Nesvarbu, ar jūs tiesiog norėjote sekti savaitės darbuotojų susitikimų veiklą, ar jūsų bendraamžiai išrinko jus į labdaros fondo įrašų sekretoriaus biurą, labai svarbu, kad jums būtų aiškūs ir tikslūs įrašai apie tai, kas vyksta jūsų organizacijos susitikimų metu. Posėdžio protokolai yra oficialus aptartų ar atliktų klausimų registras. Todėl jie dažnai laikomi istoriniais dokumentais. Taigi, nepamirštama, kad svarbu priimti puikius posėdžio protokolus, o dalyviai įvertins jūsų dėmesį į detales ir profesionalumą.
Elementai, kurių jums reikės
-
Roberto užsakymo vadovo taisyklės
-
Narystės žurnalas
Pasirinkite susitikimo protokolų įrašymo būdą. Pasverkite juostos įrašymo privalumus ir trūkumus, rašydami užrašus ir rašydami duomenis rankiniu būdu susitikimo metu. Apsvarstykite nesėkmingą metodą, pvz., Dviejų iš šių metodų derinį. Pavyzdžiui, galite įrašyti susitikimą ir įrašyti užrašus ant nešiojamojo kompiuterio ar planšetinio kompiuterio.
Gauti „Roberto įsakymų taisyklių“ kopiją arba prisijungti prie šio primerio prisijungimo prie parlamentinės procedūros ir geriausios praktikos susitikimams surengti ir įrašyti. Ištirkite tinkamą susitikimų diskusijų, judesių, sekundžių, pasiūlymų, diskusijų ir balsavimo formatą. Jei įmanoma, susitikimo metu turėkite prieinamą knygos ar svetainės kopiją. Tai bus neįkainojama tuo atveju, jei nariai laukia jūsų atsakymų dėl tinkamo valdymo, elgesio, oficialių įrašų ir protokolų.
Formatuokite savo minučių įvadą ir struktūrą. Pvz., Pateikite savo susitikimo datą, laiką, pareigūnų pavadinimus, vietą ir tikslą. Posėdžio protokolai turėtų atspindėti laiką, kada susitikimas buvo iškviestas, taip pat laikas, kada jis buvo atidėtas. Oficialių susitikimų tikslas gali būti tik mėnesinis narystės susitikimas; tačiau, jei įrašote specialios narystės susitikimo minutes, įsitikinkite, kad jūsų minutės tiksliai atspindi, kad tai yra susitikimas, kurį organizacija paprastai nevykdo vykdydama įprastą veiklą. Daugelis viešojo sektoriaus organizacijų gali iškviesti specialius susitikimus, kuriuose aptariami konfidencialūs klausimai, pavyzdžiui, personalo klausimai, kuriems netaikomos tam tikros valstybės „Sunshine Law“ nuostatos.
Atsistokite, kai jus supažindins organizacijos pirmininkas ar grupės vadovas. Jei nėra oficialiai pristatytas, pristatykite save grupei ir paaiškinkite savo, kaip įrašų sekretoriaus ar užrašų gavėjo, vaidmenį. Pasakykite grupei, kokie metodai naudojami susitikimų diskusijoms užfiksuoti. Tokiu būdu nariai identifikuoja jus kaip asmenį, atsakingą už organizacijos oficialių dokumentų kūrimą ir priežiūrą, o tai ypač naudinga nariams, kurie nežino jūsų ar tų, kurie nėra susipažinę su organizacija ir jos praktika. Be to, jūsų įvadas tarnauja kaip pasiūlymas, kad dalyviai turi kalbėti garsiai, kad galėtumėte veiksmingai atlikti savo pastabas.
