Jei vienas dalykas yra tai, kad darbuotojai linkę patirti mažiau nei susitikimai, pasikeitė susitikimo laikas, priversti juos atitinkamai pakeisti savo tvarkaraščius. Vis dėlto daug blogiau, kad jūsų darbuotojai būtų informuoti. Laikykite savo darbuotojus į kilpą rašydami atmintinę, įspėjantį apie pokyčius. Jie gali nepatikti pranešimo, tačiau jie įvertins, kad jūsų pranešimas - kaip ir visos geriausios vidaus komunikacijos formos - yra trumpas ir iki galo.
Parašykite savo atmintinės informacinę antraštę. Įleiskite kairę ir keturias atskiras eilutes, rašykite „Data“, „Į“, „Nuo“ ir „Tema“. Po kiekvieno turėtų būti dvitaškis. Po „Nuo:“ įrašykite savo vardą ir pavadinimą.
Rašykite ne daugiau kaip tris atskiras dalis apie posėdžio laiko keitimą, dvigubą tarpą tarp dalių. Pirmoje pastraipoje atkreipkite dėmesį į buvusį susitikimo laiką ir laiką. Nurodykite, ar posėdžio vieta pasikeitė ar išliko tokia pati.
Paaiškinkite, kodėl laikas pasikeitė teigiamai. Darbuotojai gali paklausti, kodėl pasikeitė posėdžio laikas, tačiau gali kilti pavojus konfidencialios organizacijos informacijai. Pasakykite: „Susitikimo laikas pasikeitė, kad geriau atitiktų kiekvieno, kurio dalyvavimas susitikime reikalingas, poreikius ir tvarkaraščius“.
Parašykite puikią trečią pastraipą. Pvz., „Ačiū iš anksto už bendradarbiavimą, pritaikant šį tvarkaraščio pakeitimą. Tikiuosi jus pamatyti (susitikimo metu ir vietoje). “
Užrašykite savo inicialus po savo vardo, kad atsirastumėte papildomo buvimo ir patikimumo. Jūs neturite pasirašyti atmintinės apačios, nes jūsų vardas yra išspausdintas viršuje, antraštėje.
Prieš skleisdami jį, patikrinkite ir redaguokite savo atmintinę. Niekada neleiskite darbuotojui sugauti jokios komunikacijos medžiagos klaidos.
Tinkamai platinkite atmintinę ir geriausia ekspozicija. Nepamirškite, kad nenorite, kad darbuotojai nebegali grįžti į legendinę biuro liniją: „Manau, kad nepavyko gauti atmintinės“. Pridėjus „draudimą“, atlikite kiekvieno darbuotojo atmintinės kopiją ir įdėkite jį į savo pašto dėžutę arba ant stalo.
