Rašymas verslo auditorijai nėra tas pats, kaip rašyti draugui. Laiško paskirtis yra kitokia - paprastai jūs perduosite konkrečią informaciją arba paprašysite, kad kas nors atliktų konkretų veiksmą - ir yra tam tikrų lūkesčių dėl formatavimo ir stiliaus. Dažnai verslo laiškas bus pirmasis įspūdis, kurį jūs padarote kitam, todėl svarbu tai padaryti.
Kas yra verslo laiškas?
Verslo laiškas yra bet koks laiškas, kurį organizacija siunčia kitai organizacijai, arba korespondencija tarp organizacijos ir jos klientų, tiekėjų ir kitų šalių. Laiškas, kurį rašote kaip savo darbo dalį, bus laikomas verslo laišku, bet bet kuri laiškas, kurį siunčiate verslui, organizacijai, bendruomenės grupei ar asmeniui profesiniame kontekste, taip pat patenka į šią kategoriją. Pagrindinis testas yra vienas iš turinio: ar jūsų gavėjas domisi tuo, ką rašote, jei jis turi įtakos jų darbui? Jei taip, jūsų laiškas bus laikomas verslo laišku.
Kodėl jums reikia parašyti verslo laišką
Įmonės rašo klientams, klientams, tiekėjams ir suinteresuotosioms šalims, kad perduotų svarbią informaciją. Pavyzdžiui, jie gali užsisakyti prekes iš gamintojo, atnaujinti klientą apie jų užsakymo būseną, apibūdinti reikšmingus bendrovės sąlygų pasikeitimus, nustatyti iškilusią problemą arba perteikti prestižą. Daugelyje verslo laiškų bus raginama imtis veiksmų, tai yra, laiške bus prašoma konkrečios informacijos arba atsakymo iš gavėjo.
Asmenys turi pasirinkti verslo laiško formatą, kai reikia rašyti aiškiai ir profesionaliai. Pavyzdžiui, darbo prašymas, atnaujinamasis motyvacinis laiškas, skundo laiškas, atsistatydinimo laiškas, informacinis laiškas, oficialaus dalyvavimo priėmimas arba atsisakymas arba informacijos prašymas iš įmonės. Tai, ką šie laiškai turi bendrai, yra lūkesčiai, kad jums bus glaustas ir konkretus, o ne kūrybingas ar įtaigus jūsų rašymo stilius.
Verslo laiško formatai
Jungtinių Amerikos Valstijų įmonės naudoja vieną iš keturių bendrų raidžių formatų, kurie yra išvardyti toliau. Iš jų populiariausias yra bloko stilius.
Blokuoti raidžių formatą: Naudojant blokinį raidės stilių, visas tekstas yra lygus su kairiuoju parašu. Jūs struktūrizuosite raidę taip, kad linijos tekstas būtų atskiras, o pastraipos išdėstytos dvigubai. Paprastai maržos turi standartinį vieno colio nustatymą, nors kai kurios įmonės tai keičia, kad atitiktų jų namų stilių.
Pusiau blokinis raidės formatas: Pusiau blokas yra identiškas bloko formatui, išskyrus tai, kad kiekvienos pastraipos pirmoji eilutė yra įtraukta.
Alternatyvus bloko raidės formatas: Šis formatas glaudžiai seka bloko formatą, išskyrus tai, kad data, nemokamas uždarymas („nuoširdžiai“) ir rašytojo vardas, pavadinimas ir parašas rodomi dešinėje puslapio pusėje. Jei nenaudosite blankų, dešinėje taip pat bus rašytojo grįžimo adresas.
Supaprastintas raidės formatas: Kitas blokų formato variantas, supaprastintas stilius praleidžia atidarymo sveikinimą („Gerb. P. Smith:“). Pasirinkite šį formatą, kai neturite gavėjo vardo.
Kaip kreiptis į gavėjus verslo laiške
Verslo laiško siuntimas vienam gavėjui yra gana paprastas. Tiesiog įrašykite gavėjo pavadinimą ir adresą kairėje puslapio pusėje esančiame adreso laukelyje. Atidarykite savo laišką su sveikinimu: „Gerbiamasis pone / ponia. / P. Pavardė:“ arba „Dear Sir / Madam:„ Pasveikinimo pabaigoje atkreipkite dėmesį į dvitaškį - tik asmeniniame laiške čia kablelis; verslo laiške visada naudojamas dvitaškis.
Priimant pirmojo vardo terminus su gavėju, priimtina rašyti asmens vardą, pavyzdžiui, kelis kartus susitiko ir gerai pažįstate asmenį. Šiuo atveju jūsų sveikinimas būtų skaitomas: „Gerbiamasis Juozapas:“ Nedelsdami nepasiekite vardo; tai laikoma grubus.
Jei toje pačioje laiške norite adresuoti kelis gavėjus, pasirinkite vieną iš šių parinkčių:
Kai gavėjai dirba toje pačioje vietoje: Įrašykite kiekvieno gavėjo pavadinimą, pavadinimą ir (pasirinktinai) užduoties pavadinimą, po kurio nurodomas vienas įmonės adresas vidiniame adreso bloke. Pasveikinimo atveju, išvardykite kiekvieno gavėjo vardą ta pačia tvarka, kokia jie rodomi adresu.
