Jūsų atsiskaitymo sistema gali būti tokia pat pradinė kaip rašiklis ir antraštis arba taip pat sudėtinga, kaip kompiuterinė ir programinė įranga, sukurta valdyti viską nuo apskaičiavimo iki pareiškimų išsiuntimo. Be biblinių laikų baimės, pagrindinės atsiskaitymo sąvokos nepasikeitė. Vis dar yra paslaugų teikėjas, paslaugų vartotojas ir mokestis, kuris susieja santykius.
Atsiskaitymas prasideda nuo žmonių
Jūsų darbuotojai sukuria kiekvieno kliento profilį kaip pirmąjį žingsnį kurdami individualią atsiskaitymo sistemą jūsų įmonei. Duomenų darbuotojai renka vardus, atsiskaitymo adresus ir sąlygas, pagal kurias renkami mokesčiai. Jei dalyvauja trečioji šalis, pavyzdžiui, draudimo bendrovė, ši informacija taip pat užtikrinama. Klientai gali paprašyti, kad jie atsiskaitytų tiesiogiai arba padengtų mokesčius kredito kortele.
Duomenų įvedimas ir tikrinimas
Klientų pateikta informacija įvedama į programinę įrangą arba įrašoma rankiniu būdu. Kredito balų ir draudimo bendrovės aprėpties patikrinimas gali būti atliktas telefonu arba interneto svetainėje. Jūsų personalas gali turėti prieigą prie slaptos informacijos, pvz., Kredito balų, kad sukurtų pilną savo atsiskaitymo sistemos profilį, nes kai kurie klientai gali norėti sumokėti savo skolą dalimis.
Kodavimo sąskaitos
Nesvarbu, ar jūsų verslas apmokės vieną paslaugą (konsultaciją), ar daugybę paslaugų (konsultacijų, laboratorinių mokesčių, medžiagų ir pan.), Kodavimo sistemos sukūrimas kiekvienai paslaugai ir produktui suskirstyti yra būtinas norint sekti pinigus. Pavyzdžiui, dantų pacientas gali būti apmokestintas už valymą, tačiau mokestis, jei stomatologas atlieka procedūrą, o ne higienistą, nėra tas pats, taigi du kodai naudojami atsiskaitymo tikslais. Vienas kodas gali reikšti aukso karūną, o kitas - pigesnis porceliano dangtelis. Kodai atliekami dvigubai, todėl galite sekti išlaidas ir kategorijas, kad visada žinotumėte, kiek laiko ir išteklių išleidžiama.
Išrašomos sąskaitos
Turite keletą būdų, kaip nustatyti atsiskaitymo sistemą. Kai kurie verslo savininkai kiekvieną klientą atsiskaito tą pačią dieną kiekvieną mėnesį. Jei nenaudojate kompiuterio šiam darbui tvarkyti, prasminga ši seka. Be to, jūsų elektroninė atsiskaitymo sistema gali leisti rūšiuoti klientus pagal „aptarnavimo datą“. Pavyzdžiui, liepos 10 d. Paslauga automatiškai generuos pareiškimą 10 rugpjūčio mėn., Naudodama standartinius 30 dienų atsiskaitymo ciklus. Grynųjų pinigų srautas gali būti geriau teikiamas išsiunčiant ataskaitas per kelias dienas nuo atliktos paslaugos. Sąskaitų klientams galite naudoti tiek sraigių paštą, tiek elektroninį atsiskaitymą.
Sąskaitos yra stebimos
Pažymėjimų sąskaitos, atsiradusios pasibaigus terminams, yra svarbios kiekvienos įmonės atsiskaitymo sistemos dalies. Mokėjimo priminimai, suderinti su „nesumokėtų“ mokesčių priskyrimu, yra dar vienas naudingas kompiuterinių atsiskaitymo sistemos palaikymas. Arba jūsų apskaitos personalo nariai gali naudoti „karšto failo“ sistemą, kurioje pateikiamas einamųjų datų sąrašas, kuriuo skambinama telefonu, primindama klientams mokėti sąskaitas faktūras po to, kai praėjo terminas.
Surinkimo paslaugos, auditas ir tarpininkai
Galbūt norėsite tvarkyti savo pačių surinkimo paslaugas, o ne naudoti išorės agentūrą, kuri prižiūrėtų nemokėjimo problemas. Periodinė savikontrolės praktika pagauna daugelio rūšių atsiskaitymo sistemos pažeidimus. Taip pat galite susieti su kliringo centru, įsteigtu rūpintis visais jūsų atsiskaitymo sistemos aspektais, nuo klientų kredito patikrinimų iki sąskaitų išrašymo. Šios paslaugos nėra pigios, tačiau, jei norėsite išrašyti sąskaitą, kompromisas gali būti vertas.
