Daugelyje darbo vietų memorandumai yra patogi ir veiksminga bendravimo priemonė. Atsakydami į klausimus memorandume, vietoj tiesioginio bendravimo, galite padidinti darbuotojų, kuriuos jūsų atsakymas pasiekia, skaičių ir suteikti darbuotojams fizinį ar elektroninį dokumentą, į kurį vėliau galėsite kreiptis, jei jie pamirštų jūsų pateiktą atsakymą. Jei norite užtikrinti, kad jūsų atmintinė būtų kuo veiksmingesnė, tinkamai suformatuokite savo ryšį ir atidžiai suformuokite ją su savo auditorija.
Sukurkite atmintinės antraštę. Įtraukite „Data:“, po to nurodykite visą datą, kurią siunčiate savo atmintinę, „To:“ su paaiškinimu, kas siunčia memorandumą į „From:“ su savo vardu ir „Subject:“ su trumpas dalyko aprašymas. Jei ruošiate savo memorandumą el. Paštu, ši antraštė greičiausiai jau bus sukurta jums. Jei įvedate atmintinę, įdėkite visą šią informaciją atmintinės viršuje, nukreiptą į kairę.
Uždėkite klausimą temos eilutėje. Jei klausimas, kurį sprendžiate, buvo pernelyg ilgas, jį sutankinkite, sutrumpindami jį į dvi ar tris prasmingus žodžius. Jei savo memorandume planuojate kreiptis į daugiau nei vieną klausimą, išvardykite klausimų temą ir „Q&A“, kad įspėtų darbuotojus apie atmintinės turinį. Pateikdami šį klausimą arba Q&A žymėjimą temos eilutėje, darbuotojams lengviau rasti atmintinę, jei jie turėtų ją vėliau nurodyti.
Atsakykite į klausimą ar klausimus glaustai dar aiškiai. Darbuotojai nori atsakymų į savo klausimus, o ne verbozę. Laikydami atsakymą aiškų ir trumpą, galite padidinti tikimybę, kad skaitytojai galės suprasti atsakymą ir veiksmingai į jį reaguoti.
Pasakykite darbuotojams, su kuriais jie turėtų susisiekti, jei jiems reikia papildomos informacijos. Jei norite išsiaiškinti bet kokį painiavą dėl klausimų, paprašykite jų pasikalbėti su jumis. Jei jūsų įmonėje yra kitas skyrius, kuris būtų geriau pritaikytas atsakyti į klausimus apie temą, pasakykite savo darbuotojams, kad jie nurodo konkretų asmenį šiame skyriuje ir įtrauktų šio asmens kontaktinę informaciją.
