Kolekcinių laiškų rašymas klientams, nesumokantiems mokėjimų, yra neišvengiama kiekvienos įmonės savininko užduotis. Jei norite padidinti savo mokėjimų tikimybę, mokėkite išsamią mokėjimo politiką prieš išduodant kreditą ir naudodamiesi taktika ir profesionalumu, kai bandote surinkti iš praėjusių sąskaitų.
Sukurkite mokėjimo politiką
Prieš leisdami klientui ar klientui atidėti mokėjimą, sumokėti už kreditą arba sumokėti po prekių ar paslaugų pristatymo, sukurkite mokėjimo politiką, kurioje išdėstomi jūsų terminai. Tai turėtų apimti išsamią informaciją apie tai, kada manote, kad mokėjimas yra pavėluotas, pavyzdžiui, 10 dienų arba 30 dienų nuo sąskaitos faktūros išdavimo. Jame taip pat turėtų būti pateikta išsami informacija apie tai, kas atsitiks, jei mokėjimas nebus tęsiamas, pavyzdžiui, išduodant nuobaudas ir pavėluotus mokesčius, nutraukiant paslaugas arba imantis teisinių veiksmų.
Adresų specifika
Ruošdami savo rašto raštą, kreipkitės į sutartį su klientu. Nurodykite užsakymą, sąskaitos faktūros numerį, įteikimo arba pirkimo datą ir datą, kada turi būti sumokėtas pradinis mokėjimas. Jei anksčiau buvo bandoma rinkti, paminėkite ir tuos, ir suteikite klientui bendrą sumą, įskaitant baudas. Pavyzdžiui, „1000 vandens butelių užsakymas buvo pristatytas spalio 1 d., O sąskaitą faktūrą už 250 JAV dolerių buvo išsiųstas elektroniniu paštu spalio 3 d., O mokėjimo data - lapkričio 3 d. Jūsų paskyra dabar yra 30 dienų, o paskyra buvo įvertinta 25 JAV dolerio mokestis, kuris padengia jūsų neapmokėtą likutį $ 275, mokėtiną nedelsiant. “
Būkite simpatiniai, vis dėlto tvirtai
Nors kai kurie nemokantys klientai gali atsisakyti savo sąskaitų, kiti gali pamiršti savo mokėjimo datą arba turėti rimtų pinigų srautų problemų. Duokite klientams abejonių naudodamiesi rašydami rinkimo laiškus, kad išvengtumėte jų gynybos. Pvz., „Mes galime suprasti nenumatytas aplinkybes ir esame pasiryžę dirbti su jumis, kad išspręstume šį klausimą.“ Šis požiūris nežeidžia kliento, bet aiškiai nurodo, kad mokėjimas turi būti atliktas neatsižvelgiant į aplinkybes.
Pridėkite patvirtinimo dokumentus
Prie savo surinkimo laiško pridėkite anksčiau išrašytų sąskaitų faktūrų kopijas, ankstesnę korespondenciją, išduotą sutartį arba rašytinį susitarimą ir ištraukas iš mokėjimo politikos. Jei norite derėtis dėl balanso arba atlikti dalinius mokėjimus, nurodykite konkrečias pasiūlymo sąlygas. Nurodykite numerį, kurį norite skambinti, jei klientas turi klausimų ir į jį įeina išankstinio apmokėjimo, savarankiškai adresuotas vokas, skirtas lengvai apmokėti.
Naudokite advokatą
Jei pakartotiniai bandymai surinkti ankstesnes sąskaitas nėra naudingi, galite pasirinkti, kad advokatas jūsų vardu išsiųstų surinkimo laišką. Jūsų advokatas gali rekomenduoti smulkių ieškinių teismo grėsmę, kreipimąsi į surinkimo agentūrą, kredito ataskaitą arba kitus teisinius veiksmus. Pasverkite kaštų ir naudos, ką reikės, kad ūkininkavimas iš jūsų surinktų pastangų būtų teisingas profesionalui, palyginti su suma, kurią galėtumėte surinkti iš savo kliento. Pavyzdžiui, naudojant advokatą, norint parašyti 50 JAV dolerių vertės vekselį, gali nebūti ekonomiškai efektyvių, tačiau profesionalios pagalbos surinkimas 10 000 JAV dolerių sąskaitoje beveik neabejotinai būtų vertas.
