Visi susitikimai ar projektai yra sėkmingesni, jei užduotys priskiriamos posėdžio metu ir baigiamos ne susitikime. Laikydamiesi paprastos 3W (kas, kas ir kada) formulės susitikimams, padidėja tikimybė, kad darbas bus pasiektas ne susitikimo metu ir laiku. Tinkamas veiksmų priskyrimas gali sumažinti problemas, susijusias su tolesniu veiksmu. Geras veiklos uždavinys padės išbandyti geras idėjas ir problemų sprendimus, taip pat įgyvendinti visus susitikimo metu priimtus sprendimus.
Elementai, kurių jums reikės
-
Popierius arba žymeklio plokštė
-
Pen arba Dry-Erase žymekliai
Prieš posėdžio pabaigą patikrinkite visus susitikime nustatytus veiksmus ir nustatykite, ar reikia ir papildomų užduočių. Pradėkite nuo KAS šie veiksmai yra. Paklauskite grupės „Kokie veiksmai mums reikia, kad galėtume pasiekti puikių projekto rezultatų?“ Tai padeda grupei suprasti, ką reikia padaryti ir kodėl tai svarbu projektui ar komandai. Formuluodami veiksmo elementą būtinai naudokite veiksmo veiksmažodžius ir būkite pasirengę pateikti išsamią informaciją apie tai, kas iš tikrųjų būtina, kad veiksmas būtų tinkamai atliktas.
Tada pereikite prie PSO, kas atliks kiekvieną veiksmą, paprašydama grupės „Kas yra geriausi žmonės šiems veiksmams atlikti“? Kiekvienas veiksmas turi būti suteiktas žmogui arba jis nebus atliktas. Tai Kas yra komanda ar projekto narys, sutinkantis būti atsakingu ir atskaitingu už visą veiklą, reikalingą priskirtam veiksmui atlikti. Veiksmas gali būti priskirtas geriausiam kvalifikuotam asmeniui ar pogrupiui, arba kažkas susitikime gali savanoriškai imtis veiksmų. Jei veiksmas yra priskirtas kitam už susitikimą nesusijusiam asmeniui, kas nors susitikime turėtų būti atsakingas už tai, kad asmuo, kuris nėra susitikimas, paaiškintų priskirtą veiksmą.
Atlikite WHEN dalį prieš perkeldami veiksmus ir pasibaigus atidėjimui. Paklauskite grupės „Kada šie veiksmai turi būti atlikti, kad galėtume užbaigti savo projektus laiku?“ Kiekvieno veiksmo terminas turi būti faktinė kalendorinė diena, kai komanda turi užbaigti veiksmus, kad komanda ar projektas galėtų atlikti savo darbą. Tai niekada neturėtų būti palikta tuščia arba parašyta kaip ASAP, nes data užtikrina, kad kas nors yra atsakingas už veiksmų atlikimą laiku. Priskirdami datą, veiksmą priimantis asmuo galės suplanuoti naują užduotį su kitu darbu ir galės nustatyti, ar gali būti pagrįsta priežastis, kodėl veiksmas gali būti užpildytas iki pageidaujamos datos prieš tai vėlai.
Po susitikimo įrašykite 3W veiksmus į susitikimo įrašus ir platinkite visiems, kurie dalyvavo susitikime arba gavę veiksmą. Šiame dokumente dokumentuojami visi veiksmai ir kas yra atsakingas, taip pat kai reikia imtis veiksmų.
Patarimai
-
Jei bus surengtas tolesnis susitikimas, kai minėtam susitikimui išsiunčiamas priminimas, apima visus veiksmus, kurie turi būti atlikti iki tos datos, taip pat įprastos posėdžio detalės.
