Dokumentai yra svarbūs bet kuriam sistemos diegimui, o apskaitos sistema nėra išimtis. Dokumentavimas paprastai atliekamas popieriuje arba internete, paaiškinant, kodėl tam tikras sprendimas buvo priimtas kitiems. Dokumentai paprastai yra standartiniai įmonės viduje ir atliekami tokiu pačiu būdu kiekvieną kartą, kai diegiama nauja sistema, todėl lengva skaityti ir tirti visas problemas.
Problemų sprendimas
Apskaitos sistemos dokumentacijos svarba yra aiškiai matoma, kai kažkas negerai ir žmonės turi išsiaiškinti, kaip ją išspręsti. Pavyzdžiui: mokėtina sistema tam tikriems pardavėjams prideda keistą mokestį. Lengviausias būdas išsiaiškinti šios problemos priežastį yra peržiūrėti dokumentaciją, kad pamatytumėte, kaip sistema buvo sukurta ir kodėl. Tai labai svarbu, kai pirmą kartą pradedama naudoti sistema, o žmonės randa netikėtų problemų. Galbūt ataskaita prašo informacijos, kuri neegzistuoja. Dokumentų peržiūra padėtų išspręsti problemą, parodant, kur ši informacija yra įdiegta sistemoje.
Sprendimai
Apskaitos sistemos dokumentai turėtų pateikti sprendimus kaip sistema. Daugelis sistemų leidžia daug lankstumo ir kartu su lankstumu priimti sprendimus. Pavyzdžiui, dokumentai parodys, kas nusprendė, kiek skaitmenų turi turėti sąskaitą, ir priežastis, dėl kurių šis sprendimas buvo priimtas. Tai labai svarbu, kai įmonė patiria didelių pokyčių, o naujas valdymas nori suprasti žmonių, nebėra ten, priimtus sprendimus. Gal šie sprendimai buvo išmintingi; o gal ir ne. Tačiau bent jau yra tam tikrų dokumentų apie sprendimus, priimtus įmonei.
Pakeitimai
Kai sistema turi būti atnaujinta nauja versija arba naujas modulis, tinkamas dokumentavimas gali padėti atlikti šį procesą greičiau. Tai labai svarbu, jei apskaitos programa buvo sukurta konkrečiai įmonei. Bet kokie techniniai duomenys yra labai svarbūs svarstant suderinamumą su kita programine įranga ir bet kokius programos pakeitimus. Pvz., Jums gali prireikti fiksuoto turto modulio, ir jūs norite, kad šis modulis perduotų informaciją pagrindinei knygai. Dokumentai turėtų suteikti jums patarimų, ar galite tai padaryti, ir jei taip, ką reikia padaryti. Paprastai informacinių technologijų (IT) žmonės naudoja techninę informaciją.
Formatas
Gera apskaitos sistemų dokumentacija paprastai yra schemų ir teksto derinys. Daug kartų duomenų diagrama rodo, kaip sistema buvo sukurta ir įgyvendinta geriau nei tekstas. Tai gali būti šiek tiek sudėtinga suprasti, todėl įsitikinkite, kad jūsų dokumentuose yra legenda, kad galėtumėte sekti sąvokas.
Kiti dokumentacijos formatai yra klausimynai, kuriuose užduodami konkretūs klausimai ir atsakymai yra dokumentuojami. Remiantis atsakymais, ataskaitos ir kitos apskaitos sistemos problemos išsprendžiamos. Daug kartų dokumentai turi tiek schemas, tiek klausimynus.
Apsvarstymai
Daugelis įmonių dokumentuoja, kaip ir kodėl buvo pasirinkta tam tikra apskaitos sistema. Tai gali suteikti naudotojams tikrai gerą idėją, ką tada galvojo apie mąstymą, net jei nė vienas iš sprendimų priėmėjų nėra susirūpinęs dėl klausimų. Kadangi sistemos įgyvendinimas gali būti brangus, paprastai yra prieinamos susitikimų protokolai, kad dokumentuotų sprendimų priėmimo procesą. Galbūt nemokamą mokymą pasiūlė vienas pardavėjas, kuris buvo patrauklesnis už kitą. Taigi, dar prieš pradedant įgyvendinti sistemą, taip pat turėtų būti prieinami dokumentai.
