Visoms organizacijoms reikalingas geras įrašų tvarkymas, nuo įrašų generavimo iki sistemos išvalymo. Neteisingos ar netinkamai suplanuotos registravimo sistemos sukelia sunkumų registruojant ir atkuriant įrašus arba nepakankamai efektyviai valdant informacijos srautą. Jie taip pat gali nustatyti teisinius klausimus dėl prarastų įrašų ar aplaidumo. Gerai suprojektuotose registravimo sistemose naudojami abėcėliniai, raidiniai ir skaitmeniniai kodai, sukuriantys veiksmingą įrašų tvarkymą ir kuriant profesionalesnes organizacijas.
Aiškinamos skaitmeninės paraiškų pateikimo sistemos
Skaitmeninės rinkmenų sistemos priskiria numerius kiekvienam failui ar įrašui, kuriame yra informacija. Numeracija gali būti paimta iš paties įrašo (pvz., Pirkimo užsakymo numerių), numeravimo failų pagal įrašų generavimą (nuo 1 iki 1000), naudojant sekcijinį numeravimą tais atvejais, kai failai sunumeruoti pagal skyrius - arba kategorijas - kaip 100, 200, 300 ir tt., priklauso tam tikroms subpozicijoms arba dešimtainiais skaičiais (panašus į Dewey dešimtainę sistemą). Skaitmeninių rinkmenų sistemose dažnai yra failų indeksas, kuris padeda įrašyti įrašus.
Organizavimo ir tvarkymo tvarka
Skaitmeninis kodavimas leidžia perkelti visą įrašų sekciją, išlaikant tinkamą sekos nustatymą. Įrašai pateikiami nuosekliai, iš dešinės į kairę ir iš viršaus į apačią. Tiesūs skaitmeniniai failai yra organizuojami nuosekliai didėjančia tvarka - mažiausias iki didžiausio skaičiaus. Dvipusiai skaitmeniniai failai turi du ar daugiau numerių rinkinių, atskirtų brūkšneliais, kableliais arba tarpais, ir juos pateikia atidarymo rinkinys, po kurio seka numeriai. Chronologinės ir skaitmeninės sistemos indeksuoja failus pagal metus, mėnesį ir dieną.Terminalo skaitmenų sistemos leidžia grupuoti failus lentynose, tvarkyti failus pagal paskutinį skaičių (nuo dviejų iki keturių skaitmenų) kaip pirminį rinkmeną ir įrašyti įrašus iš eilės pagal paskutinį numerį, vidurinį numerį, tada pirmąjį skaičių. Reikalavimai dėl saugojimo vietos lengvai nustatomi suskirstant įrašus pagal skaitmenines sekcijas - 10s, 100s, 1000s įrašų vienoje lentynoje arba lentynoje. Be to, įrašų organizavimas dar labiau didinamas failų indeksavimu.
Tikslumas
Didelės apimties failų rinkimo sistemos - failai, kurie dažnai surinkti ir pakartotinai pateikti - kartu su spalvomis pažymėtomis etiketėmis leidžia rinkmenoms gauti ir pakartotinai saugoti ir pašalinti painiavą, kai numeris seka. Pavyzdžiui, galinių skaitmenų sistemose galutinis skaičius yra koduojamas viena spalva, vidutinis numeris gauna atskirą spalvą, o pirmasis numeris - savo spalva. Kaip keičiasi pirmasis, vidutinis ir paskutinis numeris, taip ir spalva. Spalva veikia kaip vizualus raktas, padedantis padidinti greitį ir efektyvumą.
Įrašymo greitis
Skaitmeninės rinkmenų sistemos, suderintos su spalvų kodavimu, padidina įrašų rinkimo ir paieškos greitį - netgi atsiunčiant failą, reiškia, kad indeksas identifikuoja failo numerį, nes failų tvarkytojas turi tiesioginę informaciją apie failų vietą pagal failų grupę. Organizacijų susijungimo atveju, kai atskiros organizacijos turi skirtingas numeravimo sistemas, skaitmeniniai kodai nereikia keisti. Failų įtraukimas į failų kambarį yra greitesnis, nes mažesni numeruoti failai (6 skaitmenų) yra įrašyti į kairę nuo didesnių numerių (7 skaitmenų).
Konfidencialumas
Skaitmeninės rinkmenų sistemos teigiamai identifikuoja konkrečius įrašus, išlaikydamos konfidencialumą, o tai ypač svarbu medicininiuose, klientų ir darbuotojų įrašuose, pašalinant bet kokius asmens tapatybės žymenis. Skaitmeninės rinkmenų sistemos lengvai atitinka HIPAA taisykles.
