Susitikimas gali būti apibrėžiamas kaip bendradarbiavimo darbo procesas, skirtas atsakyti į tai, kas, kodėl, kaip ir koks yra konkretus tikslas. Neefektyvių susitikimų charakteristikos apima pasyvius dalyvius ir anksčiau aptartų temų regurgitaciją. Efektyvūs susitikimai iš esmės yra priešingi. Efektyvūs susitikimai gali padidinti našumą, darbuotojų moralę ir pelną.
Funkcija
Penki veiksmingų susitikimų rengimo ir vykdymo etapai, taip pat žinomi kaip penki P, yra: tikslas, planas, dalyviai, dalyvavimas ir perspektyva, atkreipkite dėmesį į David Whetten ir Kim Cameron knygoje „Valdymo įgūdžių ugdymas“. susitikimas. Planas yra veiksmų eiga susitikimo metu. Dalyviai apima dalyvius ir tarpininkus. Dalyvavimas būtinas dalyviams ir koordinatoriams. Perspektyva yra tikslas, kurį siekia pasiekti susitikimas, ir sutarčių, sudarytų iš susitikimo, santrauka.
Įrankiai
Žaidimai yra viena iš efektyviausių įrankių sėkmingiems susitikimams vykdyti. Rekomenduojami greiti, nebrangūs, pritaikomi, mažos rizikos ir dalyvaujantys žaidimai. Brainstorming yra dar viena priemonė, naudojama rinkti informaciją ir paaiškinti problemą ar situaciją. Kitos veiksmingų susitikimų priemonės apima klausimynus, apklausas, interviu ir darbalapius.
Charakteristikos
Efektyvūs susitikimai yra įsivaizduojami, dalyvaujantys, novatoriški ir patrauklūs. Jie prasideda ir baigiasi laiku. Kažkas paskirta sekti protokolus ir darbotvarkę. Planuojamos pertraukos vyksta nustatytu laiku. Skatinamos aktyvios ir teigiamos diskusijos. Dalyviams leidžiama įvertinti posėdį. Efektyvūs susitikimai baigiami draugišku pranešimu su tarpininku, užtikrinančiu, kad tarp dalyvių būtų harmonija.
Dažnis ir trukmė
Peter Honey rašo knygoje „Pagerinti savo žmonių įgūdžius“, kad efektyvūs susitikimai idealiai vykdomi ne daugiau kaip kartą per savaitę, dažniausiai tiems patiems dalyviams. Sėkmingiausi susitikimai baigiami per valandą ir paprastai neviršija dviejų valandų.
Reikšmė
Prastai valdomi susitikimai neigiamai veikia darbuotojų moralę, kai kurie tampa skeptiški ir pesimistiški, o kiti tampa apatiški ir nepastebimi. Neveiksmingi susitikimai, pažymi Barbara J. Streibel knygoje „Vadovo vadovas veiksmingiems susitikimams“, kasmet kainavo įmonėms milijardus dolerių prarastomis galimybėmis ir prarastu laiku. Jie kenkia organizacijos įvaizdžiui, pabrėžia jo neveiksmingą valdymą ir mažina našumą. Efektyvūs susitikimai išsaugo du vertingiausius įmonės išteklius: laiką ir talentą. Bendradarbiaujantys ir veiksmingi susitikimai skatina darbuotojus.
