Organizacijos sėkmė ar nesėkmė dažnai priklauso nuo jos gebėjimo bendrauti su savo nariais, pasak Kalifornijos valstybinio universiteto Ryšių departamento. Naujos technologijos, sumaišytos su kultūriniu požiūriu skirtingomis auditorijomis, padidino organizacinių ryšių svarbą, tačiau taip pat tapo sudėtingesne. Kai kurių bendrų kliūčių supratimas gali pagerinti organizacijos gebėjimą bendrauti.
Neteisinga struktūra
Auditorijoms reikia struktūros, kad suprastų pranešimą, ir daugelis komunikacijų yra pasmerktos, nes jiems trūksta tinkamos organizacijos, pasak Lee Hopkins, kuris parašė daugiau nei 130 straipsnių apie verslo komunikaciją. Struktūra yra labai svarbi, nes be įvado, kūno ir uždarymo auditorijai bus sunku išlaikyti, atšaukti ir apdoroti informaciją. Šios taisyklės taikomos bet kokiam ryšiui, pradedant nuo el. Laiškų iki viešų pristatymų ir bet kokios apimties auditorijų.
Prielaidos
Dviejų bendrų komunikacijos prielaidų įvardijami nelaimės dėl organizacijos komunikacijos sėkmės. Daroma prielaida, kad visi organizacijos nariai turi tą pačią žinių bazę kaip ir pranešimo siuntėjas. Antrasis mano, kad informacija bus paplitusi tiksliai ir efektyviai, kai tik po vieną ar du narius ją gaus. Laisvosios vadybos biblioteka, internetinis vadovavimo straipsnių vadovas, rekomenduoja valdymui aktyviai, apgalvotai ir strategiškai bendrauti su savo nariais. Specialios „Free Management Library“ rekomendacijos apima reguliarius darbuotojų ir vadovų susitikimus, taip pat tarp įvairių padalinių. Kiti patarimai - suteikti darbuotojams rašytines pareigybių aprašymų, darbuotojų vadovų ir kitų svarbių kompanijos medžiagų kopijas.
Per didelė priklausomybė nuo technologijų
Pernelyg didelė priklausomybė nuo naujų technologijų, pvz., Text, Twitter ar kitų socialinės žiniasklaidos svetainių, gali reikšti, kad ne visi organizacijos nariai tiesiog rašo pranešimą. Pavyzdžiui, blogas dienoraštis nebus toks naudingas nariams, kurie turi atlikti užduotį be interneto. Jim Shaffer, „The Leadership Solution“ autorius, rekomenduoja, kad už organizacinius ryšius atsakingi asmenys peržiūrėtų savo planus, užtikrindami, kad jie naudoja metodus, kurie teikia informaciją, kurios reikia klientams ir darbuotojams, o ne pasikliauti madingais ar patraukliais formatais.
Per daug informacijos
Kitas dažnas klaidinimas yra manyti, kad pridedant detales po komunikacijos bus daugiau įtikinamų, kai iš tikrųjų per daug informacijos gali išjungti auditoriją. Paprastumas yra labai svarbus kuriant organizacinius ryšius, kurie lieka auditorijai. Nesvarbu, kiek jūs mėgstate gaminį, suprantate idėją arba turite patirties su pramone, laikykitės dviejų ar trijų pagrindinių punktų, užuot kalbėję ar rašę apie viską, ką žinote, kad gautumėte savo pranešimą.
Pamirštama apie „Nonverbals“
Asmenys, atsakingi už organizacinius ryšius, turi turėti omenyje nežodinius signalus, kurie gali sustiprinti parengtą pranešimą arba visiškai pakenkti ar iškreipti jo reikšmę. Vakarų kultūroje akių kontaktai, tinkama laikysena ir drabužiams tinkami drabužiai rodo, kad pranešimo siuntėjas yra suinteresuotas, pagarbus, nuoširdus ir patikimas pagal mindtools.com.
