Pradedant naują organizaciją, kuriant komandą ar apibrėžiant projektą, svarbu žinoti, kokiu tikslu ir apimtimi siekiama. Dokumentas, naudojamas tai paaiškinti, vadinamas užsakomuoju dokumentu.
Kas yra Chartijos dokumentas?
Chartija yra oficialus dokumentas, kuris yra tarsi planas, skirtas organizacijai, komandai ar projektui. Tai apima dalyvius, kokie yra tikslai, kas turi įgaliojimus ir ką ir kas ir kas yra, jei grupėje ar projekte yra gyvavimo ciklas, kai jis yra baigtas.
Istorinis pratimas
Chartijos dokumentai egzistuoja nuo viduramžių. „Magna Carta“, kuri datuojama 1215 m., Išaiškino Anglijos karaliaus vaidmenį, tuo pat metu nustatydama teises baronams, kitiems turto savininkams ir Bažnyčiai.
Per visą istoriją, chartijos buvo vertinami dokumentai, apibrėžiantys organizacines ir projektų teises, taip pat tai, ką reikia atlikti. Iš užsakomųjų bendrovių, turinčių karališkus įgaliojimus, kaip jie atrado naują pasaulį per dokumentus, diktuojančius kolonijines teises, vakarinės chartijos yra panašios į šiandienos organizacinius dokumentus.
Kas yra projekto chartija?
Projekto chartijoje ne tik apibrėžiami projekto tikslai ir dalyviai; ji apsaugo komandą nuo baimės „apimties šliaužimo“, kuriame daugelis projektų tampa nepaklusnūs.
Prieš projekto planą sudaroma chartija; jame išsamiai aprašomi projekto tikslai ir tikslai. Ji taip pat apima projekto pagrindą, paaiškinantį jo paskirtį ir tai, ko reikia atlikti. Chartijoje aprašoma projekto apimtis ir nurodoma, kokie rezultatai yra, užduotys, už kurias atsako komanda, ir darbo vietų, kurių komanda neturėtų atlikti. Pastaroji yra labai svarbi siekiant užkirsti kelią „apimties slinkimui“, kuris gali lemti nuolat didėjančias pareigas, kurios galiausiai gali kelti grėsmę terminams.
Chartijoje taip pat turėtų būti nurodyta vadovybė, suinteresuotosios šalys ir komandos nariai. Joje bus nurodytos svarbios projekto ir biudžeto datos, taip pat rizikos ir prielaidos, taip pat priklausomybės ir suvaržymai. Jame turi būti paaiškinta projekto vadovo institucija, įskaitant tai, ar jie gali samdyti ar ugnies darbuotojus. Galiausiai, ji turėtų sukurti komunikacijos žaidimo planą, įskaitant parametrus, kaip greitai tikimasi atsakymų į užklausas.
Projektų chartiją ketinama pasirašyti iš esmės suinteresuotosioms šalims ir vadovybei. Tai turėtų sumažinti nesusipratimą ir suteikti stiprią šviesą projekto gyvybei. Taip pat laikoma, kad projektą „parduoti“ vadovybei patvirtinti.
Geros komandos chartijos rašymas
Panašiai kaip ir projekto chartija, komandos chartija turėtų atlikti tuos pačius dalykus bet kuriai komandai. Jos sudedamosios dalys yra panašios, tačiau taikomos komandai, o ne projektui.
Jame bus paaiškinta, kodėl sukuriama komanda ir kokie projektai bus svarbiausi, kartu apibūdindami komandos ateities tikslus ir išaiškindami komandos sėkmės matavimo parametrus.
Chartijoje bus aiškiai nurodyti vaidmenys, kurie yra atsakingi, kokie yra jų įgaliojimai, kas yra komandos nariai, kokie įgūdžiai jie visi patenka į lentelę ir kaip geriausiai panaudoti šiuos įgūdžius. Dokumente bus išnagrinėtas komandai skiriamas biudžetas ir jų turimi ištekliai. Be to, jame nustatoma, kaip bus atliekami vidaus audito ir peržiūros rezultatai, susiję su komandos projektų pažanga, taip pat komandos vertinimų atlikimas ir jų dažnumas. Taip pat reikėtų apibrėžti komunikacijos metodus ir lūkesčius.
Gera komandų chartija turėtų padėti išlaikyti netinkamą bendravimą iki minimumo ir išlaikyti komandą daugiausia dėmesio skiriant jos tikslams.
Chartijos kaip pagrindinės pajėgos
Chartijos dokumente paaiškinamos galios struktūros, nustatomi komunikacijos planai ir yra apytikris biudžetų ir asignavimų vadovas. Visa tai gali būti suvokiama kaip nesudėtinga problema prieš pradedant. Tačiau chartija padeda apsaugoti projektus ir komandas nustatant gaires ir aiškius siekius, taip pat lūkesčius ir vaidmenis. Gerai parašyta chartijos dokumente bus numatytos ir apsaugotos komandos, projektai ir organizacijos.
