Atmintinė yra būdas bendrauti su kitais jūsų biure. Atmintinės paprastai praneša arba paaiškina ką nors. Jie taip pat gali pateikti prašymą. Neoficialūs pranešimai gali būti naudojami pranešti apie tai, kas nėra labai svarbi, arba pateikti informaciją nedideliam žmonių skaičiui arba mažiau formalioje aplinkoje. Rašydami neoficialų pranešimą, būkite profesionalūs ir laikykite jį trumpai ir iki galo. Neoficialus pranešimas turėtų būti apie vieną puslapį ir pateikti reikiamą informaciją.
Įrašykite bendrovės blanką pirmojo neoficialaus pranešimo pirmojo puslapio viršuje.
Įrašykite frazę „Memo“ tiesiog po antgaliu.
Toliau nurodykite siuntėjo ir gavėjo pavadinimus, taip pat datą ir temą. Ši informacija turėtų būti pateikiama atskirose eilutėse. Neformaliai atmintinei trumpai, bet specifiškai, palikite temą, kad skaitytojas galėtų greitai nustatyti, kas yra atmintinė. Jei nėra konkretaus gavėjo, galite palikti šią informaciją.
Pirmoje pastraipoje aiškiai ir konkrečiai nurodykite pranešimo tikslą. Pabandykite tai padaryti vienu ar dviem sakiniais.
Parašykite trumpą diskusijų skyrių, kad paaiškintumėte pagrindinę rekomendaciją arba atmintinės prašymą. Kadangi tai yra neoficialus pranešimas, galite tiesiog nurodyti rekomendaciją. Jums nereikia įtraukti daug patvirtinamųjų įrodymų, faktų ar kitos informacijos, nes norite būti trumpas. Šis skyrius turėtų būti glaustas ir iki galo, ir jis turi veiksmingai perteikti pastabą ir papasakoti skaitytojui, ką daryti toliau.
Aiškiai nurodykite, ką skaitytojas turėtų atlikti toliau trumpame rekomendacijos ar uždarymo skyriuje. Nors atmintinė yra neformali, vis dar svarbu pateikti aiškią poziciją ir rekomendaciją.
Patarimai
-
Laikykite viską trumpai neoficialiame pranešime. Trumpai ir aiškiai parašykite kuo mažiau žodžių.
