Įmonės finansuoja projektus, kuriuos viršutinė vadovybė mano, kad jie yra labai svarbūs jų sėkmei. Tačiau vien projekto finansavimas neužtikrina, kad, kai projektas baigsis, bendrovė bus geriau nei anksčiau.
Yra daug priežasčių, dėl kurių įmonė gali pasinaudoti projektu. Išskirtinis projekto vadovas gali iškelti savo komandą teisinga kryptimi. Arba dėl išskirtinio mokymo ir darbo patirties, komanda gali priimti visas tinkamas praktikas. Tačiau daugeliu atvejų padeda naudoti projektų valdymo priemones.
Projekto valdymo priemonės, pvz., PERT diagrama ir darbo suskirstymo struktūra, gali pagerinti komandos galimybes, teikdamos rekomendacijas, net jei projekto komanda turi visas tinkamas žinias ir praktikos metus.
Ganto diagramos
Ganto diagrama yra horizontali juosta, kurioje išvardytos projekto veiklos, taip pat kiekvienos veiklos pradžios ir pabaigos data, rodomos kalendoriaus formatu. Ganto diagrama neatspindi santykio tarp vienos veiklos ir kitos, bet kiekviena veikla, nurodyta Ganto diagramoje, sutampa su veikla, suskirstyta į darbo suskirstymo struktūrą, kuri suskaido projekto darbą į fazes ir darbo paketus.
Gantto diagramoje taip pat yra stulpelių, kuriuose dokumentuojama kiekvieno užduoties atlikimo trukmė ir procentas. Diagramoje taip pat dokumentuojami darbo dienų, kurių metu buvo vykdoma veikla, skaičius, laukiamas dienų skaičius užbaigti veiklą ir likusios dienos. Šie skaičiai iliustruoja planuojamą ir faktinę darbo pažangą.
Pert diagrama
Programos vertinimo ir peržiūros metodika arba PERT diagrama naudojama planuojant laiką ir išteklius, reikalingus projektui užbaigti ir kontroliuoti projekto užduotis. Naudojant PERT diagramą arba tinklo schemą, projekto vadovybė gali nurodyti ir planuoti kiekvieną užduotį, kurią komandos nariai turi užpildyti, kad pasiektų projekto tikslą ir nurodytų kiekvienam jų reikalingą laiką.
PERT diagrama iliustruoja tarpusavio ryšį tarp užduočių, nustatydama, kurios užduotys vyksta lygiagrečiai viena kitai ir kurios turi vykti nuosekliai. Taip pat aprašomi projekto etapai - įvykiai, kurie žymi veiklos rezultatą.
Be to, PERT diagramoje pateikiami trys kiekvienos projekto veiklos įvertinimai: trumpiausias laikas, reikalingas veiklai užbaigti, laikas, kurio gali prireikti užsiimti veikla, ir ilgiausias laikas, kurį gali prireikti.
Kritinės trajektorijos analizė
Kritinio kelio analizė yra priemonė, naudojama projektams, kuriems reikalinga tarpusavyje susijusi veikla. Kritinis kelias apima darbų suskirstymo struktūroje nurodytų projektų veiklos sąrašą, kiekvienos veiklos užbaigimo laiką ir tarpusavyje susijusių užduočių bei galutinių taškų nustatymą, įskaitant etapus ir pristatomus elementus.
Veiklos užbaigimo laikas kritiniame kelyje susumuojamas ir lygus didžiausią laiko tarpą, kurį gali prireikti užbaigti. Sėkmingos veiklos turi būti atliktos laiku, kad projektas būtų užbaigtas laiku.
Atsakomybės priskyrimo matrica
Atsakomybės priskyrimo matrica arba RACI įrankis įspėja projekto dalyvius komandos nariams, kuriems priskiriami konkretūs projekto įsipareigojimai ir kokie darbai yra atskaitingi.
Kaip įrankio pavadinimas, RACI matrica nurodo, kas yra atsakingas už užduoties užbaigimą, arba kas atliks užduotį ir asmenis, kurie prisidės prie užduoties užbaigimo. Matrica taip pat nurodo, kas yra atskaitingas už užduotis ir kuris turi sprendimų priėmimo įgaliojimus. Taip pat nurodomi tų žmonių, su kuriais gali būti konsultuojamasi dėl užduoties, ir žmonių, kurie turėtų būti informuojami apie pažangą, kurią komanda daro atlikdama užduotį, pavadinimai.
Darbo suskirstymo struktūra
Darbo suskirstymo struktūra (WBS) - tai projekto modelis arba grafikas, kuris nutraukia projekto darbą į užduotis. Projekto WBS iliustruoja užduočių tarpusavio ryšį tarp užduočių ir projekto galutinio produkto.
WBS apima subprojektus ir nurodo projekto atsakomybę, reikiamus išteklius ir laiko reikalavimus, kad užbaigtų kiekvieną užduotį.
