Daugelis įmonių, kurios nėra apskaitomos grynaisiais pinigais, savo knygose gauna gautinas sumas. Tai yra sumos, kurias klientai yra skolingi įmonei ir paprastai pripažįstami pajamomis pelno (nuostolių) ataskaitoje. Šis procesas gali būti sudėtingas ir dažnai gaunama pinigų, kurių negalima lengvai pritaikyti kliento sąskaitai. Procedūros šioje srityje nurodo būdus, kaip padaryti šį darbą paprastesnį ir mažiau laiko.
1 procedūra: Indėlių fondai
Uždėkite visus čekius ir grynuosius pinigus, net jei jie negali būti identifikuojami su klientais gautinų sumų sistemoje. Taip pat nedelsiant apdorokite mokėjimus kredito kortele. Galite užsirašyti indėlio lapelį dėl nenustatyto patikrinimo, kad dokumentuotumėte situaciją. Indėlių lapelių kopijos paprastai yra prieinamos internetu, bet ne indėlių elementai. Atlikite kopijų, kurių negalima identifikuoti, kopijas ir pateikti jas gavimo datą.
2 procedūra: moksliniai tyrimai
Paimkite failą su seniausiais elementais ir atlikite darbus pirmiausia. Pabandykite surasti panašius pavadinimus sistemoje; kliento vardas galėjo būti neteisingai parašytas. Galite ieškoti visų atidarytų sąskaitų, atitinkančių mokėjimo sumą arba kitą konkrečią informaciją apie mokėjimą. Kai kurie apskaitos skyriai turi failų apie nenustatytus elementus, kurie buvo išspręsti, kad jei gavote kitą patikrinimą iš to paties kliento, jums nereikia praleisti laiko su identifikavimo problemomis.
3 procedūra: susisiekite su pardavimų skyriumi
Susisiekite su pardavimų skyriaus darbuotojais ir teiraukitės mokėjimų, kurie negali būti suderinti sistemoje. Kadangi gautinos sumos priklauso pardavimų skyriui, pardavėjai gali prisiminti pardavimą ir galės suteikti jums naudingos informacijos.Pinigai gali būti skirti dar neįvardytam pardavimui ir, jei taip yra, pardavimų skyriui reikia sukurti sistemoje gautiną sumą. Jei sužinosite, kad lėšos buvo gautos už pardavimą, nesusijusį su pardavimų skyriumi, apie tai informuokite susijusį skyrių ir apskaitos vadovą.
4 procedūra: specifinė sąskaita
Sukurkite specialią pagrindinės sąskaitos sąskaitą, kuri bus naudojama nenustatytoms gautinoms sumoms. Ši paskyra dažnai sukuriama kaip įsipareigojimas su kredito balansu. Kai gausite nežinomą mokėjimą, nurašysite grynuosius pinigus ir kredituojate neidentifikuotų gautinų sumų sąskaitą. Kai nustatysite, kuris klientas taiko pinigus, galite pakeisti žurnalo įrašą ir įvesti duomenis į gautiną modulį. Arba galite naudoti kreditinę atmintinę, kad gautumėte gautiną sumą ir būtų nulinis įsipareigojimas.
5 procedūra: Susisiekite su klientu
Jei pardavimo skyriuje nepavyksta gauti gautinos sumos, kitas žingsnis yra susisiekti su klientu ir pabandyti gauti išsamią informaciją apie pardavimus. Kartais smulkiojo verslo savininkas gali naudoti savo pavadinimą pardavimui, bet moka su verslo patikrinimu, kuris negali būti suderintas su jokia sąskaita. Jei patikrinimo metu nėra telefono numerio, gali reikėti naudoti internetą, kad surastumėte kontaktinę informaciją. Būtinai patikrinkite ar patikrinkite kopiją prieš jus, kai kalbate su klientu, kad galėtumėte pateikti kuo daugiau informacijos.
6 procedūra: naujas gautinas
Jei po tam tikro laiko jūs vis dar negalite rasti savo sistemos kliento, paprašykite valdytojo leidimo sukurti naują gautiną sumą sistemoje, pridėti pastabą apie situaciją ir taikyti patikrinimą į šią naują paskyrą. Priklausomai nuo čekio sumos, verta ne daugiau nei valandą praleisti arba bandyti taikyti lėšas į atitinkamą paskyrą. Jei turite per daug šių elementų, susitarkite su pardavimų skyriaus darbuotojais, kad nustatytumėte, kas yra šios problemos priežastis, ir pabandykite ją ištaisyti.
