Tinkamas patikrinimas iš esmės yra intensyvus tyrimas, atliekamas prieš svarbų sandorį ar sprendimą. Pvz., Deramo patikrinimo paprastai atsiranda, kai esate rimtai suinteresuotas įsigyti verslą arba reikia parengti pagrindinio užsakomųjų paslaugų pardavimo pristatymą. Nors procesas gali užtrukti daug laiko ir dažnai turi būti vykdomas užkulisiuose, informacija, kurią surenkate ir išsiaiškinta deramo patikrinimo ataskaitoje, yra labai svarbi norint priimti gerą sprendimą arba sukurti veiksmingą pristatymą.
Struktūra ir dėmesys
Kaip ir daugelyje kitų oficialių ataskaitų, išsamaus patikrinimo ataskaita apima tikslą, santrauką, pagrindines išvadas, rekomendacijų skyrių ir vieną ar daugiau priedų. Tačiau tai, kas skiria deramo patikrinimo ataskaitą iš kitų, yra jos tikslas, dėmesys ir informacijos laipsnis. Baigę aktyvaus deramo patikrinimo etapą - ištirti faktus, rinkti neapdorotus duomenis ir atlikti asmeninius stebėjimus - ataskaitų kūrimas organizuoja duomenis taip, kad galėtumėte įvertinti esamą situaciją, nustatyti riziką ir atskleisti problemas, kurios suteikia sverto poveikį galimybes.
Formatas ir balsas
Dauguma žmonių naudodamiesi derybų dėl sutarties ar kainų derybomis arba kaip informacijos šaltinis pasiūlymo pateikimui kurti naudoja daugumą patikrinimo ataskaitos. Nepriklausomai nuo tikslo, daugelis to, ką įtraukėte į deramo patikrinimo ataskaitą, yra konfidenciali informacija, todėl, be rašymo tikslinei auditorijai ir sutelkiant dėmesį į tikslus, įtraukite tik svarbiausią ar esminę informaciją. Naudokite oficialų balsą ir pateikite faktus naudodami objektyvią, nešališką rašymo ir atskiro pranešimo informaciją į atskiras dalis, naudodami raides arba skaitmenis.
Tikslai ir santrauka
Paaiškinkite priežastis, dėl kurių atlikote tikslų patikrinimą. Nors santrauka pateikiama tik po ataskaitos tikslų - ir prieš kūną - parašykite paskutinę santrauką. Taip yra todėl, kad skaitytojai, dažniausiai įmonės vadovai, domisi šiuo skyriumi, neturi laiko perskaityti visą ataskaitą. Jums reikia struktūrizuoti santrauką taip, kad ji būtų kaip miniatiūrinė ataskaita, tačiau tuo pačiu metu išlaikytų jos ilgį proporcingai kitai ataskaitai.
Pagrindinės išvados ir rekomendacijos
Rašytojas ir nepriklausomas IT konsultantas Michael Sisco sako straipsnyje „TechRepublic“, kad pagrindinės išvados turėtų būti sutelktos į elementus, turinčius įtakos bendrovės kainoms ar vykdomai veiklai. Pvz., Jei rašote deramo patikrinimo ataskaitą, kurią naudosite užsakomųjų paslaugų teikimo sutartyje, įtraukite klausimus, kurie palaiko jūsų kainą ir poziciją, pvz., Veiklos procesų suskirstymus, kurie išryškina našumo ir našumo problemas. Be to, įskaičiuokite sąnaudų rodiklius, kurie atskleidžia, kiek kompanija šiuo metu išleidžia savo paslaugoms valdyti, ir nustatyti tokias rizikas, kaip būtinybė investuoti dar daugiau pinigų, kad atnaujintumėte ar pakeistumėte seną ar pasenusią įrangą. Rekomendacijų skiltyje pažymėkite svertų panaudojimo galimybes. Įtraukite įgyvendinimo išlaidas, pateikite investicijų grąžos koeficientą ir suteikite laiko, per kurį galima sutaupyti ar gauti naudos kiekvienai galimybei.
