Efektyvūs verslo laiškai yra svarbi kiekvieno verslininko arsenalo priemonė. Nesvarbu, ar ketinama parduoti produktą ar paslaugą, ar paprasčiausiai pristatyti rašytoją, veiksmingas verslo laiškas turi turėti keletą pagrindinių savybių, kad skaitytojas galėtų tinkamai reaguoti. Laiškas turi paskambinti gavėjui į veiksmą ir įtikinti jį daryti tai, ką nori rašytojas. Visi efektyvūs verslo laiškai turi tam tikrų bendrų savybių.
Išsami informacija
Veiksmingas verslo laiškas turi visą informaciją, kurią skaitytojas turi tinkamai veikti. Laiške aiškiai nurodoma, kas yra laiškas iš kur ir kur ir kaip atsakyti. Jame nurodoma, kas yra laiškas, kai reikia imtis veiksmų, kai reikia imtis veiksmų ir kodėl reikia imtis veiksmų dabar. Verslo laiškas yra pilnas informacijos ir nieko nepalieka. Jis turi aiškų raginimą imtis veiksmų ir praneša gavėjui, kaip atlikti šį veiksmą.
Trumpumas
Efektyvus verslo laiškas nėra gėlus ar puošnus. Jis yra atsargus ir taškas. Nėra švaistytų žodžių. Ši kalba yra glausta, todėl skaitytojui paliekama tik reikiama informacija. Verslo laiškas nėra vieta, kur parodyti didelius žodžius ar poeziją. Efektyvūs verslo laiškai yra trumpi ir tikslūs.
Privalumai, ne funkcijos
Efektyvios verslo raidės sutelkiamos į naudą gavėjui, o ne į produkto ar informacijos savybes. Jis atsako į skaitytojo klausimą: „Kas tai man?“ Verslo laiške atsižvelgiama į skaitytojui nustatytus laiko apribojimus ir į skaitytojo poreikius. Jis jiems patinka, todėl skaitytojui lengva imtis reikiamų veiksmų. Verslo laiškai sutelkti į tai, kaip rašytojas gali padėti skaitytojui, o ne kodėl skaitytojas turėtų padėti rašytojui.
Specifiškumas
Rašydami verslo laiškus naudokite konkrečią kalbą. Papasakokite skaitytojams, ką jie gali tikėtis iš produktų, paslaugų ar įmonių. Nenaudokite neaiškios kalbos, kuri gali palikti juos spėlioti. Jei reikia, naudokitės pavyzdžiais, kad dar geriau paaiškintumėte kalbą, kad verslo laiškas skaitytojui būtų aiškus. Jei pažadas pateikiamas laiške, įsitikinkite, kad įmonė gali ją paremti. Taip pat naudokite veiksmo veiksmažodžius vietoj pasyvių veiksmažodžių, kad suteiktumėte savo sakinius.
Aiškumas
Venkite žargono, nebent būtinai reikia aiškiai bendrauti. Svarbu tiksliai paaiškinti, ką siūlo laiškas, ir ką laiškas prašo skaitytojo. Jei ne, skaitytojas negali imtis reikalaujamų veiksmų, o laiškas nebus veiksmingas. Naudokite aiškią, stiprią kalbą, kad pabrėžtumėte, ką skaitytojas turėtų paskaityti po verslo laiško. Siekiant paskatinti skaitytoją veikti, rekomenduojama naudoti trumpus sakinius su stipriais, veiksmingais veiksmažodžiais.
Etiketas
Būtinai vadovaukitės tinkama etikete verslo laiškais. Įsitikinkite, kad išsiaiškinsite asmens, kuris gaus laišką, teisingą pavadinimą ir rašybą. Nuspręskite juos tinkamai. Atsakykite į visas laiškus, kuriems reikia grąžinti atsakymą. Vadovaudamasis tinkamu etiketu, verslininkas parodo, kad jis tinkamai gerbia asmenį, kurį jis rašo. Toks pagarba gali eiti ilgą kelią, kad laiško skaitytojas imtųsi kvietimo veikti.
Teisingumas
Nuo laiško formatavimo iki imtuvo tinkamumo verslo laiškas turi atitikti daugybę teisingų pastabų, kad jie būtų veiksmingi. Įsitikinkite, kad jis yra išsiųstas teisingam asmeniui, teisingame skyriuje, teisingoje įmonėje. Įsitikinkite, kad laiškas nukreipiamas į teisingą asmenį, kad jis imtųsi veiksmų, kurių jis prašo. Perskaitykite laišką ir nuspręskite, ar kalba yra teisinga asmeniui, kurį siunčiate, nei pernelyg formalus, nei neoficialus. Kai būsite pasiruošę išsiųsti, atlikite paskutinį kartą dvigubą patikrinimą dėl klaidų.
