Kontaktų ataskaitoje dokumentuojamos visos temos, aptartos susitikimų, konferencinių pokalbių ir telefono skambučių metu. Vienas tokio kontaktinio pranešimo pavyzdys naudojamas lėšų rinkimo metu; jame apibendrinamos temos, kurias fondo plėtros specialistas aptaria su potencialiu donoru. Ataskaita padeda jums išsiaiškinti visus nesusipratimus ar klausimus apie tai, kurios šalys dalijasi informacija. Kontaktinės ataskaitos rašymas gali pasirodyti sudėtingas ir nenaudingas, tačiau ilgainiui jis gali sutaupyti laiko ir sumažinti nusivylimą.
Paklauskite visų susitikimo, konferencinio skambučio ar telefono skambučių vardų. Užrašykite juos popieriaus viršuje, kartu su susitikimo pradžios ir pabaigos data ir laiku.
Atkreipkite dėmesį į visus svarbius susitikimo aspektus, telefono skambutį arba konferencinį pokalbį.
Įveskite savo kontaktinę ataskaitą, nurodydami susitikimo pastabas. Įtraukti įmonės pavadinimą ir asmenį, atstovaujantį bendrovei, taip pat kitos įmonės pavadinimą arba jo atstovą.
Įrašykite datą ir susisiekimo priemones. Verslo atvejais dokumentuokite visų darbuotojų ar asmenų, dalyvavusių susitikime, pavadinimus; kas įvyko susitikime; kas sakė, kas; kokia informacija buvo aptarta ir kas buvo įvykdyta; kitas dalykas, apie kurį kalbėti, arba ar viskas buvo išspręsta; ir pirmuoju atveju - kito posėdžio data.
Peržiūrėkite kontaktinę ataskaitą ir įsitikinkite, kad nieko nėra. Pridėkite trūkstamų duomenų.
Siųskite kontaktinę ataskaitą el. Paštu, faksu arba paštu.
