Kai kurie žmonės yra priskirti užduotį priimti protokolus susitikime, nes jie yra nepalanki užduotis.Tačiau veiksmingų posėdžių protokolų įsisavinimas ne tik padeda dalyviams suprasti klausimus, diskutuoti ir sutikti veikti, bet taip pat gali padėti kitiems, kurie nebuvo prieinami priimdami sprendimus. Negalima nuvertinti mokymosi, kaip įvaldyti šį rašymo įgūdį, galios ir efektyvumo.
Elementai, kurių jums reikės
-
Susitikimo darbotvarkė
-
Dalyvių sąrašas
-
Rašiklis arba pieštukas
-
Užrašų knygelė arba nešiojamas kompiuteris
-
Garso įrašymo įrenginys (pasirinktinai)
Pradėkite susitikimo protokolą viršuje rašydami susirinkimo pavadinimą, vietą, datą ir laiką, kada jis buvo surengtas.
Išvardinkite pakviestus dalyvius, kurie yra jų vardu, pavadinimu ir skyriumi, kuriuos jie atstovauja kartu su kviestais, bet nedalyvaujančiais. Taip pat išvardykite visų pakviestų svečių kalbėtojų ar pranešėjų pavadinimus.
Kiekvienai darbotvarkės daliai sukurkite poskyrį ir užsirašykite, nes diskusija susijusi su šia tema. Užsirašykite pagrindines diskusijas ir, jei įmanoma, pabandykite nurodyti asmens vardą, susietą su bet kuriais svarbiausiais klausimais.
Po diskusijų šia tema, užrašykite visus sutartus tolesnius veiksmus ar sprendimus, susijusius su šia darbotvarkės dalimi, kad į jį būtų įtraukti rekomenduojami veiksmai, kuriuos įvykdytų kas, data, atsakingi asmenys ar departamentas už įgyvendinimą ir tt Tai yra svarbiausia protokolo dalis procesą, nes bet kokie susitikimo veiksmų planai bus parengti iš šio skirsnio.
Jei iškyla bet kokių problemų ar diskusijų taškų, kurie nėra išspręsti, pridėkite juos prie atskiros minutės puslapių dalies, pavadintos „Neišspręstos problemos“. Susitikimo dalyviai gali juos peržiūrėti vėliau, o susitikimo priimančioji gali nuspręsti, kaip geriausiai tvarkyti šių elementų sprendimą.
Protokolo pabaigoje užsirašykite sutartą kitą posėdžio datą, laiką ir vietą kartu su kita informacija, kurios reikia dalyviams, kad jie žinotų, kaip ruošiasi kitai sesijai.
Galiausiai įsitikinkite, kad visi pakviesti dalyviai, neatsižvelgiant į tai, ar jie yra, ar ne, gauna protokolo kopiją. Tai puiki nykščio taisyklė bandyti pasidalinti minutes per 24–48 valandas po susitikimo. Tokiu būdu, jei kažkas yra netiksli arba kažkas buvo neteisingai užrašyta, jis gali būti ištaisytas, kai jis yra šviežias kiekvienam dalyvio protui.
Patarimai
-
Svarbu turėti tikslią lankomų asmenų sąrašą, nes vėliau gali būti svarbu žinoti, kas dalyvavo ir dalyvavo priimant svarbiausius sprendimus susitikime Visada nepamirškite parašyti tiek savo vardą, tiek datą, kurią kartu su byla užfiksavote vardo kelias, kur galima rasti minučių, jei kompiuteris saugomas elektroniniu būdu.
Įspėjimas
Tai gerai, jei norite trumpai apibūdinti, bet pabandykite ne parafrazuoti ar perteikti savo žodžių, komentarų ar nuomonių apie tai, ką jūs manote, kad kažkas pasakė, pajuto ar manė - parašykite protokolą, kaip asmuo jį nurodė.
