Dauguma verslo įmonių paprastai teikia dokumentus kaip el. Tačiau geriausia sukurti gražų pašto siuntimo aplanką. Jūsų tikslas rašant bet kokį dokumentą verslo tikslais yra įtraukti informaciją, kurią reikia kitai šaliai profesine kalba. Tai nereiškia, kad kalba turėtų būti didelė arba neaiški. Jei tie, kurie skaito dokumentą, gali ne visiškai suprasti, apsvarstykite galimybę sukurti atskirą informacinį lapą, kad paaiškintumėte pagrindinį dokumentą.
Surinkite visą jūsų dokumentui reikalingą informaciją. Pateikite aiškią informaciją dokumente šrifto dydžiu. Eksperimentuokite su šrifto dydžiais ir spausdinimo stiliais, kad sukurtumėte gerą vaizdinį įspūdį. Prieš išsiųsdami jį, paprašykite, kad jūs pasitikrintumėte dokumentą.
Įdėkite asmens, kuris gaus dokumentą, pavadinimą, pavadinimą ir skyrių. Įtraukite dokumento autoriaus vardą, el. Pašto adresą ir telefono adresų numerius. Įveskite šios rūšies informaciją viršutiniame dešiniajame viršelio puslapio kampe arba centruokite šią informaciją apačioje.
Parašykite santrauką, kurioje nurodoma, kokia informacija pateikiama dokumente. Pvz., Nurodykite, kad dokumentas yra pasiūlymas dėl rangos darbų. Apribokite vykdomosios santraukos pusę arba mažiau. Įrašykite šį skyrių taip, tarsi skaitytojas neturi jokios informacijos apie dokumente pateiktą informaciją. Santraukoje turėtų būti pateikta informacija, kad dokumentą gavusiam asmeniui gali tekti bendrinti su kitais.
Pateikite informaciją apie projektą, kurį norite aptarti, pradedant nuo svarbiausios informacijos. Įtraukite skaitytojo interesus ir stenkitės laikyti jį per kiekvieną pastraipą. Verslo dokumentai yra pernelyg nuobodūs pernelyg stulbinantys. Sukurti subpozicijas, kad informacija būtų pateikiama įdomiau.
Dažykite nuotrauką su savo žodžiais. Padėkite skaitytojui vizualizuoti taškus, kuriuos bandote padaryti naudodami kalbą, kurioje aprašoma, kas turi įvykti.
Įspėjimas
Parašykite bet kokį verslo dokumentą apie skaitytojo išsilavinimo lygį. Jei planuojate samdyti kasimo įmonę, kad iš statybvietės būtų iškraunama nešvarumų, naudokite kalbą, kurią įmonė naudos savo kasdienėje veikloje, o ne mokslinį aprašymą.
