Bet kuriai organizacijai pastato pasišventimo šventė yra metų darbo ir planavimo kulminacija. Šį minėjimą galima planuoti daug. Mėgaukitės laiku, kūrybiškai nusprendusiu, kokie komponentai labiausiai tinka jūsų renginiui. Ar bus iškirpta juosta? Ką apie pietūs? Ar norite įtraukti religinį komponentą? Daugelis šių idėjų gali priklausyti nuo jūsų biudžeto, tačiau verta ištirti. Kai turite tam tikrų gairių, pradėkite planavimo procesą.
Nustatykite datą prieš kelis mėnesius. Koordinuokite savo statybos rangovą numatytu užbaigimo laiku. Patikrinkite vietines statybos taisykles - jums gali prireikti išduoti pažymėjimą, kad galėtumėte teisėtai surengti renginį naujame pastate. Jei planuojate visos bendruomenės šventę, patikrinkite kitų grupių ar įstaigų kalendorius, kad nereikėtų pernelyg perkrauti pirminių datų.
Likus keliems mėnesiams paruošite svečių sąrašą. Praneškite pakviestiems VIP dalyviams apie datą ir praneškite jiems, kad rezervuosite jiems stovėjimo vietas ir specialią sėdynę. Apskaičiuokite apsilankiusių svečių skaičių: atidžiai peržiūrėkite savo sąrašą ir dalyvių dalyvavimo tikimybę. Paprastai kuo didesnis svečių sąrašas, tuo mažesnis lankomumo procentas. 500 ar daugiau svečių sąrašų 25 proc. Maitinimo įstaigos yra informuoti ištekliai, skirti įvertinti lankomų svečių skaičių.
Keletą mėnesių iš anksto pakvieskite dvasininkų ir kitų kalbėtojų, kuriuos tikitės, dalyvavimą tarnyboje.
Išsiųskite „įrašyti datą“ pranešimus paštu į visą svečių sąrašą iki dviejų mėnesių.
Užsisakykite ir susitikite su maitinimo įstaiga kuo anksčiau. Priimti sprendimus dėl erdvės planavimo, meniu, įrangos poreikių, automobilių stovėjimo aikštelės, gėlių tvarkymo ir aptarnavimo personalo.
Knygų įrangos nuoma ir paslaugos. Pradėkite planavimo susitikimus kiekvienam iš jų prieš kelis mėnesius. Tai gali būti įranga (kėdės, stalai, patalynė, scenos, garso sistema ir podiumas), autoservisai, floristai, muzikantai, spausdintuvas ir fotografas. Pradėkite dirbti su bet kokia medija, kuri gali apimti įvykį.
Iškviesti kvietimus prieš tris savaites iki renginio. Rankinis adresas, jei įmanoma.
Patvirtinkite su paslaugų teikėjais prieš dvi savaites ir patikrinkite visas detales. Sudarykite išsamią įvykių dienos tvarkaraštį ir platinkite paslaugų teikėjams. Įtraukti kontaktinę informaciją su mobiliojo telefono numeriais. Programos ar paslaugų užsakymai turi būti pateikti spausdintuvui prieš dvi savaites.
Kitą dieną prieš renginį rezervuoti stovėjimo aikštelę VIP, dvasininkams ir maitinimo įstaigoms su eismo kūgiais ir rezervuotais stovėjimo ženklais. Paimkite programą / paslaugų užsakymus iš spausdintuvo. Gaukite nuomos elementus ir pradėkite sąranką. Pakartotinai susisiekite su žiniasklaidos nariais ir, jei reikia, rezervuokite juos.
Renginio dieną atlikite planą ir priklausykite nuo profesionalų, kuriuos samdote darbui atlikti.
Patarimai
-
Sukurkite atsidavimą, kad pagerintumėte pastato ketinimus. Pavyzdžiui, studentai galėtų atlikti reikšmingus vaidmenis naujojo mokyklos pastato pasišventime, arba svečiai gali būti kviečiami mesti laukinių augalų sėklą viešojo sodo centre. Jei buvo paaukoti pinigai naujam pastatui, prieš išvykstant naktį planuokite, kad donorams būtų teikiama privati „šliaužti“ šalis.
