Susitikimai gali būti plekšnę be tinkamo planavimo, net ir su aiškiu tikslu ir atitinkamais dalyviais. Naudojant darbotvarkę susitikimui planuoti gali būti lengviau surinkti ir veiksmingai spręsti pagrindinius klausimus ar temas. Išankstinis planavimas suteikia tiems, kurie lanko susitikimą, žinoti, ko tikėtis, laikas pasiruošti ir suteikia tvarką, kurioje bus aptariami dalykai. Kita priežastis, dėl kurios darbotvarkės yra populiarios, yra ta, kad jos taupo kiekvieną laiką.
Kas yra darbotvarkė?
Paprasčiau tariant, darbotvarkė yra sąrašas arba planas. Šiame sąraše pateikiamos temos ir problemos arba klausimai, kurie bus aptarti susitikimo metu. Yra įvairių darbotvarkės formatų; posėdžio tikslas ir tipas nustatys, kuris darbotvarkės formatas bus naudojamas. Paprastai naudojamų darbotvarkių tipai yra neformalūs, formalūs, prioritetiniai ir laiko nustatomi. Susipažinimas su kiekvienu darbotvarkės formatu leis jums efektyviai pasirinkti tinkamą jūsų poreikius atitinkantį tipą.
Neformalus ir oficialus
Neoficialioje darbotvarkėje iš esmės kalbama apie neoficialų sąrašą klausimų, kurie bus aptariami posėdžio metu ir dažnai būna sudėti į paskutinę minutę. Oficiali darbotvarkė seka labiau formatu. Į šį formatą įeina susitikimo tipas, išvardijamas susitikimo koordinatorius ir išvardijami visi dalyviai. Tada darbotvarkė vykdoma pagal konkretų užsakymą: kvietimas užsakyti, iškvietimas, minutės nuo paskutinio susitikimo, atviri klausimai, naujas verslas ir atidėjimas.
Prioritetai ir laikas
Prioritetinėse darbotvarkėse vadovaujamasi prioritetine sistema. Elementams suteikiamas užsakymas pagal grupei suvokiamą svarbą. Tuomet šios temos aptariamos šia tvarka. Laikina darbotvarkės yra susijusios su nustatytu posėdžio tvarkaraščio naudojimu - paprastai laiko laikytojas yra paskirtas padėti sustabdyti užduotį. Tokiu formatu darbotvarkė bus parengta laiko intervalais. Pavyzdžiui, 9: 30-9: 35: socializacija / pašildymas, 9: 35-9: 40: peržiūros tikslas ir norimas rezultatas, 9: 40-9: 50: peržiūrėkite minutes nuo paskutinio susitikimo.
Esmė
Kurdami darbotvarkę, nedvejodami prašykite kitų dalyvių. Dalyviai gali pateikti vertingų įžvalgų, kokias temas ar klausimus reikia aptarti. Tinkamų dalyvių priėmimas yra raktas į gerai suplanuotą ir sėkmingą susitikimą. Visose darbotvarkėse turėtų būti nurodytas sesijos tikslas; turėti aiškius norimus rezultatus; klasifikuoti darbotvarkės temas kaip dalijimąsi informacija ar informacijos apdorojimą; ir baigti temą ir aptarti tolesnius veiksmus.
