Nesvarbu, ar bendraujate su darbuotojais, tiekėjais ar klientais, užtikrinkite, kad efektyvūs pranešimai yra labai svarbūs jūsų verslo sėkmei. Kad įsitikintumėte, jog jūsų verslo ryšiai yra tiksliniai, turėtumėte užtikrinti, kad jame būtų penkios charakteristikos, būdingos efektyviausiems pranešimams.
Išvalyti tikslą
Efektyvūs pranešimai apima aiškų tikslą informuoti, įtikinti ar bendradarbiauti su numatoma auditorija. Pranešimas turėtų būti suprojektuotas pagal auditorijos supratimo lygį, galimą reakciją ir santykius su kompozitoriumi. Paprastai geriausia į kiekvieną pranešimą įtraukti tik vieną pagrindinę idėją, nebent yra glaudžiai susijusių klausimų, kuriuos reikia spręsti kartu. Aiškus verslo komunikacijos tikslas taip pat padės nustatyti laikmeną, naudojamą pranešimui perduoti.
Tinkami kanalai
Taip pat svarbu pasirinkti tinkamą kanalą, kad galėtumėte pateikti pranešimą. El. Pašto ryšys gali būti naudojamas pristatymui didelėms auditorijoms, o akis į akį ryšys labiau tinka mažesnėms grupėms. Oficialus pranešimas, kuriam reikalinga dokumentacija, pvz., Darbuotojų apžvalgos ar politikos pakeitimai, bus geriausia raštu. Siuntėjas turi nustatyti, kuris išėjimas yra tinkamiausias konkrečiam pranešimui. Pavyzdžiui, vaizdo pristatymas, skelbiantis įmonės socialinį, yra kūrybingas ir įdomus būdas sužadinti darbuotojus, o naudojant vaizdo įrašą pranešti apie mirties atvejį generalinio direktoriaus šeimoje, gali susidurti nejautrus. Laikmena turėtų papildyti, o ne iškreipti pranešimo tikslą.
Teisingi faktai
Verslo komunikacijai reikalingas aukštas informacijos tikslumo lygis. Veiksmingų verslo pranešimų ypatumai apima aiškias datas, faktus, išteklius ir tvarkaraščius, kurie turėtų būti tikrinami dvigubai, kad būtų išsamūs ir aiškūs. Efektyvūs pranešimai taip pat yra be žargono, slengo ir „korporatyvinio kalbėjimo“. Pavyzdžiui, vietoj sakydamas, kad „korporacija naudojasi priemokų galimybėmis plėsti strategijas“, ją supaprastinti sakydamas: „mūsų komanda naudoja geriausius išteklius, kad padėtų mūsų verslui augti“.
Užbaigti pranešimus
Rašytinė ir žodinė komunikacija bus veiksminga tik tada, kai jos žinutės bus baigtos. Verslo pranešimai, kuriuose nurodoma tik dalis istorijos, yra tinkami, kad supainiotų gavėjus ir nesugebėtų juos įtraukti kaip numatyta. Geras bandymas - paklausti, ar bet koks pranešimas atsako į visus šiuos klausimus: kas, ką, kada, kur, kodėl ir kaip. Vienintelis būdas, kuriuo darbuotojai, pardavėjai ar verslo partneriai gali sugebėti veikti, yra, jei jie aprūpinami visomis savo galimybėmis.
Kūrybinės charakteristikos
Nepriklausomai nuo to, ar verslo komunikacija skirta rizikos kapitalistams ar saugumo darbuotojams, žmonės tik atkreipia dėmesį į tai, kas jiems rūpi. Efektyviausi pranešimai yra trumpi, įtraukiantys ir tikslūs. Dauguma žmonių neranda kiekvieno pranešimo įdomaus, todėl veiksmingas pranešimų perdavimas verslo komunikacijoje turėtų apimti šiek tiek kūrybiškumo. Apibendrinant ir sutraukiant pranešimus, padidės tikimybė, kad jos bus perskaitytos, o pabrėžiant didelį susidomėjimą turinčias idėjas skatins grįžtamąjį ryšį ir veiksmus.
