Rašytinės direktyvos darbuotojams dažnai yra naudingesnės nei žodinės instrukcijos. Laiškas, kuriame pateikiama išsami informacija apie naują politiką ar procedūrą, suteikia darbuotojams dokumentą ateityje. Be pagalbos jiems prisiminti, kaip laikytis naujos procedūros, direktyvos laiškas atitinka teisinį reikalavimą oficialiai pranešti apie naują įstatymų nustatytą politiką. Pavyzdžiui, 2011 m. Pradžioje daugelis miestų pradeda rūkyti draudimus, kurie daro poveikį vietinėms įmonėms. Darbdavys privalo informuoti darbuotojus apie tai, kaip laikytis naujos rūkymo politikos.
Įrašykite firminius blankus į spausdintuvą. Ši direktyva yra oficialus pranešimas, o blankų forma sustiprins oficialų informacijos pobūdį.
Įveskite visą datą. Jūs visada turite nurodyti datą direktyvoje, nes nustatomas pranešimo laikas. Praleisti liniją.
Įveskite gavėjo vardą ir pavardę, jei direktyva bus skirta tik vienam asmeniui. Jei tai yra bendras laiškas visiems darbuotojams, praleiskite pavadinimą ir adresą.
Tipas „Gerbiami vertingi darbuotojai“, po kurio eina dvitaškis, jei laiškas siunčiamas visiems darbuotojams. Įveskite konkretų pavadinimą, jei jis eis į vieną asmenį.
Pradėkite laišką su tiesioginiu pareiškimu apie instrukcijas. Pateikite atitinkamą informaciją apie politiką ar procedūrą, pvz., Kada ji įsigalios ir kam ši politika turi įtakos.
Išvardykite užduoties užbaigimo arba naujos politikos laikymosi veiksmus. Naudokite aiškią, lengvai skaitomą kalbą, kurią darbuotojai gali sekti.
Paaiškinkite, kaip ši nauja politika bus naudinga gavėjui (-ams) ir padėkos už jų bendradarbiavimą. Paaiškinkite, kas atsitiks, jei darbuotojas nusprendžia nesilaikyti direktyvos.
Paskutinėje pastraipoje nurodykite visus tinkamus terminus arba kontaktinę informaciją. Apibūdinkite darbuotojų atitikties vertinimo metodą, jei taikoma. Siūlykite atsakyti į visus gavėjų galimus klausimus.
Uždarykite raidę įvesdami pagarbų uždarymą ir įrašydami savo vardą ir pavardę. Prisijunkite virš įvesto pavadinimo.
Paklauskite kito vadovo, kad įsitikintumėte, jog nepateikėte jokios informacijos.
Siųsti laišką (-as). Jei direktyva yra įstatymo pakeitimo rezultatas, apsvarstykite galimybę prašyti gavėjo (-ų) pasirašyti patvirtinimą, kad įrodytų, jog direktyva buvo gauta.
