Geras projektų valdymas reiškia, kad dokumentuosite tai, ką darysite, ir tai, kas buvo padaryta.Tiek projekto chartija, tiek projekto apimtis yra sukurta pradžioje projekto pradžios etape, ir kiekviena iš jų padeda valdyti projektą teisinga kryptimi. Nors abu šie dokumentai yra labai svarbūs norint pasiekti projektą, jie turi daug skirtingų tikslų, auditoriją ir turinį.
Leidimas
Chartijoje numatytas vienas pagrindinis tikslas: įgalioti projekto vadovą naudoti nustatytus išteklius projektui užbaigti. Antra, chartijoje turėtų būti numatytas projekto rėmėjas. Šie du žmonės valdys ir rems projektą keliose komandose ir per kelis etapus. Chartija turėtų būti glaustas dokumentas, kuris prasideda trumpu projekto pristatymu, kuriame yra tikslai, tikslas ir tikslinė pabaigos data; įtraukti lentelę, kurioje išvardijami projektų vadovai, rėmėjai ir kiti vykdomieji subjektai; ir uždarykite parašus su nurodytais dalyviais. Chartija retai turi būti ilgesnė nei du puslapiai.
Patvirtinimas
Kadangi chartiją pasirašo bent vienas vyresnysis pareigūnas, rėmėjas, jis suteikia dokumentais pagrįstą dokumento pagrįstumą. Chartija dažnai pristatoma vadovams ar kitiems aukšto rango komandos nariams ir įspėja, kad projektas buvo patvirtintas. Kadangi daugelis projektų yra valdomi departamentuose, šis patvirtinimas taip pat įspėja kitas komandas, kad jų bendradarbiavimas bus reikalingas. Dažnai chartija pateikiama kartu su verslo byla, ir šie du dokumentai įrašo projekto priežastį.
Tikslai
Projekto apimtis apibrėžia projekto parametrus. Iš pradžių parengiamas preliminarus apimties dokumentas (kartu su chartija ir kitais inicijavimo dokumentais), siekiant nustatyti tikslus. Paprastai šis dokumentas pateikiamas komandos vadovams, kurie prisidės prie projekto komandos narių, nors jame neįtraukiama, kaip bus baigtos užduotys. Pavyzdžiui, statybos projekte preliminari apimtis apibūdintų statytiną struktūrą, įskaitant kambarių skaičių, kvadratinę pėdsaką ir įėjimų skaičių.
Atskaitomybė
Apimties dokumentas padės suinteresuotosioms šalims nustatyti, ar projektas yra baigtas. Kadangi taikymo srities dokumente apibrėžiama, ką projektas bus įgyvendinamas, visame projekte naudinga nustatyti, ar projektas bus baigtas sėkmingai užbaigti. Jei jūsų projektas yra skirtas programinės įrangos rinkiniui, kuriame yra trys programos, ir jūs baigėte du, jūs nepateikėte savo pažadėtos apimties. Dėl šios priežasties projekto apimties dokumentai dažnai keičiasi. Skirtingai nuo chartijos, apimties dokumentai yra laikomi „gyvais“ dokumentais, ir, aptikus naują informaciją, tikslai gali būti pakeisti.
