Spausdintuvų tiekimo stebėjimas ir užsakymas didelėms organizacijoms, pavyzdžiui, mokyklai, gali būti sudėtingas. Kiekvienas spausdintuvo modelis naudoja kitokio tipo rašalo kasetę arba tonerį, o kiekviena rašalo kasetė prieš spausdindama pakeis kitą lapų skaičių. Nors galėtumėte sekti rašalo kasetę, užsakydami senovišką būdą, su popieriaus ir pieštuku sukurtu sąrašu, kurdami skaičiuoklę, kurioje bus saugoma visa atitinkama informacija, bus sutaupyta laiko ir leisite laiku sutaupyti rašalo biudžeto.
Sukurkite naują tuščią skaičiuoklę, kad galėtumėte stebėti rašalo kasetės užsakymą naudodami kompiuterio skaičiuoklės programą. Yra tikimybė, kad jūsų kompiuteryje įdiegta „Microsoft Excel“, įdiegta kaip „Microsoft Office“ dalis. Jei neturite „Excel“, atsisiųskite ir įdiekite nemokamą biurų rinkinį, pvz., „OpenOffice“, arba naudokite internetinį įrankį, pvz., „Google“ dokumentus, kuriuos galite gauti nemokamai, jei užsiregistruosite nemokamoje „Gmail“ paskyroje.
Nustatykite, kurią informaciją norite stebėti. Tai bus skirtinga kiekvienu konkrečiu atveju, o vienas iš elektroninės skaičiuoklės naudojimo privalumų yra tas, kad lengva keisti stebimą informaciją, kai keičiasi jūsų poreikiai. Norėdami pradėti, pabandykite stebėti kambario numerį, kuriame yra kiekvienas spausdintuvas, spausdintuvo tipą, rašalo kasečių ar spausdintuvo naudojamų dažų tipus, kiek sumokėjote už rašalą ir datą, kada paskutinį kartą užsakėte pakeitimo rašalą.
Pirmiausia įveskite savo skaičiuoklės stulpelių antraštes. Atkreipkite dėmesį, kaip konfigūruota tuščia skaičiuoklė. Horizontalioje prieigoje vertikalios ašies ir raidžių eilės eina žemyn eilių skaičių. Pirmajame langelyje arba 1 eilutės A stulpelyje įveskite „Kambario numeris“. 1 eilutės B stulpelyje įveskite „Printer Model“. „Rašalo kasetės modelis“ eina į 1 eilutės C stulpelį ir pan., Kol įvesite kiekvieno informacijos, kurią norite stebėti, stulpelio antraštę.
Pasirinkite pirmąjį spausdintuvą, kurį norite įvesti į skaičiuoklę, ir pradėkite rašyti kambario numerį 2 eilutės A stulpelyje. Įveskite spausdintuvo modelį 2 eilutės B stulpelyje ir tada toliau įveskite reikiamą informaciją į atitinkamą stulpelį, įskaitant datą paskutinis užsakytas rašalas.
Įveskite kitos spausdintuvo informaciją, pradedant nuo 3 eilutės A stulpelio, tada įveskite kitus to spausdintuvo duomenis kiekviename atitinkamame stulpelyje. Toliau įrašykite kiekvienos vėlesnės spausdintuvo informaciją nauja eilute, kol bus pateikti visi spausdintuvai ir spausdintuvo informacija. Baigę išsaugokite skaičiuoklę į kompiuterio standųjį diską.
Kurkite papildomus tuščius datos stulpelius, kad galėtumėte įrašyti kiekvieną kartą, kai užsakote rašalą tam tikram spausdintuvui. Kai baigsite, išsaugokite failą į standųjį diską, kad galėtumėte jį naudoti kitą kartą užsakydami reikmenis.
Patarimai
-
Naudokite specialią formatavimą, norėdami pabrėžti svarbią informaciją ar organizacinę pagalbą. Pavyzdžiui, stulpelių antraštėms naudokite paryškintą šriftą ir spalvotą šriftą, kad suskirstytumėte spausdintuvus toje pačioje organizacinėje dalyje. Pvz., Galite naudoti žaliuosius dėstytojams naudojamus spausdintuvus, mėlynos spalvos studentams naudojamus spausdintuvus ir oranžinę spausdintuvams, sukurtiems bibliotekoje.
Praėjus tam tikram laikui - pvz., Semestrui ar mokslo metams - iš viso per tą laikotarpį išleista suma, skirta kiekvienam spausdintuvo rašalui. Šią informaciją galite naudoti norėdami pažymėti, ar kai kurie spausdintuvai yra naudojami dažniau nei kiti, ar vienas spausdintuvas yra ekonomiškesnis už kitą, ir netgi kokie skyriai ar kabinetai naudoja labiausiai rašalą - informacija, kuri gali būti naudinga tiek perorientuojant, tiek biudžetui tikslai.
