Efektyvus bendravimas su darbuotojais yra vienas iš iššūkių - būti vadovu. Skirtingai nuo asmeninio pokalbio, kuriame pranešimas gali būti pritaikytas jį gaunančiam asmeniui, kai kalbate su darbuotojais kaip visuma, turite kalbėti visiems tinkamu būdu. Tai gali būti ypač sunku, kai rašote neigiamą atmintinę, kuri yra labai svarbi arba kuri teikia blogas naujienas. Tokio atsitiktinio atminimo reikalavimas reikalauja, kad valdytojas būtų tiesioginis, bet ir taktiškas. Tikslas turėtų būti paskatinti savo darbuotojus pakeisti savo veiksmus, nesukeliant blogų jausmų.
Pirmiausia pateikite blogas naujienas. Rašant neigiamą atmintinę, paprastai geriausia patekti į blogas naujienas. Įtraukus reikšmingą kiekį pranešimų į pranešimą, yra keletas trūkumų: pirma, jis gali skambėti taip, kaip jūs sustojote; antra, kai kurie darbuotojai gali nustoti skaityti prieš pasiekdami atmintinę; ir, trečia, jei tikėtina, kad pranešimas bus pateiktas, daugelis darbuotojų vis tiek praleis įvedimą. Šio skyriaus tonas turėtų būti paprastas ir aiškiai išdėstyti faktai. Stenkitės išvengti pykčio ar pernelyg negatyvumo.
Pasiūlyti skatinimą. Nustačius blogas naujienas, perkelkite savo atmintinės toną ir fokusą taip, kad jis būtų šiek tiek optimistiškesnis. Jei jūsų laiškas buvo kritiškas, pasiūlykite pagirti ir paskatinti žodžius. Jei pateikėte nemalonių naujienų, pabrėžkite teigiamą. Jūsų, kaip vadovo, darbo tikslas - vadovauti, užduotis, kuri niekada nėra gyvybiškai svarbi nei sunkumų metu.
Pateikite sprendimą. Vienas iš dilemų, su kuriomis darbuotojai dažnai susiduria, kai gauna neigiamą pranešimą, nežino, kokių veiksmų jų vadovas nori, kad jie dabar imtųsi. Trečioje ir paskutinėje laiško dalyje nurodykite aiškią veiksmų kryptį, kurią darbuotojai gali imtis siekdami pagerinti padėtį. Šis nurodymas turėtų būti aiškus žingsnis darbuotojams ir turėtų būti pateiktas optimistiškai.
Skaitykite jį garsiai. Prieš siųsdami atmintinę, turėtumėte jį peržiūrėti ir tada skaityti garsiai. Pirmiausia perskaitykite jį sau ir tada bent vienam kitam asmeniui, kuris gali pateikti atsiliepimus. Klausykitės savo žodžių pasirinkimo ir pabandykite išgirsti bet kurią kalbą, kuri gali būti neteisingai interpretuojama. Atlikę šiuos pataisymus, laiškas turėtų būti gramatikos, skyrybos ir rašybos korektūra, kad jūsų darbuotojai parodytų, jog parašėte laišką atsargiai.
