Surinkimo veikla yra nemalonus užkulisinis poreikis, kai kas nors skolingas pinigus jums ar jūsų verslui ir atrodo nenori mokėti. Užuot įsitraukę į daug laiko atimantį žaidimą su žyma telefonu su asmeniu, kuris turi visas priežastis vengti jūsų skambučių, parašykite verslo, nuoširdų laišką kaip apčiuopiamą prielaidą apie skolą. El. Laiškai gali užtrukti mažiau laiko ir pasiruošti nei rašalas ant popieriaus, tačiau tai, kad jūs stengiatės bendrauti per paštą, pabrėžia jūsų nuoširdų ir rimtą ketinimą užtikrinti mokėjimą.
Elementai, kurių jums reikės
-
Žurnalo antraštės
-
Sąskaitos faktūros kopija
Sukurkite savo raštą oficialiu firmos ar organizacijos, kuriai mokėtinas mokėtojas, laišku. Jei tokio blanko nėra, atidarykite raidę su savo arba jūsų organizacijos pavadinimu ir adresu. Vadovaukitės šia informacija su asmens ar subjekto, kuris yra skolingas jums, pilnu vardu ir adresu. Išvardykite gavėjo sąskaitos numerį ir sąskaitą faktūrą ar sandorio numerį prieš sveikinimą, kuris identifikuoja gavėją.
Naudokite oficialų asmeninį sveikinimą. Pasikalbėkite su gavėju kaip „Gerb. Ponia Jones“ arba „Gerb. P. Smith“. Pradėkite nuo „Kam ji gali rūpintis“, jei neturite pilnos asmens kontaktinės informacijos.
Išlaikyti profesionalų, nuoširdų, švarų toną, net jei jaučiate gilų nusivylimo jausmą. Sutelkite savo prozą į idėją, kad gavėjas nepaisė jūsų sąskaitos faktūros ir paprasčiausiai turi priminimą, kad atliktų tinkamą pervedimą.
Nurodykite skolos sumą ir pobūdį, įskaitant išsamią informaciją apie pirkimą ar paslaugą, už kurią ji moka. Įtraukite sandorio ir pristatymo datas bei bet kokią kitą identifikacinę informaciją.
Išsiaiškinkite, ko tikitės iš mokėtojo, įskaitant tai, kaip greitai tikitės mokėti. Išaiškinkite visas jau taikomas ar taikomas baudas, įskaitant palūkanas ar pavėluotus mokesčius.
Pateikite savo kontaktinę informaciją, kad mokėtojas galėtų pasiekti jums paaiškinti situaciją arba paprašyti mokėjimo pratęsimo. Nurodykite savo tiesioginį telefono numerį ir el. Pašto adresą, net jei jie yra pačiame blanke. Uždarykite savo padėką už greitą mokėtojo dėmesį ir pakartotinai patvirtindami savo darbo ar verslo santykių vertę.
Patarimai
-
Senas posakis, kad „jūs gausite daugiau skruzdžių su medumi, nei su actu“, taikomas gausiai mokėjimų priminimams. Išskyrus atvejus, kai šiame laiške pateikiamas galutinis prašymas, palikite galimybę numatyti, kad sąskaitoje-faktūroje buvo klaidinga arba kad mokėtojas patyrė tam tikrą klaidą, kuri trukdė jam atkreipti dėmesį į mokėjimo informaciją.
Pridėkite atitinkamos sąskaitos faktūros arba pareiškimo kopiją. Jei įtraukiate savarankiškai adresuotą voką, skirtą pervedimams, paminėkite jį savo laiške.
Įspėjimas
Jei jūsų laiške nurodomi konkretūs veiksmai, kurių planuojate imtis kaip surinkimo pastangų dalis, įskaitant teisminius ieškinius dėl nedidelių sumų, arba kitas priemones, būkite pasirengę sekti savo pateiktas priemones.
