Sąskaitų faktūrų generavimas ir siuntimas gali būti daug laiko reikalaujantis procesas. Vis dėlto tai nėra procesas, kuris turėtų būti praleistas arba ignoruojamas. Tinkamai parengta sąskaita faktūra padeda įmonei gauti mokėjimą ir suteikia teisinę apsaugą abiem šalims. Jei kada nors gausite vidaus audito tarnybos auditą, jūsų sąskaitų faktūrų išrašymo sistema gali pagrįsti jūsų praneštas pajamas.
Sąskaitų faktūros pagrindai
Kai pardavėjas nori gauti už prekes ar paslaugas, jis siunčia sąskaitą faktūrą. Sąskaita yra dokumentas, kuriame išsamiai aprašomi verslo sandorio finansiniai komponentai. Sąskaitoje yra pirkėjo ir pardavėjo vardas, pavardė ir kontaktinė informacija, paslaugų ar prekių aprašymas, vieneto kaina ir bendra mokėtina suma. Sąskaitose paprastai nurodoma mokėjimo data, sąskaitos numeris ir pageidaujamas mokėjimo būdas.
Mokama
Sąskaitos faktūros padeda bendrovei sumokėti visą sumą ir sumokėti laiku. Gali būti sunku sumokėti be tinkamos sąskaitos. Bendrovės paprastai reikalauja gauti išsamią sąskaitą faktūrą prieš išmokant mokėjimus. Mokėjimo sąlygos gali padėti įmonei greitai surinkti gautinas sumas. Pavyzdžiui, bendrovė gali pasakyti, kad mokėjimas turi būti atliktas gavus 30 dienų nuo gavimo arba 60 dienų gavimo. Įtraukiant vėlyvą mokestį už sąskaitą faktūrą, pavyzdžiui, kad pavėluoti mokėjimai apmokestinami 20 JAV dolerių, taip pat gali padėti užtikrinti greitą mokėjimą.
Teisinių teisių nustatymas
Sąskaitose faktūrose pateikiami įrodymai, kad produktai ir paslaugos yra pristatomos, o įmonės turi teisę į mokėjimą. Tuo atveju, jei klientas nemoka, bendrovė gali naudoti sutartis ir sąskaitas, kad teismui teisėtai įrodytų, jog jis yra mokėtinas. Be to, bendrovė gali saugoti sąskaitas faktūras ir sumas, sumokėtas rangovams ir pardavėjams, kad įsitikintų, jog ji įvykdė sutartinius įsipareigojimus dėl mokėjimo.
Audito įrodymai
Net jei darote viską teisingai, visada yra galimybė, kad jūsų verslą galėtų patikrinti IRS. Audito metu IRS nori užtikrinti, kad tinkamai pranešėte apie visas per metus gautas pajamas. Jei turite organizuotą nuosekliai sunumeruotų sąskaitų faktūrų sistemą, IRS turi daugiau pasitikėjimo, kad jūs visiškai ir teisingai pranešėte apie pajamas. Jei sąskaitos faktūros yra netikslios ar neegzistuoja, įrodinėjimo pareiga yra parodyti, kad neslepiate jokių pajamų.
