Nesvarbu, ar parduodate raštus, ar teikiate paslaugas ir žinias, laiškai, reikalaujantys mokėti už ankstesnes sąskaitas, yra būtina verslo dalis. Kartais žmonės tiesiog primena apie savo skolą. Kitais atvejais klientai gali tiksliai vengti savo įsipareigojimų. Pirmuoju atveju šie laiškai gali paspartinti mokėtinos sumos mokėjimą; pastaruoju atveju jie gali pademonstruoti veiksmus, kurių buvo imtasi prieš pradėdami oficialius surinkimo veiksmus, kurie gali padėti jums domėtis teisme. Visais atvejais laiškai turėtų būti aiškiai, glaustai ir mandagiai, profesionaliai parengti
Nurodykite likutį
Įžanginiame laiško skyriuje turėtų būti aiškiai nurodomas mokėtinas likutis. Po paprasto sveikinimo (pvz., „Gerb. P. Smith“) atidarykite laišką, nuoširdžiai primindamas skaitytojui apie tikslią skolingą sumą. Naudokite tokį teiginį kaip „Šis laiškas jums primena apie savo likusį likutį ABC Corporation. Mūsų įrašai rodo, kad jūsų sąskaita yra nesumokėta 56,39 JAV dolerių. “Prieš rengiant šią skyriaus dalį, patikrinkite tikslią mokėtiną sumą. Prie laiško pridėkite neapmokėtų sąskaitų kopiją ir nurodykite šiame skyriuje pateiktą priedą.
Aprašykite priimtinas grąžinimo formas
Priklausomai nuo skolos pobūdžio, jūsų įmonės mokėtinų mokesčių politikos ir kaip greitai norėtumėte susigrąžinti skolą, priimtina mokėjimo forma yra dar viena svarbi detalė, kurią reikia aiškiai nurodyti. Grynieji pinigai akivaizdžiai yra greitesni nei laukia asmeninio čekio išvalymo, tačiau, priklausomai nuo sumos, gali būti neįmanoma reikalauti grąžinimo. Be to, ne kiekviena įmonė priima kredito korteles, o įmonės gali priimti vieną emitento kortelę, bet ne kitą. Bet kokiu atveju, nurodykite, pavyzdžiui, „Mokėjimas gali būti atliktas grynaisiais pinigais, čekiais ar kredito kortele. Mes priimame „Visa“ arba „Mastercard“. Patikrinimai gali būti atliekami mokėtinoms sąskaitoms. “
Aiškiai nurodykite terminą
Nepalikite grąžinimo termino atvirai vertimui. Naudokite tokį teiginį kaip „Prašome persiųsti šį likutį per 10 darbo dienų arba nedelsdami kreipkitės į mūsų biurą, kad atliktumėte mokėjimą telefonu.“ Nurodydami terminą, ne tik pakartojamas skaitytojo skubumo pojūtis, bet ir suteikiamas laikas, kada galite tikėtis mokėjimo ir apsvarstyti, ką daryti toliau, jei mokėjimas nebus atliktas per tą langą.
Valstybinės pasekmės vėlavimui
Jei yra kokių nors pasekmių dėl tolesnio mokėjimo vėlavimo, nurodykite juos uždarant laišką. Bendra pasekmė yra oficialių teisinių veiksmų inicijavimas, siekiant susigrąžinti sumą teisme. Kitos pasekmės gali pakilti ginčą organizacijoje ar nutraukti paslaugas. Jei laiškas yra paskutinis įspėjimas, naudokite tokį teiginį kaip „Tai yra galutinis pranešimas, kurį gausite. Jei per 10 dienų nuo šio laiško gavimo dienos negausime visiško mokėjimo, mes ieškosime visų teisinių teisių gynimo priemonių, kad būtų galima susigrąžinti šią skolą. “
