Rašydami keliems žmonėms, kuriuos sudaro direktorių valdyba, nėra sunkių ir greitų taisyklių, o tai reiškia, kad turite kelias galimybes elgtis su jūsų laišku. Paprastai vieną raštą paruošsite, kai lenta yra tokia didelė, kad kiekvienam direktoriui bus sunku kreiptis. Mažesnėms lentoms galite parašyti atskirą laišką kiekvienam asmeniui ir naudoti „anglies kopiją“, kad būtų nurodyti kiti gavėjai.
Rašant į didelę valdybą
Jei valdybą sudaro penki ar daugiau asmenų - šis skaičius yra orientyras, o ne taisyklė - yra įprasta rengti vieną laišką, skirtą valdybai kaip grupei ir išsiųsti jai vadovaujančiai įmonei. Štai pavyzdys:
Direktorių valdyba
ABC Property Corporation
123 „City Street“
San Franciskas, CA 94105
Jūsų sveikinimas turėtų būti skaitomas „Gerbiamoji valdyba:“ arba „Gerbiami valdybos nariai“, po kurios eina dvitaškis, o ne kablelis. Jei esate įmonės savininkas ar kitas valdybos narys, tai priimtina naudoti neoficialų pasveikinimą „Gerbiamoji valdyba“ arba „Gerbiami visi“.
Platinimo bloko naudojimas
Kadangi daugelis lentų susitinka retai, galbūt kartą per mėnesį, galbūt norėsite išsiųsti grupės laiško kopiją kiekvienam atskiram valdybos nariui savo namų ar nuolatinio verslo adresu. Tai užtikrina, kad jūsų laiškas būtų perskaitytas ir gali būti taikomas prieš kitą valdybos posėdį. Norėdami tai pasiekti, laiško pabaigoje užrašykite platinimo bloką, kuriame nurodomas kiekvieno valdybos nario vardas ir adresas. Spausdinkite kelias laiško kopijas ir išsiųskite kopiją kiekvienam platinimo sąraše esančiam asmeniui.
Rašant į mažąją valdybą
Kai kreipiatės į mažesnę valdybą, pvz., Su trimis ar keturiais direktoriais, turite nurodyti kiekvieną gavėją pagal pavadinimą. Dabar jūsų adreso blokas atrodo taip:
Robin Birch, pirmininkas
Ponas Jack Haslam, direktorius
Olivia Blower, direktorė
ABC Property Corporation direktorių valdyba
123 „City Street“
San Franciskas, CA 94105
Tuomet jūsų sveikinimas turėtų nurodyti direktorių vardus tokiu pačiu būdu kaip adresų blokas: „Mieli ponia Birch, p. Haslam ir dr. Pūstuvas:“ Gerai naudoti vardus, jei gerai žinote gavėjus ir tai yra jūsų įprastas ryšio būdas. Etiketas reikalauja, kad kiekvienam asmeniui atsiųstumėte atskirą laišką, todėl spausdinkite ir pasirašykite kiekvieno gavėjo raidės ir voko originalą.
Naudojant CC žymėjimą
Jei valdybos nariai yra skirtingais adresais, tikslinga kiekvienam gavėjui parašyti atskirą laišką. Čia turėtumėte naudoti „mandagumo kopiją“ arba „anglies kopiją“, kad kiekvienas gavėjas žinotų, kas dar gavo laišką. Padarykite tai pridėdami raidžių „cc:“, po kurių rašykite kitų gavėjų pavadinimus raidės apačioje, iškart po savo parašu ir atspausdintu pavadinimu. Pateikiamas formatavimo pavyzdys:
Robin Birch, pirmininkas
ABC Property Corporation direktorių valdyba
123 „City Street“
San Franciskas, Kalifornija 94105
Gerb. P. Birch:
Laiškas
Pagarbiai
Tavo vardas
CC: p. Jack Haslam, dr. Olivia Blower
Antrajam laiškui kreipkitės į „p. Jack Haslam“, kuris buvo pateiktas „Ms. Robin Birch ir Dr. Olivia Blower“ ir pan. Tai gera idėja ištaisyti visas savo kopijas, kad įsitikintumėte, jog įtraukėte teisingus gavėjo ir mandagumo kopijų pavadinimus.
