Jei planuojate dirbti kaip sekretorius ar administracijos padėjėjas, turite įsitikinti, kad turite reikiamų įgūdžių. Sekretoriaus ir administracijos padėjėjo vaidmuo pastaraisiais metais sparčiai pasikeitė, taip pat pasikeitė jų poreikiai. Suprasdami, kokie įgūdžiai ir gebėjimai yra svarbiausi, galite lengviau ir labiau sėkmingai ieškoti darbo.
Darbo kompiuteriu įgūdžiai
Dauguma sekretoriato darbų dabar atliekami kompiuteriuose, todėl sekretoriai turi turėti tvirtus kompiuterinius įgūdžius. Šie įgūdžiai apima galimybę naudotis pagrindiniais biuro programinės įrangos paketais, pvz., „Microsoft Office“. Būsimi sekretoriai turėtų susipažinti su keliomis skirtingomis „Microsoft Office“ versijomis, nes ne visos įmonės naudoja naujausią versiją.
Geri bendravimo įgūdžiai
Sekretoriai turi turėti tvirtus bendravimo įgūdžius, rašytinius ir žodinius. Sekretoriai dažnai kviečiami bendrauti savo viršininkų vardu, ir jie turi sugebėti kuo geriau parodyti save ir savo darbdavius. Sekretoriams dažnai prašoma rašyti laiškus tik iš minimalių nurodymų. Tai reiškia, kad jie turi puikiai valdyti anglų kalbą ir tvirtai suvokti verslo etiketą bei tinkamus verslo komunikacijos formatus. Puikus komunikacijos poreikis tęsiasi visose srityse, pradedant santykinai neformaliais pranešimais, pvz., El.
Rašymo ir administravimo įgūdžiai
Sekretoriai turi turėti labai stiprius rašymo įgūdžius, nes gera jų dienos dalis praleidžiama rašant laiškus, užrašus, el. Laiškus ir kitus rašytinius pranešimus. Daugelis darbdavių reikalauja, kad sekretoriaus pareiškėjai atliktų rašymo testą, todėl prieš pokalbį būkite pasiruošę ir treniruokitės. Daugelis sekretorių atlieka administracines funkcijas, pavyzdžiui, pagrindinę apskaitą ir darbo užmokestį. Stiprios matematikos žinios yra svarbios sekretorių profesijoms, todėl šių įgūdžių tobulinimas yra labai svarbus.
Žmonių įgūdžiai
Stipri tarpasmeniniai įgūdžiai yra būtini bet kuriam sekretoriui ar administraciniam padėjėjui. Šie asmenys reguliariai dirba su daugeliu įvairių padalinių, ir jie turi sugebėti bendrauti su visais organizacijos nariais, kad jie galėtų veiksmingai atlikti savo darbą. Sekretoriai taip pat dirba su organizacijomis, kurios yra už organizacijos ribų, dažnai tarnaujantys už savo viršininkus. Šiam darbui būtinas draugiškas požiūris ir gebėjimas bendrauti su kitais.