Paprašykite dalyvių pristatyti save, kol greitai pastebėsite jų pavadinimus ir kur jie sėdi. Tokiu būdu jūs neturite nuolat prašyti žmonių pakartoti savo vardus, kai įrašote judesius, sekundes ir diskusijų taškus. Pvz., Visada turėtumėte įrašyti judančio asmens vardą, asmenį, kuris jį paleidžia, ir asmenį, kuris prašo balsuoti dėl pasiūlymo. Kai kas nors kviečia balsuoti, jie paprastai sako: „Kreipkitės į klausimą“. Grupės vadovas paprašo narių balsuoti. Jei prieš balsavimą vyksta diskusija, užfiksuokite svarbiausias diskusijos dalis ir atkreipkite dėmesį į visus oficialius prieštaravimus. Jūsų pastabose, susijusiose su pasiūlymais ir balsavimu, taip pat turėtų būti pateikiami ayes, nays ir susilaikymo balsai.
Nepamirškite subjektyvių pareiškimų į savo pastabas. Negalima interpretuoti, ką garsiakalbis reiškia savo tonu, infliacija ar neverbaliniais ženklais. Posėdžio protokolai turi būti faktiniai ir objektyvūs - bet koks dalyvio pareiškimų pasukimas gali pakenkti jūsų protokolų vientisumui ir sukelti abejonių dėl jūsų gebėjimo tinkamai įrašyti minutes. Pavyzdžiui, parašykite: „Johnas Doe pateikė tokį pasiūlymą: Uždarykite mokyklas dienomis, kai Nacionalinė oro tarnyba prognozuoja daugiau kaip penkis colius sniego Jackson, Adams ir Madison apskrityse,„ ne “, Johnas Doe pabrėžė, kad norėjo, kad grupė balsuoti dėl to, ar uždaryti mokyklas dienomis, kai regioninės oro sąlygos rodo nepalankius orus ir neįveikiamus kelius. “
Baigę savo posėdžius, kuo greičiau užbaigite savo protokolą, o veiksmai vis dar yra nauji jūsų mintyse. Peržiūrėkite savo pastabas, klausykitės kasetės įrašų ir pasiruoškite parengti galutinę versiją. Jei turite klausimų apie tai, kas įvyko susitikimo metu, pasitarkite su grupės vadovu ar vadovu. Kai kuriais atvejais jums gali tekti susisiekti su asmeniu, kuriam jums reikia paaiškinimų.
Pateikite savo grupės lyderį, ką siūlote, yra paskutinės minutės; prašyti atsiliepimų, klausimų ar pataisymų. Kai gausite žalią šviesą, paruošite savo galutinę versiją ir pasirūpinkite, kad protokolai būtų platinami nariams. Naudokite savo organizacijos pageidaujamą metodą, skirtą protokolų kopijoms platinti elektroniniu paštu, sraigių paštu ar asmeniniu pristatymu, jei dalyvaujate tame pačiame biure.
Patarimai
-
Jei jūsų susitikime yra pradinis iškvietimas, nereikia paprašyti, kad nariai pristatytų save. Tiesiog užfiksuokite dalyvaujančių žmonių vardus ir įrašykite žmonių, kurie nėra, vardus. Kvietimai teikti paraiškas paprastai yra standartinė procedūra oficialiuose susitikimuose, pavyzdžiui, su valdybos nariais. Atkreipkite dėmesį į tai, kur žmonės sėdi. Tai tampa jūsų „apgaulė“, todėl jūs galite lengvai paminėti žmones pagal savo minutes arba kreiptis į juos, kai paprašote, kad kas nors paaiškintų arba pakartotų tai, ką ji pasakė.
Net jei susitikimas yra neformalus, jūsų, kaip pastabų gavėjo, vaidmuo nėra. Net neoficialiems susitikimams rimtai kreipkitės į pastabų priėmimą ir pateikite oficialias rašytines pastabas, tiksliai ir formaliai apibūdinančias susitikimo veiklą. Dalyviai įvertins jūsų dėmesį į detales.
Įspėjimas
Nesinaudokite prietaisu, pvz., Išmaniuoju telefonu, kad užfiksuotumėte susirinkimo pastabas - jis neprojektuoja teigiamo įvaizdžio ir žmonės, kurie nežino išmaniųjų telefonų galimybių, gali manyti, kad tiesiog žaidžiate savo telefone, o ne klausytis to, ką organizacijos nariai aptariami.
