Kiekvienas verslas ir asmuo, dirbantis su visuomene, tam tikru momentu turi bendrauti su visuomene. Bet tai nėra idealu, jei šalis suskaidytų savo išteklius tarp pagrindinio verslo ir verslo aiškinimo pasauliui - ten, kur viešųjų ryšių agentūros atvyksta. Bet kuri jos druskos vertinga PR agentūra pasinaudos įvairiais būdais, kad taptų veiksmingu veidu ir balsu klientui, kuriam jis atstovauja.
Kaip pasiekti tą patį puslapį kaip ir klientas
Prieš PR agentūra gali gauti pranešimą kliento vardu, ji turi išsiaiškinti, kas yra šis pranešimas. Ryšių pradžioje PR atstovai susitinka su savo klientais, kad sužinotų viską, ką jie gali apie savo veiklą. Įmonėms ši informacija apima jų bendrą misiją, produktus, paslaugas ir jų pateikimo į rinką sąlygas. Visuomenės veikėjams, kurie apima informaciją apie asmens profesinius projektus, taip pat asmeninio gyvenimo duomenis, galinčius turėti įtakos visuomenei. Visiems klientams agentūra nustato keitimosi informacija protokolą, kad niekada nepraleistų galimybės visuomenei pristatyti naujus pokyčius.
Pranešimai spaudai
Pagrindinis PR agentūrų produktas yra pranešimas spaudai, informacija apie įmonę, kuri yra skirta naujienų agentūroms skelbti. Naujienų agentūroms patinka spaudos pranešimai, ypač dėl lėtų naujienų dienų, nes tai reiškia, kad darbe užima mažiau darbo. Įspėjimas yra tas, kad pranešime spaudai turėtų būti reikalingi keli redagavimo pakeitimai - kitaip naujienų redaktoriai nenorės taupyti brangaus laiko dėl to, kas tikriausiai yra nereikšminga. Vienas iš būdų įvertinti PR agentūros kokybę yra prašyti pranešimo spaudai pavyzdžių ir tikrinti juos pagal „Associated Press“ stiliaus gaires. Jei spaudai gali būti sunku atskirti formatu iš realių naujienų straipsnių, ir jūs vis dar pasitraukiate iš teigiamo organizacijos, atstovaujamos spaudoje, įspūdį, agentūra gerai atliko savo darbą. Tačiau, skirtingai nei faktinis naujienų straipsnis, nėra svarbu, kad pranešime spaudai būtų pateiktos tikslios citatos. Dažnai viešųjų ryšių rašytojas sudaro kotiruotes, bet tik klientų vardu, ir siekia, kad klientas gautų patvirtinimą, kol šis pranešimas spaudai bus išsiųstas naujienų agentūroms.
Ryšių su naujienų agentūromis kūrimas
PR agentūros turėtų saugoti naujienų agentūrų, į kurias jie siunčia pranešimus spaudai, sąrašą. Tačiau, svarbiau, viešųjų ryšių specialistai užmezga kalbėjimo ryšius su žurnalistais, kurie ieško informacijos apie kliento straipsnį. PR specialistai yra visos informacijos, kuri išeina iš organizacijos, kurią jie atstovauja, vartai. Tai reiškia, kad PR agentūra bus pirmasis žurnalisto kontaktas informacijai apie klientą, o agentūra veiks kaip kliento atstovas arba užmegs ryšį su atitinkamu asmeniu kliento organizacijoje. Kartais darbuotojas su agentūra veikia kaip trečioji šalis pokalbyje, kuris padeda vadovauti klausimams ir atsakymams teigiama kryptimi.
Socialinės žiniasklaidos buvimo valdymas
Plėtojant socialinę žiniasklaidą, viešųjų ryšių specialistų vaidmuo išplėtė ir įtraukė klientų atstovavimą internete. Jei klientas turi tinklaraštį, „Facebook“ ar „Twitter“ profilį, PR agentūra turėtų turėti prieigą prie jo; jei klientas neturi, agentūra turėtų ją sukurti. Skirtingai nei pranešimai spaudai, socialinės žiniasklaidos buvimas yra tiesiogiai visuomenei. Dėl šios priežasties agentūrai nereikia nerimauti, kad klientas laikytųsi naujienų formato ar pasirodytų šališkas, nes niekas nesitiki, kad viešasis veikėjas ar bendrovė nesiims savo rago. Kaip ir žiniasklaidos atstovų pareigos ar citatos spaudos pranešimuose, socialinės žiniasklaidos atnaujinimai turėtų būti rašomi taip, tarsi informacija būtų tiesiogiai iš kliento, o ne samdomo trečiosios šalies perspektyva.
