Paslaugų ataskaitos - tai dokumentai, kuriuos klientų aptarnavimo atstovai rašo, kad galėtų stebėti produkto ar paslaugos kokybę. Vadovybė naudoja šias ataskaitas, kad suformuluotų planus, kaip pakeisti gaminį arba modifikuoti paslaugų protokolus, kad klientas būtų patyręs geriau. Tai svarbu, nes tokie pritaikymai gali pagerinti klientų išlaikymą ir persiuntimą, o tai savo ruožtu gali padidinti įmonės pajamas. Rašydami paslaugų ataskaitą, svarbu pateikti aiškią ir vertingą informaciją verslo plėtrai.
Užrašykite kliento vardą ir kontaktinę informaciją, įskaitant jo el. Pašto adresą, jei taikoma.
Nurodykite prekės ženklo, modelio numerį, serijos numerį, pirkimo datą ir kliento skambučio ar apsilankymo laiką, kad gautumėte į produktą orientuotas paslaugas. Pateikite paslaugų pavadinimą ir paslaugos aprašymą, o ne informaciją apie gaminį, modelį ir serijinę informaciją, jei paslaugų ataskaita susijusi tik su paslauga.
Apibūdinkite problemą ir atkreipkite dėmesį į konkrečius klientų komentarus apie produktą ar paslaugą. Nurodykite, ar problema kartojasi.
Nurodykite konkrečias paslaugas ar produktus, pateiktus ar suteiktus kliento skundui ištaisyti. Pavyzdžiui, jei jūsų verslas susijęs su kompiuteriais ir programine įranga, galite parašyti „Ran diskų patikrinimus, kad surastumėte blogus diskų sektorius“, jei klientas įtarė, kad jo kietasis diskas nepavyko.
Nurodykite problemos priežastis, įskaitant problemas, susijusias su darbuotojais. Nurodykite, kurios dalys buvo sugedusios, jei taikytina.
Parašykite pastraipą, kurioje pateikiamos pastabos ar pastabos, kurios gali padėti išvengti panašių skundų ateityje. Pavyzdžiui, galite pastebėti, kad skundas buvo perduotas konkrečiai komandai, kokia problema, atrodo, nurodo didesnį mastą bendrovei arba kad reikės konkrečios priemonės, kad problema būtų išspręsta ilgą laiką.
Pateikite pagrindinį kliento pasitenkinimo reitingą, naudodamiesi jūsų įmonės nustatytomis gairėmis (pvz., 10 lygių visiškai patenkintų).
Parašykite ir nurodykite ataskaitą.
Patarimai
-
Daugelis svetainių siūlo šablonus paslaugų ataskaitoms, kuriose yra skyrių, skirtų čia nurodytai informacijai. Naudojant tokį šabloną arba sukuriant savo šabloną, duomenų rinkimas iš kelių klientų aptarnavimo atstovų bus nuoseklesnis.
Laikykite savo pranešimo formuluotę kuo glaustesnę. Venkite „I“ kalbos. Nepakankami sakiniai, kuriuose suprantamas dalykas ir kurie prasideda nuo veiksmažodžių, yra priimtini (pvz., „Užduodami dalis“), kaip ir kulkos. Klientų ataskaitos turi būti labai greitai skaitomos ir sukurtos, nes atstovas gali paruošti dešimtys per dieną.
Būtinai nurodykite atstovo, kuris tvarkė pokalbį ar apsilankymą, pavadinimą, net jei jis buvo jūsų.
