Projekto būsenos ataskaitos yra kontroliniai dokumentai visiems, kurie bando valdyti projektą, nesvarbu, ar tai yra vieno asmens darbas, ar kitas, kuriame dalyvauja šimtai žmonių keliose vietose. Projekto būklės ataskaita tarnauja kaip glausta projekto pažangos santrauka, numatoma jo užbaigimo data ir kokie veiksmai buvo imtasi po to, kai buvo parengta paskutinė projekto būklės ataskaita. Jis padeda vadovams išlaikyti užduotis ir nustatyti problemas, kurios yra pakankamai anksti, kad būtų sukurta prasmingų sprendimų.
Projekto santrauka
Projekto būklės ataskaita paprastai prasideda trumpu svarbių projekto elementų aprašymu. Šioje dalyje arba bloke nurodomas projekto pavadinimas, ataskaitos data, kuris yra atsakingas už projektą ar jo valdymo departamentą, ir projekto tikslas. Ji taip pat gali apimti kontaktinę informaciją, pvz., Pagrindinių projekto komandos narių telefono numerius ar elektroninio pašto adresus. Tikėtina, kad šis skyrius projekto metu nebus labai pakeistas ir dažnai nukopijuojamas iš vienos būsenos ataskaitos į kitą, tik atnaujinant datą.
Pristatymai
Skyrius, kuriame aprašomi projekto rezultatai, yra raktas į projekto būklės ataskaitą. Šiame skyriuje turėtų būti išvardyti rezultatai ir pateikiami jų dabartiniai duomenys žodžio ar dviejų žodžių. Pavyzdžiui, gaminio paleidimo projekto lape gali būti tokių rezultatų kaip spausdinimo reklama, pardavėjo paleidimo šalis, prekybos parodų kabinos ekranas ir kainų lapo kūriniai. Šalia kiekvieno pristatymo projekto vadovas turėtų parašyti tokius dalykus kaip „pilnas“ arba „užsakytas“ arba „spausdintuve“. Tai yra projekto santrauka su detalesnėmis užduotimis, pateiktomis laiko skiltyje.
Laiko juostos
Užduoties grafikas yra projekto būklės ataskaitos elementas, kuris dažnai gauna daugiausia patikrinimų. Šiame skyriuje turėtų būti išsamiai aprašytas darbas, kuris buvo baigtas po paskutinės projekto būklės ataskaitos, koks darbas turi būti atliktas per kitą laikotarpį ir datas, kada numatoma atlikti užduotis. Daugelis projekto būklės ataskaitų tai pateikia tinkle, nurodydamos numatomo užbaigimo ir faktinio užbaigimo datas. Daugelis projektų vadovų pasirenka spalvų kodą šiam skyriui su skirtingomis spalvomis, atstovaujančiomis užduotis, kurios yra numatytos pagal tvarkaraštį, už tvarkaraščio, užpildytos arba užlaikytos.
Pastabos, rekomendacijos ir paaiškinimai
Projekto būklės ataskaitoje taip pat turi būti išvardytos visos raudonos vėliavos, keičiamos užklausos ar iššūkiai, su kuriais susiduria projektas. Tai vieta, kur galima išvardyti, kur gali prireikti papildomų išteklių arba kuriose bus pakeistos pristatymo datos. Šiame skyriuje taip pat galima nurodyti, kaip netikėti įvykiai paveikė projektą, pvz., Programinės įrangos problemos, pavėluotas pristatymas iš pardavėjo arba trūkumai. Kai kurie projektų vadovai atskirs šį skyrių nuo ataskaitos ir įtrauks jį į atskirą dokumentą, kurį jie prideda prie projekto būklės ataskaitos.
