Žinodami savo auditoriją, svarbu rašyti laišką, kuriame pristatoma jūsų įmonė ar organizacija. Jūsų ketinimas yra dar vienas svarbus faktas, rašant efektyvų verslo ryšį, kuris perteikia jūsų skaitytojui jūsų organizacijos tikslą ir struktūrą. Įvado laiško paskirtis - nuo jūsų įmonės atvykimo į bendruomenės žemėlapį iki labdaros organizacijos, prašančios paramos iš donorų ir savanorių.
Įtraukite įvadinį laišką, kad galėtumėte įdarbinti savo įmonės aukščiausio rango vykdomąjį direktorių, taip pat ką nors, kas yra susipažinę su rinkodaros koncepcijomis, arba darbuotoją, atsakingą už organizacijos rinkodarą. Jūsų įmonės vykdytojas ar steigėjas gali sužinoti apie įmonės tikslą ir kodėl jis buvo įkurtas ir jūsų rinkodaros guru gali paaiškinti, kaip kreiptis į įmonės klientų bazę.
Balsuokite už geriausią įvedimo laiško formatą. Jei jūsų organizacija turi stiprią socialinės žiniasklaidos tinklą ir klientų bazę, kuri teikia pirmenybę tradiciniam bendravimui, parengite dvi įvadinio laiško versijas. Sukurkite vieną pranešimą, kuris yra virusinis ir kitas, kuris yra tinkamesnis spausdinimui.
Sukurkite savo pirmą pastraipą su auditorija. Apeliacinis skundas filantropams, turintiems atvirumą, pavyzdžiui, „Kasmet ABC fondas padeda tūkstančiams perkeltų moterų atstatyti savo gyvenimą“. Tačiau ateities verslo savininkai vertins verslumo nuosmukį nuo įvadinio, kuris paaiškina organizacijos nuolankius pradžios atvejus, pvz., „XYZ Corporation“ įkūrė Steve Wilson garažą kaip hobis prieš du dešimtmečius, kol vidutinis amerikietis galėjo sau leisti namų kompiuterį. “ Jei norite apibūdinti savo organizacijos kilmę ar pamatą, naudokite likusį savo pirmąją pastraipą.
Parodykite antrąją savo įvadinio laiško dalį, kad paaiškintumėte, ką daro jūsų įmonė ar organizacija - jei mokote nepakankamai dirbančius ar bedarbius, aprašykite, kokių tipų mokymai teikiami. Taip pat, jei parduodate produktus pasaulinėse rinkose, apibūdinkite daugelį šalių, kurias jūsų įmonė daro, platindama savo gaminius klientams visame pasaulyje.
Trečioje pastraipoje sukurkite savo organizacijos struktūros vaizdą. Venkite tiesiog nuorodos į organizacinę schemą - jūsų įvadiniame laiške neturėtų būti priedų. Apibūdinkite vadovų vadovų komandą ir kaip kiekvienas komandos narys dalyvauja kuriant įmonės strategiją. Pasakykite savo skaitytojams apie savo įmonės padalinių funkcijas ir apie tai, kaip departamentai bendrauja. Pripažinkite savo žmogiškąjį kapitalą; paaiškinkite, kaip jūsų darbuotojų kvalifikacija ir kompetencija bei kaip jie prisideda prie organizacijos sėkmės. „XYZ korporacijos darbuotojai turi 75 metų patirtį kompiuterių tinklų ir programinės įrangos kūrimo srityje“ - tai pavyzdys, kaip pripažįstama jūsų darbuotojų profesinė patirtis.
Pakeiskite savo raštą ketvirtoje pastraipoje, pakartodami savo įvado tikslą. Jei esate naujokas verslo bendruomenei, pakvieskite klientus ir net kitas įmones sustoti savo parduotuvėje arba apsilankykite svetainėje. Dėl įvadinio laiško, kuriame prašoma dovanoti, pakartokite savo organizacijos tikslą, praeities sėkmę ir paprašykite dovanų. Įtraukite savo skaitytojus daugiau sužinoti apie savo įmonę ir organizaciją.
Paruoškite savo įmonės aukščiausio rango vykdomojo ar organizacijos vadovo parašo eilutę. Jei tai įmanoma, paruošite laiško kopijas individualiems ir originaliems parašams - jie prideda šiltą, asmeninį ryšį su verslo ryšiais.
