Konferencijos skambučiai yra vienas iš būdų, kaip vadovai ir darbuotojai susirenka aptarti verslą. Nesvarbu, ar jie yra tame pačiame mieste, ar išsibarsčiusios visame pasaulyje, konferenciniai skambučiai leidžia visus kartu sujungti į vieną kambarį realiu laiku. Galima imtis kelių žingsnių, kad užtikrintumėte produktyvią ir informatyvią konferenciją.
Darbotvarkė
Kai nustatysite savo konferencinio pokalbio laiką ir datą, turite imtis atitinkamų veiksmų pasiruošti susitikimui. Jei esate konferencijos lyderis, užpildykite savo konferencinio pokalbio darbotvarkę ir ją platinkite dalyviams, likus pakankamai laiko iki numatytos datos. Jūsų susitikimo darbotvarkėje turėtų būti nurodyta data ir laikas. Gerai idėją įtraukti į savo darbotvarkę žmonėms, kurie gali būti už jūsų vietos ribų. Darbotvarkėje taip pat turėtų būti nurodytas susitikimo pradžios ir pabaigos laikas ir trumpas kiekvienos temos aprašymas pagal prioritetus, taip pat atsakingų asmenų pavardės ir siūloma kiekvienos temos paskirstymo trukmė. Jei konferencijoje reikalingas pasirengimas prieš susitikimą, aiškiai išvardykite darbotvarkės reikalavimus.
Konferencija
Patikrinkite savo linijas, kad užtikrintumėte aktyvų ir aiškų ryšį. Jei naudojate belaidį telefoną, prieš susitikimą įsitikinkite, kad telefonas yra visiškai įkrautas. Atvykite į konferenciją ne mažiau kaip penkias minutes.
Jei esate dalyvis, iš lyderio gausite konferencijos numerį. Skambinkite konferencijų linija. Jums bus pasiūlyta įvesti konferencijos numerį. Įvedę numerį, jūsų bus paprašyta pasakyti savo vardą. Aiškiai nurodykite savo vardą ir pavardę. Gali būti reikalaujama paspausti svaro (#) klavišą. Baigę šį procesą, sistema jums pasakys, kad prisijungiate prie konferencijos ir patarsite, kiek žmonių šiuo metu dalyvauja. Jei atvykote prieš lyderį, būsite laikomi laikymo režimu, kol lyderis atvyksta.
Pristatymai
Klausykitės prieš kalbėdami. Jei lyderis atvyko, bet dar nepradėjo susitikimo, galite išgirsti subtilų pokalbį. Malonus balsas, pasveikinkite ir pristatykite save. Paleiskite telefoną nutildant, kol prasideda susitikimas. Jei neturite nutildymo mygtuko, naudokite išjungimo funkcijas, kurias teikia konferencijos linija.
Kai susitikimas prasideda, jūsų lyderis išklausys kvietimą. Kai lyderis vadina jūsų vardą, aiškiai ir profesionaliai pripažinkite savo buvimą, pvz., „Taip, aš čia“ arba „Sveiki. Tai …“. Lyderis gali paprašyti, kad trumpai save tapatumėte kitiems dalyviams. Jei taip, nurodykite savo vardą ir pateikite 20–25 sekundžių savo darbo apžvalgą, susijusią su kvietimu. Būkite trumpi, aiškiai kalbėkite ir likite profesionalūs.
