Sukurti „Buy-In“
Projektų portfelio procesas yra būdas, kuriuo galima maksimaliai išnaudoti visų organizacijos vykdomų projektų produkcijos potencialą tam tikru metu, atsižvelgiant į ribotus išteklių apribojimus. Prieš pradėdami savo projektų portfelio valdymo pastangas, sukurkite supratimo ir bendradarbiavimo tarp pagrindinių jūsų organizacijos sprendimų priėmėjų aplinką. Projekto portfelio procesas gali apimti galiojančių projektų, kurie gali būti sėkmingi ir tinkami projektams, turintiems didesnį ekonominį ar strateginį poveikį jūsų veiklai, nutraukimą. Svarbu, kad vadovai suprastų šią sąvoką, kad išvengtų pasipiktinimo jausmų. Skatinkite komandinį požiūrį į projektų atranką, o ne nustatyti mažas darbuotojų grupes su konkrečiais projektais. Taip bus išvengta atmetimo jausmų, atsirandančių dėl projektų grupių, kurios perkeliamos į naują projektą arba jas padalija.
Pirmenybė
Projekto portfelio valdymo proceso metu jūs skiriate išteklius, įskaitant laiką, pinigus, darbuotojų produktyvumą ir technologijas tiems projektams, kurie labiausiai prisideda prie jūsų įmonės pelningumo. Prieš svarstydami konkrečius projektus, parengite prioritetų sąrašą, pagal kurį būtų galima įvertinti kiekvieną. Nuolat stebėkite savo prioritetų sąrašą ir pritaikykite jį prie kintančių strateginių tikslų ir besikeičiančių verslo klimato sąlygų. Elementai, pagal kuriuos pirmenybė teikiama jūsų projektams, gali apimti išlaidas, indėlį į pajamas, rinkodaros poveikį, terminus ir konkrečių tikslų pasiekimą.
Nustatyti pajėgumus ir paklausą
Visos organizacijos susiduria su problema, susijusi su ribotų išteklių panaudojimu efektyviausiu būdu. Prieš naudodamiesi prioritetų sąrašu, surinkite informaciją apie kiekvieno projekto resursus ir išteklių poreikius, kad nustatytumėte, kokius projektus vykdyti. Bendras visų pasirinktų projektų išteklių poreikis negali viršyti jūsų įmonės išteklių. Pavyzdžiui, jei jūsų įmonė turi dešimt kompiuterių ir dvidešimt darbuotojų, kurie gali dirbti projektui, negalite pasirinkti projektų, kuriems reikalingi dvidešimt trys darbuotojai ir vienuolika kompiuterių. Biudžeto apribojimai taip pat yra didelis veiksnys nustatant optimalų projektų derinį.
Optimizuokite projekto portfelį
Su savo prioritetų sąrašu ir informacija, susijusia su išteklių pajėgumais ir atskirų projektų išteklių poreikiais, dabar esate pasirengę pasirinkti projektų rinkinį, kuris imtųsi maksimalaus strateginio svarbos jūsų įmonei. Turėkite omenyje, kad iš pradžių nepasirinkti projektai nebūtinai yra pašalinti; mažesni prioritetiniai projektai gali būti vykdomi, kai išlaisvinami ištekliai, baigiant aukštesnio prioriteto projektais.
Yra keletas programinės įrangos paketų, kurie padės jums atlikti projektų portfelio procesą, tačiau paprastesniems projektų portfeliams gali būti naudojamas sprendimų medis, kad būtų nustatytos visos galimybės, susijusios su pasirinktų projektų deriniu. Sekite šio straipsnio pabaigoje pateiktą nuorodą dėl projekto sprendimo medžio pavyzdžio.
Pirma, išvardykite kiekvieną projektą, kartu su jo bendra kaina ir reikalavimais darbuotojams, technologijoms ir kitiems ištekliams. Tada išskirkite projektus, kurių rezultatas yra aukščiausias pagal jūsų projekto prioritetus, ir pasirinkite projektų, kuriuos norite atlikti, portfelį. Atminkite, kad visų pasirinktų projektų išteklių poreikis turi būti mažesnis už bendrą išteklių pajėgumą. Kadangi į jūsų organizaciją įtraukiami nauji potencialūs projektai, o dabartiniai projektai baigti, peržiūrėkite projekto portfelio procesą, kad nuspręstumėte, kurie nauji projektai nusipelno naujai turimų išteklių pagal atnaujintą prioritetų sąrašą ir išteklių pajėgumus.
