Išsamus projekto valdymo plano ar proceso rašymas apima veiksmų ir užduočių, reikalingų gaminiui ar paslaugai sukurti, dokumentavimą. Jūsų veiksmų planas turėtų apibūdinti visą projektą su visais etapais, pradedant inicijavimu ir tęsiant stebėjimą, vykdymą, kontrolę ir uždarymą, rekomenduoja Projektų valdymo institutas. Įtraukite apžvalgą ir informaciją apie taikymo sritį, tvarkaraštį, išlaidas ir kokybę. Taip pat turėtumėte išvardyti projekto komandos narius, komunikacijos strategiją, riziką, pirkimo procesus ir pokyčių valdymo būdus.
Naudojant šabloną
Nors galite sukurti savo formatą, dažnai lengviau pradėti esamą dizainą. Atsisiųskite šabloną iš svetainės, pvz., „Microsoft Office“, „PM Docs“ arba „PM Links“. Naudojant šabloną užtikrinama, kad jūs aprėpsite visas reikalingas temas ir palaikysite nuoseklumą su kiekvienu projektu. Be to, šablonas primena jums nustatyti žmones, kurie patvirtins jūsų planą, skiria finansavimą ir suteiks išteklių.
Apibendrinimo ataskaita naudojama situacijai apibūdinti. Pavyzdžiui, išvardykite verslo sąlygas, kurios sukėlė projekto poreikį. Tai gali apimti klientų atsiliepimus, konkurentų planus arba investuotojų reikalavimus. Sukurti sritis, apimančias taikymo sritį, tvarkaraštį ir biudžetą. Šiuose skyriuose pateikiami specifiniai duomenys apie produktą ar paslaugą, kurią ketinate sukurti, projekto etapus, kiek žmonių turite dirbti su projektu ir biudžeto apribojimus. Sukurkite skyrių, kuris apibūdina jūsų kokybės valdymo procesą ir apima kokybės užtikrinimo strategiją ir kokybės kontrolės iniciatyvas. Dokumentuodami procesą, kurį ketinate sekti, pranešate visiems komandos nariams, ką jie turi padaryti, kad pasiektų projekto tikslus ir uždavinius.
Išsami informacija
Išvardinkite projekto komandos narius, jų vaidmenis ir atsakomybę bei laiko įsipareigojimus pagalbiniuose skyriuose. Be to, aprašykite komunikacijos strategiją, kurios bus laikomasi, pvz., Užpildykite savaitės būklės ataskaitas ir vykdykite mėnesinius susitikimus. Pavyzdžiui, galite įtraukti lentelę, kurioje nurodoma, ką norite, kad kiekvienas komandos narys dirbtų. Įtraukite užduotį į pirmąjį stulpelį ir dokumentuokite būseną antrajame stulpelyje, pvz., Nepradėkite, nebaigtas, baigtas arba atidėtas. Trečioje stulpelyje pridėkite papildomos pastabos vietos.
Procesas
Galiausiai aprašykite planus, kaip elgtis su galimomis rizikomis, pvz., Tiekėjų vėlavimais ar papildomais suinteresuotųjų šalių reikalavimais. Apibrėžkite pirkimo procesus ir išvardykite metodus, kaip valdyti pokyčius, įskaitant ir tuos, kurie turi patvirtinti plano pakeitimus.
Patvirtinimas
Baigę planą, peržiūrėkite detales su projekto komanda. Įtraukite jų atsiliepimus prieš platindami ją savo suinteresuotosioms šalims patvirtinimui. Patvirtinus planą, pradėkite darbą per veiksmus. Informuokite komandos narius apie pažangą, vadovaudamiesi savo komunikacijos strategijos procedūra. Kadangi darbas tęsiamas, įvertinkite savo pastangas, kad galėtumėte įtraukti į kitą projektą įgytus metodus.
