Dažnai versle būtina siųsti svarbią įmonės komunikaciją žmonių grupei, informuojant juos apie įmonės politikos ir procedūrų pakeitimus ar pataisas. Jei tie žmonės priklauso oficialiai grupei, yra keletas variantų, kaip jiems išsiųsti laišką.
Grupės adresavimas laiške
Naudokite oficialų paskirtą grupės pavadinimą, jei grupė yra oficialiai organizuota ir pripažinta pagal tą pavadinimą. Pavyzdžiui, jei grupė yra Amerikos revoliucijos dukros, visiškai teisinga kreiptis į grupę naudodamiesi „Gerbiamomis Amerikos revoliucijos dukterimis“. Tai yra pats formaliausias būdas patvirtinti, kad laiške pateikta informacija skirta Vis dėlto abejotina, ar pats laiškas bus pasidalintas su visa grupe, o tik jos pareigūnais ir vadovais.
Taip pat priimtina kreiptis į grupę savo kolektyviniu pavadinimu, atsisakant pavadinimo „Gerbiamasis“. Galite pradėti laišką su „Visiems paskyros valdytojams“ arba „Į naktį keisti vadovams“.
Jei grupė yra tokia, kurioje norėtumėte kreiptis į asmenį, kurio vardas ir pavardė nežinoma, tikslinga naudoti pasveikinimą „Kam tai gali kelti susirūpinimą“. Nors ši frazė daro prielaidą, kad ji skirta asmeniui, tai yra tinkamas naudoti adresuojant grupę. Šis pasveikinimas, nors ir teisingas ir tinkamas, neturi įgaliojimų, susijusių su svarbaus laiško su teisingu kontaktinio asmens vardu ir pavadinimu.
Verslo memorandumo lauke naudokite paprastą pavadinimą, pvz., „Platinimas“ ar net „Žr. Paskirstymą“, ypač jei laiškas yra vidinis. Visų platinimo sąraše esančių asmenų vardai ir pavardės turėtų būti išsamiai atskleistos laiške, paprastai kaip dalis poraštės dalyje. Šį sąrašą galima organizuoti pagal abėcėlę arba pagal organizacijos hierarchiją, kurioje aukščiau išvardytų vadovų vardai yra išvardyti pirmoje eilutėje, po to pateikiami visi pavaldiniai.
Nurodykite visų suinteresuotų šalių pavadinimus, pavadinimus ir adresus, jei grupė yra maža ir nesusijusi su viena bendrove. Šis metodas yra patogus laiško gavėjams, kuriems viename komunikate pateikiamas patogus informacinis vadovas visoms šalims.
