Nuolat tobulėjant technologijai, viena iš naujausių XXI amžiaus tendencijų buvo vadinamasis popierius be biuro. Elektroninis biuras iš tikrųjų nėra visiškai kompiuterizuotas, bet naudoja mažiausiai popieriaus ir konvertuoja kiek įmanoma daugiau dokumentų į skaitmeninę formą. Elektroninis biuras turi tiek privalumų, tiek trūkumų, kuriuos abu turėtų apsvarstyti organizacija, atsižvelgdama į perėjimą nuo įprastos apskaitos.
Sudėtingesnis ir efektyvesnis
Skaitmeniniai failai reikalauja daug mažiau fizinės vietos nei popieriniai failai ir yra daug lengviau tvarkomi. Be to, archyvuoti skaitmeniniai failai yra daug lengviau prieinami nei archyvuoti popieriniai failai. Skaitmeniniai failai gali būti lengvai bendrinami tarp daugelio vartotojų vienu metu ir pasiekiami iš atokių vietų, didinant darbo efektyvumą.
Envionmentally Conscious
Mažiau popieriaus failų reiškia mažiau popieriaus, naudojamo kopijoms kopijuoti ir bendrai tvarkyti. Dėl šio veiksnio daugeliu atvejų kompiuterinis biuras tampa ekologiškesnis. Internetinių žurnalų ir kitų leidinių leidyba skaitmeniniu būdu reiškia dažų, kuriuose yra sunkiųjų metalų, tirpiklių ir kitų aplinkai kenksmingų medžiagų, pašalinimą.
Programinės įrangos ir techninės įrangos problemos
Elektroninis biuras yra tik toks pat veiksmingas, kaip ir programinė įranga bei aparatūra, naudojama įrašams saugoti, leidžia darbuotojams. Programinės įrangos klaidos ir įrangos gedimai gali sukelti didelių sutrikimų elektroninio biuro veikimui. Susirūpinimą kelia ir kompiuterizuotos biuro programinės ir techninės įrangos priežiūra; informacinių technologijų (IT) darbuotojai ar konsultantai dažnai yra būtini, taip pat technikai, kad jie reguliariai aptarnautų techninę įrangą.
Duomenų įvedimo klaidos ir mokymosi kreivės
Kaip ir bet kuriam pereinamajam laikotarpiui, perėjimas prie kompiuterizuotos biuro dažnai apima mokymosi kreivę, ypač biuro aplinkoje, kurioje darbuotojai jau nėra kompiuterio išminties. Duomenų įvedimo klaidos gali būti brangios ir gali sukelti didelių problemų. Be to, duomenų įvedimo ir registravimo klaidos gali lemti netinkamą kategorijų registravimą, todėl vėliau jas rasti sunku arba neįmanoma.
Saugumo problemos
Skaitmeniniai įrašai gali būti apsaugoti nuo neteisėtos prieigos, įsilaužimo ar darbuotojų apsaugos. Ypač su slaptais teisiniais ir medicininiais įrašais duomenų praradimas gali lemti didelę atsakomybę už susijusią įmonę, ypač jei tai susiję su aplaidumu. Skaitmeninių įrašų šalinimas kelia ypatingų sunkumų, ypač bendroje tinklo aplinkoje. Paprasčiausiai ištrinant failą nėra visiškai ištrintas skaitmeninis įrašas, o dokumento perkėlimas į šiukšlių dėžę neleidžia kitam asmeniui vėliau nuskaityti popieriaus.
