Gerai tvarkoma registravimo sistema leidžia greitai pasiekti svarbią informaciją ir taupyti laiką sutaupo įmonės pinigus. Įmonės, mokyklos, vyriausybinės agentūros ir net kasdieniai žmonės tvarko tvarkymo sistemas. Pasirinkite tarp keturių skirtingų tipų biurų sistemas. Kiekvienas siūlo savo privalumus ir trūkumus.
Abėcėlinė registravimo sistema
Abėcėlinėje registravimo sistemoje tvarkykite įrašus pagal vardą - arba asmens, įmonės ar subjekto pavadinimą - pagal abėcėlės raides. Šią rinkmenų sistemą naudokite dviem skirtingais būdais. Aktualus abėcėlinis registravimo sistema, taip pat žinoma kaip žodyno sistema, atskirus įrašus tvarko abėcėlės tvarka. Šios registravimo sistemos veikia gerai, kai saugo nedidelį skaičių įrašų, mažiau nei 5 000 bylų, kaip teigia Ancom.
Ši sistema pasirodo esanti problematiška, kai turite daug kliento ar klientų, turinčių tą patį pavadinimą. Naudoti geografinę sistemą, dar vadinamą enciklopedija arba įslaptinta sistema, organizuoti didesnius įrašų kiekius. Šioje sistemoje grupuokite subjektus kartu su plačiomis kategorijomis, atsižvelgiant į vietą, pvz., Miestą, apskritis ar valstybę. Kiekvienos kategorijos kategorijos ir failai yra išdėstyti abėcėlės tvarka.
Skaitmeninė registravimo sistema
Naudodamiesi skaitine rinkmenų sistema, priskirkite numerius kiekvienam failui ir suskirstykite numerius eilės tvarka. Tų pačių pavadinimų žmonių failų pavadinimai nebus panašūs į abėcėlinę sistemą. Ši sistema taip pat užtikrina geresnį failų konfidencialumą, nes failuose nerodomi vardai ir jie veikia gerai, kai tvarkomi dideli failų kiekiai. Vietoj to, kad priskirtumėte failus, naudokite chronologinę sistemą, pagal kurią failai tvarkomi pagal datą.
Terminalo skaitmenų rinkimo sistema
Naudojant terminalo skaitmenų rinkmeną, suskirstykite failus į eilės tvarka, tačiau pateikite juos pagal paskutinius du skaitmenis. Ancom pateikia pavyzdžių, kaip surasti failą 17234. Pirmiausia eikite į rinkmenų sistemos 34 skyrių, tada ieškokite to skyriaus 72 srities ir pagaliau ieškokite failo 1. Ši sistema veikia gerai, kai saugoma daugiau kaip 10 000 failų.
Abėcėlinė skaitmeninė registravimo sistema
Naudokite abėcėlės ir skaitmenų rinkmenas tvarkant raidžių ir skaitmenų rinkmenų sistemoje. Pvz., Naudokite dvi raides, kad nurodytumėte būseną, kurioje klientas gyvena, o po to nurodomas numeris, nurodantis jo sąskaitos numerį. Tai leidžia lengviau išrinkti, kai reikia ištraukti didelį kiekį failų iš tos pačios vietos.
