Paprastai viešajame sektoriuje naudojami informaciniai dokumentai yra trumpi dokumentai, kuriuose pateikiamos konkretaus klausimo santraukos ir siūloma veiksmų eiga. Verslo aplinkoje vykdomasis padėjėjas gali naudoti informacinį dokumentą, kuris informuoja generalinį direktorių apie klausimą, kuris bus aptartas, pavyzdžiui, kitame valdybos posėdyje. Tokiu atveju generalinis direktorius gali norėti sužinoti klausimo aplinkybes ir kontekstą bei visus tolesnius veiksmus, kad ji galėtų aptarti specifiką su valdybos nariais. Jei norite parašyti informacinį popierių, skirtą jūsų verslui, būtinai laikykite jį tiksliai ir glaustai.
Informacinio popieriaus formatas
Kaip rodo pavadinimas, informaciniai dokumentai turi būti trumpi. Paprastai popierius turi būti saugomas dviem puslapiais, kad jį būtų lengva skaityti ir įsisavinti. Informacinio dokumento tikslas - informuoti gavėją apie sudėtingą problemą, pateikti kontekstą aukštu lygiu ir pateikti rekomendacijas, ką daryti toliau. Tai padeda jam suprasti svarbiausius dalykus, kad galėtų priimti būtinus sprendimus ar atlikti bet kokias susijusias užduotis. Informaciniai dokumentai yra parašyti aiškia, paprasta kalba ir dažnai įterpiami taškai, o ne tankūs punktai, todėl juos lengva nuskaityti.
Informacinio dokumento pradžia
Įtraukite pavadinimą, kuriam jūs rašote informacinį dokumentą, dabartinę datą ir informacinio pranešimo temą viršuje. Daugelis informacinių pastabų prasideda skiltyje „Tikslas“, kuriuo nurodoma užrašo priežastis. Tai padės įspėti skaitytoją, kodėl ši informacija jiems yra svarbi.
Šio dokumento tikslas - informuoti prezidentą apie informaciją, susijusią su policijos incidentu mūsų Saint Louis biure rugsėjo 3 dieną. Kadangi incidentas tapo nacionaline žinia, prezidentas gali gauti žiniasklaidos narių klausimus.
Be to, kai kurie informaciniai pranešimai prasideda skyriuje „Problemos“, kurioje galite įtraukti visas problemas, kurias reikia išspręsti.
Pagrindinis informacinio dokumento organas
Informaciniame dokumente turėtų būti pateikiamas skirsnis „Pagrindiniai aspektai“, kuriame galite atkreipti dėmesį į problemos kontekstą ar foną ir visą reikiamą informaciją, kurią skaitytojas turėtų žinoti.
Ką reikia apsvarstyti: nusikaltėlis nėra ir niekada nebuvo šios įmonės darbuotojas. Jis veikė vienas, be jokios pagalbos mūsų įstaigoje. Nors darbuotojai atidarė saugias duris, jie tai darė priverstinai ir pagal saugos procedūras. Šventojo Liudviko policijos departamentas bus apdovanotas trimis darbuotojais už jų drąsą, padedant nuslopinti kaltininką.
Toliau aprašykite siūlomą veiksmų seką skyriuje „Kitas žingsnis“. Čia galite įtraukti galimus rezultatus ir scenarijus, remiantis turimais sprendimais.
Pagalba suteikiant atsakymą
Kai kuriuose informaciniuose dokumentuose taip pat yra „Kalbėjimo pastabos“. Čia galite įtraukti konkrečius klausimus, kuriuos skaitytojas turėtų aptarti, jei jie kalba ar rengia susitikimą, susijusį su aptariama tema. Užuot rašę kalbą, kurią jie turėtų perskaityti, geriau įtraukti trumpus taškus su temomis, kurias jie turėtų paminėti. Tai padės jiems paaiškinti klausimą savo žodžiais.
Savo informacinio dokumento pabaigoje įtraukite savo kontaktinę informaciją, kad skaitytojas galėtų lengvai pasiekti jus, jei jie turi klausimų.
