Visi dirbome chaotiškuose biuruose - dokumentai ir kitos medžiagos yra sukrauti į krūvą, darbuotojai yra nusivylę ir neaiškūs dėl jų pareigų, o valdymas nepatenkina tuo, ką atlieka darbuotojai. Kaip galite padaryti biurą sklandžiai? Aiškios procedūros, skirtos darbuotojams sekti, padės visa kita įsitvirtinti - turėsite švaresnį biurą, laimingesnius ir produktyvesnius darbuotojus ir geresnius vadovus.
Elementai, kurių jums reikės
-
Kompiuteris
-
Popierius
-
Notepad
Sukurti protokolą
Tyrinėkite organizacijos sritis, kurios yra neaiškios rašant apklausos ir apklausos darbuotojus. Paklauskite personalo, ką jie neaiškūs, ar jie yra jų vaidmuo ir atsakomybė, kam jie praneša, ar kaip tinkamai atlikti tam tikras procedūras.
Sukurkite darbuotojo vadovą, paremtą tuo, ką reikia darbuotojams paaiškinti. Taip pat įeina standartinė įmonės politika, įskaitant informaciją apie biuro aplinką. Darbuotojai turi žinoti, kad dokumentai turi būti pateikti laiku, ištaisyti savo stalus prieš išvykdami iš darbo ir atlikti savo darbą, kad sukurtų švarią darbo vietą.
Sukurti standartines darbo procedūras arba SOP. SOP yra rašytinės instrukcijos, apibrėžiančios, kas, kas, kur, kodėl ir kaip kiekviena užduotis. Sukurkite SOP kiekvienai užduočiai, kurią norite laikytis. Įtraukite santraukos dalį apie procesą, žingsnis po žingsnio nurodymus, kaip tai padaryti, ir išteklių, jei jiems reikia daugiau informacijos, sąrašą. Įtraukite datą ateityje, nuo 6 iki 12 mėnesių, kai ši SOP bus peržiūrėta ir atnaujinama. Taip pat nurodykite organizacijos, atsakingos už šią procedūrą, vardą ir kontaktinius duomenis, tokiu būdu darbuotojai žino, su kuo susisiekti, kad gautumėte daugiau informacijos. Įdėkite visus SOP į nešiojamąjį kompiuterį ir padarykite ją prieinamą visiems darbuotojams, kad jie galėtų ieškoti procedūros, jei reikia kažką patikrinti. Parašykite naujas SOP naujoms procedūroms ir pridėkite jas prie knygos.
Traukinio personalas ir organizavimas
Pateikite darbuotojo vadovą visiems dabartiniams darbuotojams, kai tik jis bus baigtas, ir naujiems darbuotojams, kai jie yra samdyti. Darbuotojai gali pagerinti biuro veikimo būdą, jei žino, ko iš jų tikimasi.
Mokyti darbuotojus visais jiems taikomais SOP. Ar personalas, atsakingas už procedūrą, apmokyti kitą personalą vienai ar kitai grupei. Po to, kai jie bus sukurti, apmokyti personalą visomis procedūromis, todėl darbuotojai aiškiai supranta, ko iš jų tikimasi vykdant šią procedūrą.
Norėdami surengti biurą, palaikykite visą valymo dieną. To nereikėtų daryti dažnai. Perskaitę darbuotojo vadovą ir mokant naujus SOP, darbuotojai turėtų turėti aiškią idėją, ką daryti.
Patarimai
-
Išimkite darbuotojus, norinčius pasitraukti iš pareigų, kad išvykstumėte.
