo manyti, kad darbuotojas vykdo nusižengimą. Jei neturite pagrįstų priežasčių to nedaryti, informuoti suinteresuotąsias šalis apie tai, kad bus vykdomas tyrimas, yra pirmasis žingsnis.
Vidinis atmintinės formatas
Nors galite parašyti raidę naudodami atmintinę arba verslo laiško formatą, vidinė komunikacija yra dažniau naudojama. Be to, pavadinime ar teminėje eilutėje būdinga antraštė gali padaryti šį formatą efektyvesnį. Be pavadinimo eilutės, atmintyje taip pat yra data, kiekvieno gavėjo pavadinimas ir siuntėjo vardas ir pavardė. Kairėje eilutėje palikite lygiavertę ir vieną erdvę kiekvienoje pastraipoje ir naudokite dvigubą tarpą tarp dalių. Įtraukite specialiąsias pastabas, kad pažymėtumėte atmintį kaip konfidencialią ir nurodykite, ar atmintyje yra bet kokių priedų ar priedų.
Kaltinamasis darbuotojas
Prieš pradedant tyrimą, raštu informuokite kaltinamąjį. Tyrimo laiške turėtų būti kuo išsamiau paaiškinta įtarimai, įskaitant pavadinimus, datas ir aplinkybes. Apibūdinkite tyrimo procesą, nustatykite teisėtas teises, kurias kaltinamasis gali turėti, ir pasakykite kaltinamajam, kad jis turės galimybę papasakoti savo istoriją ir raštu, ir asmeninio pokalbio metu. Pasakykite asmeniui, ar tai yra „įprastas darbas“, ar jo vaidmuo ar pareigos turi būti pakeistos, kol bus baigtas tyrimas.
Laukiamas tyrimo pranešimas
Į pradinį pranešimą įtraukite darbuotojo tiesioginį vadovą ir skyriaus vadovą. Laiške turėtų būti paaiškintas nagrinėjamo tyrimo pobūdis ir apimtis. Be to, laiške turėtų būti išdėstyti veiksmai, kurių reikia imtis prieš pradedant tyrimą, pavyzdžiui, verslo turto ir turto apskaita ir apsauga arba darbuotojo pareigų keitimas. Galiausiai laiške turėtų būti nurodyta, ar tyrime dalyvaus prižiūrėtojai ir vadovai, ir, jei taip, nustatykite konkrečius vaidmenis ir atsakomybę.
Tyrimo interviu laiškai
Laiškai taip pat turėtų būti siunčiami visiems, su kuriais planuojate interviu, kai atliekamas tyrimas. Tačiau, skirtingai nei laukiamas tyrimo pranešimas, kuriame gali būti daugiau nei vienas gavėjas, pokalbio pranešimuose turėtų būti nurodytas vienas gavėjas adresų eilutėje, nesvarbu, kiek laiškų siunčiate. Laiške neturėtų būti pateikta jokios konkrečios informacijos, bet paprasčiausiai nurodoma, kad darbuotojas gali būti apklausiamas atliekant nuolatinį tyrimą, nurodykite asmens, kuris atliks pokalbį, vardą ir nustatys visiško bendradarbiavimo lūkesčius. Be to, laiške turėtų būti nurodyta, kad atmintinė yra konfidenciali informacija ir nėra tinkama tarpžinybinei diskusijai.