Pavyzdys:
Sophia Proctor, generalinis direktorius Martyn Byrne, Pardavimų direktorius Regan Coulson, rinkodaros vadovas ABC Limited Miesto gatvė Taunsvilis, Kentukis 395494
Gerb. P. Proctor, p. Byrne ir Dr. Coulson:
Kai gavėjai dirba skirtingais adresais: Kiekvienas gavėjas turi gauti savo laišką, todėl jums reikės parengti kelias to paties ryšio kopijas. Po uždarymo naudokite anglies kopijos anotaciją - norėdami išvardyti kitų gavėjų pavadinimus. Anotacija leidžia kiekvienam gavėjui žinoti, kas yra kiti gavėjai.
Pavyzdys:
Sophia Proctor, generalinis direktorius ABC Limited Miesto gatvė Taunsvilis, Kentukis 395494 Gerb. P. Proctor: Laiško kūnas Pagarbiai Jane Doe Cc: Pardavimų direktorius Martyn Byrne, rinkodaros vadovas dr. Regan Coulson
Kai yra daug gavėjų: Kai rašote daugeliui gavėjų, pvz., Direktorių valdybos narių, tikslinga parašyti vieną laišką ir kreiptis į ją visai grupei. Sveikinimas taip pat turėtų būti susijęs su žmonių grupe, pavyzdžiui, „Gerbiami pardavimų skyriai“ arba „Gerbiami Bendrijos ryšių palaikymo komanda“. Laiško pabaigoje naudokite paskirstymo bloką, kuriame išvardysite atskirus grupės narius, kurie turėtų perskaityti laišką.
Pavyzdys:
Direktorių valdyba ABC Limited Miesto gatvė Taunsvilis, Kentukis 395494 Gerbiami valdybos nariai: Laiško kūnas Pagarbiai Jane Doe Platinimas: Sophia Proctor Martyn Byrne Dr Regan Coulson Elizabeth Mejia Zayne Vargas Cohen Andersen
Įvairios verslo laiško dalys
Nesvarbu, ar naudojate blokinį formatą ar kitą stilių, jūsų verslo laiške turėtų būti šie skyriai:
Pašto antraštės arba grąžinimo adresas: Įmonės paprastai naudoja spausdintą popierių, kuriame yra specialiai sukurtas logotipas ar blankai lapo viršuje. Ant blanko yra organizacijos adresas ir kontaktiniai duomenys. Jei nenaudojate blankų, parašykite savo vardą ir adresą viršutiniame kairiajame raidės kampe. Tai priimtina, bet neprivaloma įtraukti telefono numerį ir el. Pašto adresą, jei tai būtų naudinga gavėjui.
Data: Parašykite datą mėnesio dienos formatu iškart po grąžinimo adreso. Kadangi kitos šalys naudoja dienos-mėnesio metų formatą, vengia painiavos perrašant datą žodžiais, o ne skaičiais - „2018 m. Birželio 28 d.“.
Vidaus adresas: Parašykite gavėjo vardą, pavardę, adresą ir pašto kodą. Prireikus įtraukite darbo pavadinimą. Naudodamiesi standartine verslo raštine, visada suderinkite vidinį adresą su kairiuoju parašu. Tai reiškia, kad adresas bus rodomas voko langelyje, kai jis sulankstomas į tris dalis.
Sveikinimas: Nepamirškite naudoti dvitaškio po sveikinimo, kaip aprašyta aukščiau.
Temos eilutė: Papildomos temos eilutės pridėjimas padeda gavėjui suprasti, ką šis laiškas yra greitai. Štai pavyzdys:
Gerb. P. Phillips:
Prašymas dėl darbo paraiškos paketo
kūnas: Čia guma sutampa su keliu. Pradėkite nuo trumpo pareiškimo, kuriame aprašoma, kodėl rašote, o po to seka keletą punktų, apibūdinančių šį klausimą. Laikykite raidę glaustą. Daugeliui verslo laiškų idealus yra nuo dviejų iki penkių dalių.
Nemokamas uždarymas: Jūs galite pasirinkti įvairias verslo laiško apvalinimo galimybes. Štai keletas pavyzdžių:
- Nuoširdžiai tavo,
- Pagarbiai
- Nuoširdžiai Jūsų,
- Pagarbiai jūsų,
- Iš esmės,
- Geriausi linkėjimai,
Parašas: Atspausdinkite savo vardą ir pareigų pavadinimą, palikdami tarpą tarp įvesto vardo ir nemokamo uždarymo. Savo vardą pasirašysite šioje vietoje.
Gaubtai ir anglies kopijos: Įtraukite cc: jei siunčiate laiško kopijas kitam asmeniui. Jei prie laiško pridedami dokumentai, rašykite „Enclosure“ arba „Encl. po parašo bloku.
