Didelių verslo renginių planavimas gali būti logistinis košmaras; net ir turint patikimiausias priežastis pakeisti datą, klientai ir verslo kontaktai bus sudirginti ir nepatogūs. Tai, kaip pateikiate informaciją, taip pat turės didelį poveikį dalyvių įspūdžiams; pasirūpinkite, kad būtų skambėjęs apologetinis, tačiau puikiai tinka, todėl gavėjai peržiūrės tvarkaraštį kaip laikiną trūkumą, o ne kaip klaidingą planavimą ar rezultatą.
Į spausdintuvą įdėkite firmos blanką; tai yra oficialus pranešimas apie įvykio, kurį priimate, pakeitimo grafiką. Laikas yra esminis, o blankai efektyviau užfiksuos gavėjo dėmesį nei paprastas popierius.
Atidarykite pasirinktą teksto apdorojimo programą. Pradėkite naują dokumentą pasirinkdami „Failas“ ir „Naujas“.
Įveskite datą ir praleiskite eilutę. Naudokite teksto apdorojimo programos pašto suliejimo funkciją, norėdami įterpti dalyvių vardus ir adresus.
Pradėkite nurodydami, kad turėsite pakeisti įvykį ir atnaujinti savo prisiminimus apie tai, kas įvykis ir kada jis turėjo būti laikomas iš pradžių.
Nuoširdžiai atsiprašykite ir paaiškinkite vėlavimo priežastis. Negalima atsiprašyti daugiau nei vieną kartą arba gavėjai gali tai laikyti kaltės ar netinkamo valdymo pripažinimu.
Pateikite išsamią informaciją apie įvykio įvykį. Jei jūsų įmonė siūlo kompensaciją už pakartotinio užsakymo mokestį ar kitą paskatą, išsamiai aprašykite, kaip dalyviai gali kreiptis dėl kompensacijos. Žaiskite geras naujienas; jei perplanavimas yra laimingas įvykis, pvz., laiko planavimas dėl geresnio oro, komentuokite tai.
Dėkojame dalyviams už jų bendradarbiavimą ir suteikite jiems kontaktinę informaciją, kuriai jie gali paskambinti, jei jiems kyla klausimų ar sunku perkelti savo vizitą.
Parašykite raidę „Nuoširdžiai“ ir praleiskite tris eilutes. Įveskite visą vardą ir pavardę. Spausdinkite raides ir pasirašykite kiekvieną virš jūsų įvesto pavadinimo.
Rašykite laiškus su greičiausia paslauga, kurią galite sau leisti. Jei negalite sau leisti išsiųsti daug laiškų pagal „Priority Mail“, pirmiausia skambinkite kiekvienam dalyviui ir pateikite jiems pagrindinę informaciją apie įvykio pakeitimą. Leiskite jiems žinoti, kad bus pateiktas oficialus laiškas.
