Dauguma įmonių parengia metinį verslo planą, kuriame yra finansinė prognozė, dar vadinama įmonės biudžetu. Šis planas arba biudžetas yra valdymo priemonė, leidžianti strategiškai vadovauti įmonei. Jame parodoma, kokių veiksmų reikia imtis pasirinktoms strategijoms įgyvendinti - ir kiek šie veiksmai ar veiksmai kainuos, ir prognozuoja pajamas ir pelną, kuriuos tikimasi pasiekti įgyvendinant. Kai faktiniai finansiniai rezultatai tampa prieinami, paprastai kiekvieno mėnesio pabaigoje, šie rezultatai palyginami su biudžeto skaičiais, pateiktais biudžeto palyginimo ataskaitose.
Paruošimas
Faktinius finansinius rezultatus rengia įmonės apskaitos skyrius. Biudžetai gali būti rengiami ir apskaitoje, arba gali būti specializuotas finansų planavimo ir analizės skyrius, atsakingas už biudžeto rengimą. Biudžetai suprojektuoti taip, kad būtų tokie patys kaip ir mėnesinės apskaitos ataskaitos, todėl faktinių rezultatų palyginimas su biudžetu yra paprastesnis. Šios sistemos paprastai yra automatizuotos, todėl, įvedus biudžeto duomenis, palyginimo ataskaitos bus automatiškai sukurtos, kai tik bus gauta apskaitos informacija.
Vertė
Skirtumai tarp biudžetinių ir faktinių skaičių atskleidžia svarbią informaciją įmonės vadovybei apie tai, kaip verslas veikia. Idealiu atveju biudžetas buvo kruopščiai parengtas, kad būtų galima kuo tiksliau prognozuoti, ką bendrovė galės pasiekti per ateinančius metus. Kai biudžeto palyginimo ataskaitos rodo didelius skirtumus, tai reiškia, kad biudžeto sudarymo prielaidos buvo klaidingos, arba verslo aplinka pasikeitė nuo to, kas buvo tikėtasi. Biudžeto palyginimo ataskaitos leidžia vadovybei greitai nustatyti, kur yra problemų.
Analizė ir aiškinimas
Didelėse įmonėse, turinčiose daug departamentų ir padalinių, pateiktų apskaitos ataskaitų apimtis gali būti didžiulė, o tai reiškia, kad biudžeto palyginimo ataskaitų apimtis taip pat yra didelė. Apskaitos ar finansų darbuotojai atlieka šiuos duomenis ir parengia suvestines ataskaitas vyresniajai vadovybei peržiūrėti. Šiuose pranešimuose, parengtuose kiekvieną mėnesį, pateikiamas pasakojimas apie rezultatus ir svarbiausių skirtumų priežasčių analizė. Ataskaitoje pateikiamos diagramos ir grafikai, iliustruojantys pagrindines tendencijas, kurias aukščiausiajai vadovybei reikia peržiūrėti ir aptarti. Jei išlaidos yra didesnės už biudžetą, analitikai, atsakingi už biudžeto palyginimo ataskaitų rengimą, turi daug kartų grįžti į apskaitos žurnalų įrašus tam laikotarpiui, kad atskleistų konkrečias nukrypimų priežastis. Analizuojant pajamų skirtumus, reikia nustatyti, ar vieneto pardavimas buvo mažesnis už biudžetą, ar vidutinė vieneto kaina buvo mažesnė nei tikėtasi.
Korekciniai veiksmai
Peržiūrėjus biudžeto palyginimo ataskaitas, vyresniosios vadovybės turi nustatyti, ar skirtumai yra pakankamai reikšmingi, kad būtų galima imtis taisomųjų veiksmų. Viena problema yra tai, ar dispersijos buvo vienkartiniai neįprasti įvykiai ar pasikartojančio modelio dalis. Jei vieno produkto pardavimai keliems mėnesiams nukris žemiau biudžeto, rinkodaros strategija gali būti pakeista, kad gautų pardavimus atgal. Kita vertus, pajamų trūkumas gali būti susijęs su veiksniais, nepriklausančiais nuo įmonės gebėjimo kontroliuoti, pavyzdžiui, į bendrą ekonomikos nuosmukį. Tokiu atveju atsakymas galėtų būti biudžeto išlaidų sumažinimas, siekiant artimiausiais mėnesiais sumažinti skirtumą tarp biudžeto ir faktinių rezultatų.Aukščiausia vadovybė sprendžia didesnes nei biudžete numatytas išlaidas, susitikus su vadovais, kurių skyriai buvo atsakingi už skirtumus ir klausia, kodėl jie įvyko.