Kaip parašyti verslo laiško kūną
Nepriklausomai nuo jūsų verslo laiško tikslo, svarbu, kad laiškas būtų aiškus ir glaustas. Suprasti, kad jūsų gavėjas yra užimtas ir greičiausiai nugriebs. Struktūruokite savo raidę loginėse dalyse - po vieną idėją - taip gavėjas gali greitai patekti į apatinę eilutę.
Vis dėlto glaustai reiškia bukas; turite siekti diplomatinio ir profesionalaus tono. Apsvarstykite du pavyzdžius:
Atidžiai apsvarstius, nusprendžiau priimti poziciją kitoje įmonėje. Aš ruošiuosi dirbti AB „ABC“.
Antroji versija yra glausta, tačiau ji yra pernelyg tiesioginė ir be reikalo griežta. Jis gali įžeisti skaitytoją. Pirmasis pavyzdys, nors ir trumpesnis, yra pagarbesnis.
Kai padarėte savo taškus laiško kūno dalyje, užbaigite kvietimą veikti, trumpas pareiškimas, kuriame aprašoma, ką norėtumėte įvykti dabar. Atminkite, kad jūsų skaitytojas yra užimtas. Nepalikite savo atspėti, ką ji turėtų daryti toliau. Štai keletas pavyzdžių:
Jei sutinkate su šiuo pasiūlymu, maloniai atsakykite iki gegužės 31 d. Jei norėtumėte, kad kontaktinė informacija žmonėms, sėkmingai panaudojusiems XYZ paslaugas, būtų siunčiama elektroniniu paštu [email protected].
Balso ir kalbos parinktys
Verslo raidžių kalba skiriasi nuo atsipalaidavusio, pokalbio stiliaus ir hiperformalaus, techninio stiliaus, rasto teisinėje korespondencijoje. Efektyviausi verslo laiškai turi pusiausvyrą tarp šių dviejų kraštutinumų. Nors verslo laiškai laikui bėgant tapo neformalūs, pernelyg atsitiktinis rašymas gali susidurti su neprofesionaliu ir nepagrįstu. Kita vertus, pernelyg formalus rašymas gali atsikratyti skaitytojų, kurie negali suprasti konkrečios jūsų kalbos, terminologijos ir formuluotės. Kaip ir su kitais raštais, turite suderinti tonas su auditorija. Tai suteikia jums daug laisvės dėl pasirinkto stiliaus.
Nebent jūs dirbate ypač formalioje pramonės šakoje, pvz., Bankų sektoriuje, turėtumėte stengtis naudoti kasdienius žodžius vietoj jų oficialaus ekvivalento, o ne „pradėti“, vietoj „baigti“ vietoj „baigti“ ir „bandyti“, o ne "stengtis." Paprasta laikytis gali atrodyti prieštaringa, nes dauguma žmonių profesinį žodyną susieja su ilgesniais ir sudėtingesniais žodžiais. Tačiau aiškumas yra labai svarbus. Labai svarbu, kad jūsų gavėjas suprastų jūsų laišką su minimaliomis pastangomis, nei jums parodyti savo įspūdingą žodyną.
Venkite susitraukimų, pvz., „Aš“, „negaliu“ ir „ne“, nebent jie yra specifinis jūsų įmonės namų stiliaus bruožas. Kai kurios kompanijos, norėdamos atverti pokalbį, nori rašyti vartotojams neoficialesnį balsą; kiti vietoj to sukurs oficialų toną. Svarbiausia yra nuoseklumas. Jei pageidaujate vieno rašymo stiliaus per kitą, būtinai nurodykite savo stiliaus pasirinkimus visoje organizacijoje ir įsitikinkite, kad visi laikosi to paties stiliaus vadovo.
Verslo laiško pavyzdys
Viskas kartu, čia pateikiamas trumpo verslo laiško pavyzdys blokų formatu:
Kurt O'Ryan ABC Limited Miesto gatvė Taunsvilis, Kentukis 395494 2018 m. Sausio 11 d Gerb. P. O'Ryan: Dar kartą noriu padėkoti jums už aktyvią paramą mūsų Townsville "Grow Wild" bendruomenės informavimo programoje. Jūsų atsiliepimai, konstruktyvi kritika ir vertinga patirtis labai padėjo sėkmingai įgyvendinti šį projektą. Dabar gavome visą finansavimą mūsų tolesniam projektui, kuris laikinai pavadintas „Gamta ant jūsų durų“. Mums būtų malonu, jei galėtumėte sutikti tęsti bendradarbiavimą šiame projekte. Mes tikrai galėtume pasinaudoti jūsų įžvalga ir patirtimi. Pridedu trumpą brošiūrą, kurioje aprašomas pasiūlymas dėl jūsų perskaitymo. Norėčiau susitikti su jumis, kad galėtume aptarti tolesnius veiksmus ir kitą savaitę paskambinsime į jūsų biurą, kad suplanuotumėte susitikimą. Iš anksto dėkoju už jūsų atlygį. Nuoširdžiai Jūsų, Jane Doe Įtraukti:
